مرخصی استحقاقی چیست؟ راهنمای جامع و کامل برای کارمندان و کارفرمایان

در پاسخ به این سوال کلیدی، باید گفت که مرخصی استحقاقی یا همان مرخصی سالیانه، حقی قانونی و با حقوق برای هر کارمند است که به او اجازه می‌دهد برای مدتی مشخص از حضور در محل کار خودداری کند تا به استراحت، تجدید قوا و رسیدگی به امور شخصی بپردازد. این حق، که در قانون مرخصی استحقاقی جمهوری اسلامی ایران به رسمیت شناخته شده است، نه تنها به بهبود سلامت جسمی و روانی کارکنان کمک می‌کند، بلکه نقش مهمی در افزایش بهره‌وری و ایجاد تعادل میان کار و زندگی دارد. در ادامه این مقاله از وبسایت حسابداری آپاداس، به بررسی جامع و دقیق تمامی ابعاد این نوع مرخصی، از مبانی قانونی و نحوه محاسبه مرخصی استحقاقی گرفته تا شرایط دریافت و نکات کاربردی برای هر دو گروه کارمندان و کارفرمایان خواهیم پرداخت.

 

مرخصی استحقاقی چیست؟ تعریف و ماهیت آن

 

مرخصی استحقاقی، که اغلب با عنوان مرخصی سالیانه با حقوق نیز شناخته می‌شود، به دوره‌ای از زمان اشاره دارد که کارگر یا کارمند می‌تواند با حفظ کامل حقوق و مزایای خود، از کار معاف شود. هدف اصلی از این مرخصی، فراهم آوردن فرصتی برای استراحت، تفریح، بازیابی انرژی جسمی و روحی، و رسیدگی به امور شخصی و خانوادگی است تا فرد بتواند با روحیه‌ای تازه و توانایی بیشتر به کار بازگردد. این نوع مرخصی، جزو حقوق بنیادین هر شاغل محسوب شده و کارفرما موظف به اعطای آن است.

 

مبنای قانونی

در کشور ما، حق استفاده از مرخصی استحقاقی به طور صریح در قانون کار جمهوری اسلامی ایران گنجانده شده است. این قانون، چارچوب و ضوابط مربوط به این حق را مشخص می‌کند و تضمین‌کننده آن برای تمامی کارگران و کارمندان مشمول قانون کار است. اهمیت این مرخصی تا حدی است که عدم اعطای آن یا ممانعت از استفاده از آن می‌تواند منجر به پیگرد قانونی برای کارفرما شود.

تفاوت با سایر مرخصی‌ها

برای درک بهتر مرخصی استحقاقی، لازم است آن را از سایر انواع مرخصی متمایز کنیم:

• مرخصی استعلاجی (بیماری): این مرخصی به دلیل بیماری و با ارائه گواهی پزشکی معتبر به کارمند تعلق می‌گیرد و معمولاً توسط سازمان تامین اجتماعی پرداخت می‌شود.
• مرخصی بدون حقوق: این مرخصی با توافق کارمند و کارفرما و بدون دریافت حقوق انجام می‌شود و معمولاً برای مدت زمان طولانی‌تر و دلایل خاص (مانند ادامه تحصیل یا رسیدگی به امور خانوادگی) است.
• مرخصی زایمان: این مرخصی مخصوص بانوان شاغل پس از زایمان است و دارای قوانین و مدت زمان مشخصی است.
• مرخصی اضطراری/ازدواج/فوت: این مرخصی‌ها برای شرایط خاص و فوری (مانند ازدواج، فوت بستگان درجه یک) و برای مدت زمان محدود و مشخصی اعطا می‌شوند.

مرخصی استحقاقی بر خلاف این موارد، یک حق دوره‌ای و برنامه‌ریزی‌شده برای استراحت و تجدید قوا است.

 

مبانی قانونی مرخصی استحقاقی در ایران

 

قانون کار جمهوری اسلامی ایران، اصلی‌ترین سند قانونی است که چارچوب مرخصی استحقاقی را در کشور ما تعیین می‌کند. این قانون، با هدف حمایت از حقوق کارگران، جزئیات مربوط به میزان مرخصی استحقاقی، نحوه محاسبه، شرایط استفاده و انتقال آن را مشخص کرده است.

 

ماده‌های کلیدی قانون کار:

• ماده 64 قانون کار: این ماده به صراحت بیان می‌کند که مرخصی سالیانه کارگران با استفاده از مزد، 26 روز کاری در سال است. این 26 روز شامل روزهای جمعه و تعطیلات رسمی نمی‌شود.
• ماده 65 قانون کار: این ماده به شرایطی می‌پردازد که کارگر نمی‌تواند از تمام مرخصی سالیانه خود استفاده کند. طبق این ماده، کارگر می‌تواند 9 روز از مرخصی سالیانه خود را ذخیره کرده و به سال بعد منتقل کند. مازاد بر 9 روز، در صورت عدم استفاده، به صورت نقدی در پایان سال کاری یا در زمان قطع همکاری به کارگر پرداخت می‌شود.
• ماده 66 قانون کار: این ماده بر این نکته تاکید دارد که کارگر نمی‌تواند بیش از 9 روز از مرخصی سالیانه خود را ذخیره کند. همچنین، کارفرما موظف است ترتیبی اتخاذ کند که کارگر بتواند حداقل یک بار در سال از مرخصی خود استفاده کند.
• ماده 69 قانون کار: این ماده به نحوه تعیین زمان استفاده از مرخصی اشاره دارد. زمان استفاده از مرخصی با توافق کارگر و کارفرما تعیین می‌شود. در صورت عدم توافق، نظر اداره کار و امور اجتماعی ملاک عمل خواهد بود.
• ماده 71 قانون کار: این ماده به پرداخت حقوق ایام مرخصی استفاده نشده در صورت فسخ یا خاتمه قرارداد کار می‌پردازد. طبق این ماده، در صورت فسخ یا خاتمه قرارداد کار یا بازنشستگی یا از کارافتادگی کلی کارگر، مطالبات مربوط به مرخصی‌های استفاده نشده به کارگر و یا ورثه وی پرداخت می‌شود.

 

• آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌ها: علاوه بر مواد قانونی فوق، آیین‌نامه‌ها و بخشنامه‌های صادره از سوی وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی نیز به منظور شفاف‌سازی و تسهیل اجرای این قوانین، جزئیات بیشتری را ارائه می‌دهند. این اسناد تکمیلی، راهنمای عمل برای کارفرمایان و کارمندان در مواجهه با شرایط خاص و سوالات احتمالی هستند.

 

محاسبه میزان مرخصی استحقاقی: فرمول‌ها و جزئیات

یکی از مهم‌ترین بخش‌ها برای هر کارمند و کارفرما، درک نحوه محاسبه مرخصی استحقاقی است. این بخش به شما کمک می‌کند تا بدانید مرخصی استحقاقی چقدر است؟ و چگونه می‌توان آن را به درستی محاسبه کرد.

 

حقوق پایه مرخصی:

طبق ماده 64 قانون کار، هر کارگر در طول یک سال کاری کامل، حق استفاده از 26 روز کاری مرخصی با حقوق را دارد. این 26 روز، روزهای جمعه و تعطیلات رسمی را شامل نمی‌شود. بنابراین، اگر کارمند در یک سال 26 روز مرخصی بگیرد، عملاً با احتساب جمعه‌ها، حدود 30 روز از کار دور خواهد بود.

 

فرمول محاسبهٔ مرخصی استحقاقی چند روز است؟

برای کارگران با سابقه کار یک سال کامل: 26 روز کاری مرخصی با حقوق.

برای کارگرانی که کمتر از یک سال سابقه کار دارند (مرخصی استحقاقی دوره آزمایشی و سایر موارد):

به ازای هر ماه کارکرد، 2.16 روز مرخصی (که از تقسیم 26 روز بر 12 ماه به دست می‌آید). این میزان به صورت نسبی محاسبه می‌شود.

فرمول: (تعداد ماه های کارکرد) × 2.16 = میزان مرخصی استحقاقی

 

نکات مهم در محاسبه:

1. روزهای جمعه و تعطیلات رسمی: این روزها جزو 26 روز مرخصی استحقاقی محسوب نمی‌شوند و در صورت قرار گرفتن در دوره مرخصی، به تعداد روزهای مرخصی اضافه می‌گردند. به عنوان مثال، اگر کارمندی از شنبه تا چهارشنبه مرخصی بگیرد، پنج‌شنبه و جمعه (که روزهای تعطیل هفتگی هستند) جزو مرخصی او محسوب نمی‌شوند و او می‌تواند از 5 روز مرخصی استحقاقی خود استفاده کند.
2. پایان سال کاری: سال کاری هر فرد از تاریخ استخدام او آغاز می‌شود و پس از 12 ماه به پایان می‌رسد، نه لزوماً پایان سال شمسی.
3. مرخصی در سال اول استخدام: در سال اول استخدام، به ازای هر ماه کارکرد، 2.16 روز مرخصی تعلق می‌گیرد. حتی در دوره آزمایشی نیز این حق به صورت نسبی محفوظ است.
4. مرخصی در سال‌های بعد: پس از اتمام سال اول، در هر سال کاری جدید، 26 روز مرخصی با حقوق به کارمند تعلق می‌گیرد.
5. کسورات مرخصی: کسر از مرخصی استحقاقی تنها در صورت استفاده کارمند از آن صورت می‌گیرد. مرخصی استحقاقی از حقوق کسر نمی‌شود، بلکه حقوق در ایام مرخصی نیز به طور کامل پرداخت می‌گردد.

 

مثال عملی برای محاسبه مرخصی استحقاقی:

مثال 1: کارمند با یک سال سابقه کامل:

فرض کنید فردی از ابتدای فروردین ماه 1404 مشغول به کار شده است. تا پایان اسفند ماه 1404، او یک سال کاری را تکمیل کرده و حق استفاده از 26 روز مرخصی استحقاقی را دارد.

مثال 2: کارمند با سابقه کمتر از یک سال:

اگر فردی در تاریخ 15 مرداد 1404 استخدام شده باشد و تا پایان اسفند ماه 1404 مشغول به کار باشد (حدود 7.5 ماه کارکرد)، میزان مرخصی استحقاقی او به صورت نسبی محاسبه می‌شود:

7.5 ماه × 2.16 روز/ماه = 16.2 روز.

(معمولاً این عدد به نزدیک‌ترین نیم روز یا روز کامل گرد می‌شود، مثلاً 16.5 یا 16 روز).

شرایط دریافت و استفاده از مرخصی استحقاقی

استفاده از مرخصی استحقاقی تابع شرایط و رویه‌های مشخصی است که هم کارمند و هم کارفرما باید از آن‌ها آگاه باشند. رعایت این شرایط به تسهیل فرآیند و جلوگیری از بروز مشکلات کمک می‌کند.

• درخواست مرخصی: معمولاً کارمندان باید درخواست کتبی یا سیستمی خود را برای استفاده از مرخصی سالیانه به کارفرما یا واحد منابع انسانی ارائه دهند. این درخواست باید شامل تاریخ شروع و پایان مرخصی باشد.
• زمان‌بندی مرخصی: زمان استفاده از مرخصی استحقاقی باید با توافق کارمند و کارفرما تعیین شود. کارفرما باید تلاش کند تا درخواست‌های مرخصی کارکنان را تا حد امکان اجابت کند. با این حال، در صورت ضرورت و با دلیل موجه (مانند حجم بالای کار یا نیاز مبرم به حضور کارمند)، کارفرما می‌تواند زمان استفاده از مرخصی را تغییر دهد، اما نمی‌تواند به طور کلی مانع استفاده از آن شود.
• حداقل زمان استفاده: طبق ماده 66 قانون کار، کارفرما موظف است ترتیبی اتخاذ کند که کارمند بتواند حداقل یک بار در سال از مرخصی خود استفاده کند. این امر به منظور تضمین بهره‌مندی کارمند از حق استراحت خود است.
• مرخصی در ایام بیماری: در صورتی که کارمند در ایام مقرر برای استفاده از مرخصی استحقاقی، بیمار شود و گواهی پزشکی معتبر ارائه دهد، مرخصی استعلاجی او جایگزین مرخصی استحقاقی می‌شود. در این حالت، روزهای مرخصی استحقاقی او محفوظ می‌ماند و می‌تواند در زمان دیگری از آن استفاده کند. این موضوع از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا حقوق ایام مرخصی استعلاجی توسط سازمان تامین اجتماعی پرداخت می‌شود، در حالی که حقوق مرخصی استحقاقی توسط کارفرما.
• مرخصی در دوران آزمایشی: همانطور که پیش‌تر اشاره شد، حتی در مرخصی استحقاقی دوره آزمایشی نیز کارمند مشمول دریافت مرخصی به نسبت مدت زمان اشتغال خود می‌شود. این حق از همان ابتدای شروع به کار برای فرد محفوظ است.

 

انتقال مرخصی استحقاقی به سال بعد: قوانین و ملاحظات

یکی از سوالات رایج در مورد مرخصی استحقاقی این است که آیا مرخصی استحقاقی قابل انتقال است؟ و در صورت عدم استفاده از مرخصی، چه می‌شود؟

1. اصل عدم انتقال: به طور کلی، اصل بر این است که مرخصی استحقاقی باید در همان سال کاری که به آن تعلق می‌گیرد، استفاده شود. هدف قانون‌گذار از تعیین این حق، استراحت و تجدید قوا در طول سال است و نه ذخیره آن برای مدت طولانی.
2. شرایط انتقال (ذخیره مرخصی): با این حال، قانون کار استثنایی را در این زمینه قائل شده است. طبق ماده 65 قانون کار، کارگر می‌تواند تنها 9 روز از مرخصی سالیانه خود را ذخیره کرده و به سال بعد منتقل کند. این انتقال باید با توافق کارفرما صورت گیرد، اگرچه در عمل، این حق به طور خودکار برای کارگر محفوظ است.
3. محدودیت در انتقال: تعداد روزهایی که می‌توان از مرخصی استحقاقی را به سال بعد منتقل کرد، محدود به 9 روز است. هرگونه مازاد بر این 9 روز، در صورت عدم استفاده در سال مربوطه، باید در پایان همان سال کاری به صورت نقدی به کارمند پرداخت شود.
4. تعهد کارفرما: در صورتی که بخشی از مرخصی به سال بعد منتقل شود، کارفرما متعهد است که این روزهای مرخصی را در سال بعد در اختیار کارمند قرار دهد. این روزهای ذخیره شده، در سال‌های آتی نیز قابل استفاده هستند تا زمانی که کارمند آن‌ها را مصرف کند یا در پایان همکاری تسویه شوند.

 

نکته مهم: برخی شرکت‌ها ممکن است در آیین‌نامه‌های داخلی خود، سیاست‌های متفاوتی برای ذخیره یا انتقال مرخصی داشته باشند، اما این سیاست‌ها هرگز نمی‌توانند کمتر از حداقل‌های مقرر در قانون کار باشند.

 

مرخصی استحقاقی در پایان قرارداد کار: محاسبه و پرداخت

یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مرخصی استحقاقی، نحوه تسویه حساب آن در پایان همکاری است. مرخصی استحقاقی پایان قرارداد به حقوقی اشاره دارد که کارمند در صورت عدم استفاده از تمام یا بخشی از مرخصی‌های خود، در زمان قطع همکاری دریافت می‌کند.

 

• حق استفاده از مرخصی استفاده نشده: اگر کارمند در طول مدت اشتغال خود، از تمام یا بخشی از مرخصی استحقاقی خود استفاده نکرده باشد، حق دارد در پایان قرارداد کار، مبلغ مربوط به روزهای استفاده نشده را دریافت کند. این حق، صرف نظر از دلیل خاتمه همکاری (استعفا، اخراج، بازنشستگی، اتمام قرارداد) محفوظ است.
• نحوه محاسبه پرداخت مرخصی استفاده نشده: مبلغ پرداختی برابر است با حقوق روزانه کارمند ضربدر تعداد روزهای مرخصی استفاده نشده.

حقوق روزانه: شامل حقوق پایه و سایر مزایای ثابت و مستمر (مانند حق مسکن، بن خواربار، حق اولاد و…) می‌شود که به صورت روزانه محاسبه می‌گردد.

مثال: اگر حقوق ماهانه کارمندی 10 میلیون تومان باشد و 10 روز مرخصی استفاده نشده داشته باشد، حقوق روزانه او (با فرض 30 روز کاری در ماه) حدود 333,333 تومان است. بنابراین، مبلغ مرخصی استفاده نشده او 10 × 333,333 = 3,333,330 تومان خواهد بود.

• ماده 71 قانون کار: این ماده به صراحت به پرداخت حقوق ایام مرخصی استفاده نشده در پایان قرارداد کار اشاره دارد و کارفرما را ملزم به پرداخت آن می‌کند.
• اهمیت ثبت سوابق: ثبت دقیق و منظم سوابق مرخصی توسط کارفرما و واحد منابع انسانی برای محاسبه صحیح این مبلغ در پایان قرارداد ضروری است. هرگونه ابهام یا عدم ثبت دقیق می‌تواند منجر به اختلافات و دعاوی حقوقی شود.

 

نکات مهم و کاربردی برای کارمندان و کارفرمایان

درک صحیح و اجرای دقیق قوانین مربوط به مرخصی استحقاقی برای هر دو طرف رابطه کاری، یعنی کارمندان و کارفرمایان، حیاتی است.

 

برای کارمندان:

• آگاهی از حقوق خود: همواره از میزان مرخصی استحقاقی خود، نحوه محاسبه مرخصی استحقاقی و قوانین مربوط به آن مطلع باشید. این آگاهی به شما کمک می‌کند تا از حقوق قانونی خود دفاع کنید.
• برنامه‌ریزی برای استفاده: سعی کنید مرخصی سالیانه خود را در طول سال برنامه‌ریزی کنید تا از حق خود بهره‌مند شوید. استراحت منظم برای سلامت و بهره‌وری شما ضروری است.
• درخواست کتبی/سیستمی: همیشه درخواست‌های مرخصی خود را به صورت کتبی یا از طریق سیستم‌های رسمی شرکت ارائه دهید و از دریافت تاییدیه آن اطمینان حاصل کنید. این کار به عنوان یک سند معتبر در صورت بروز اختلاف عمل می‌کند.
• ثبت سوابق: در صورت امکان، سوابق مرخصی‌های استفاده شده و مانده مرخصی خود را یادداشت کنید و با سوابق شرکت مطابقت دهید.
• استفاده از 9 روز ذخیره: اگر نمی‌توانید تمام مرخصی خود را استفاده کنید، حتماً از حق ذخیره 9 روز مرخصی خود به سال بعد استفاده کنید.

 

برای کارفرمایان:

• ایجاد رویه شفاف: رویه‌های مشخص، شفاف و مکتوبی برای درخواست، تایید، و مدیریت مرخصی استحقاقی در سازمان خود ایجاد کنید و آن را به اطلاع تمامی کارکنان برسانید.
• ثبت دقیق سوابق: یک سیستم دقیق و قابل اعتماد برای ثبت و نگهداری سوابق مرخصی استحقاقی کارکنان (استفاده شده، ذخیره شده، مانده) داشته باشید. این کار در زمان تسویه حساب و جلوگیری از اختلافات بسیار مهم است.
• تشویق به استفاده: کارکنان را به استفاده از مرخصی سالیانه خود تشویق کنید. این امر نه تنها به سلامت و رفاه آن‌ها کمک می‌کند، بلکه منجر به افزایش انگیزه و بهره‌وری در بلندمدت می‌شود.
• رعایت قانون: همواره قوانین و مقررات مربوط به قانون مرخصی استحقاقی را رعایت کنید تا از بروز مشکلات قانونی و دعاوی کارگری جلوگیری شود.
• مدیریت زمان‌بندی: با هماهنگی کارکنان، زمان‌بندی مرخصی‌ها را به گونه‌ای تنظیم کنید که خللی در روند کار سازمان ایجاد نشود و در عین حال، کارکنان نیز بتوانند از حق خود بهره‌مند شوند.
• پرداخت به موقع: در صورت پایان همکاری، مطالبات مربوط به حقوق مرخصی استحقاقی استفاده نشده را به موقع و به طور کامل پرداخت کنید.

 

انواع دیگر مرخصی‌ها (به صورت مختصر برای مقایسه)

برای درک کامل‌تر مفهوم مرخصی، اشاره‌ای کوتاه به سایر انواع مرخصی نیز خالی از لطف نیست:

• مرخصی استعلاجی (بیماری): این مرخصی به دلیل بیماری کارمند و با ارائه گواهی پزشک معالج به سازمان تامین اجتماعی تعلق می‌گیرد. حقوق آن توسط سازمان تامین اجتماعی پرداخت می‌شود.
• مرخصی بدون حقوق: این مرخصی با توافق کارفرما و کارمند و برای مدت زمان مشخصی اعطا می‌شود. در این دوره، کارمند حقوق دریافت نمی‌کند و سابقه بیمه او نیز قطع می‌شود.
• مرخصی زایمان: این مرخصی مخصوص بانوان شاغل است و برای مدت 9 ماه (در برخی موارد بیشتر) پس از زایمان به آن‌ها تعلق می‌گیرد. حقوق آن توسط سازمان تامین اجتماعی پرداخت می‌شود.
• مرخصی ازدواج و فوت بستگان درجه یک: طبق قانون کار، در صورت ازدواج دائم یا فوت همسر، پدر، مادر و فرزندان، 3 روز مرخصی با حقوق به کارمند تعلق می‌گیرد. این مرخصی جزو مرخصی استحقاقی محسوب نمی‌شود.

 

نتیجه‌گیری: اهمیت مرخصی استحقاقی برای تعادل کار و زندگی

در پایان، باید تاکید کرد که مرخصی استحقاقی تنها یک بند قانونی در قرارداد کار نیست، بلکه یک حق اساسی و ابزاری قدرتمند برای حفظ سلامت، افزایش انگیزه، و ارتقاء بهره‌وری کارکنان است. درک صحیح مفهوم مرخصی سالیانه چیست؟ و اجرای دقیق قوانین مربوط به آن، نه تنها به نفع کارمندان است که فرصت تجدید قوا می‌یابند، بلکه به نفع کارفرمایان نیز هست که با تیمی باانگیزه، سالم و پرتوان‌تر مواجه خواهند شد. با آگاهی کامل از قانون مرخصی استحقاقی و نحوه محاسبه مرخصی استحقاقی، هم کارمندان می‌توانند از حقوق خود بهره‌مند شوند و هم کارفرمایان می‌توانند محیط کاری عادلانه و مولدتری را فراهم آورند. این تعامل صحیح، سنگ بنای یک رابطه کاری پایدار و موفق است که به بهبود کیفیت زندگی کاری و شخصی همه افراد کمک شایانی می‌کند.