دفتر حسابداری قانونی
آذر 12, 1403
خلاصه
ثبت و تحریر دفاتر قانونی یکی از وظایف مهم حسابداران و مودیان مالیاتی است که به ثبت دقیق تراکنش های مالی کمک می کند. این دفاتر برای گروه های مشخصی از مشاغل اجباری هستند و تنها در صورت پلمپ شدن از طریق سایت ثبت شرکت ها مورد پذیرش قانونی قرار می گیرند. دفتر روزنامه، دفتر کل و سایر دفاتر، ابزارهایی برای شفافیت مالی، ارائه گزارش های دقیق، و نظم دهی به امور مالیاتی و حقوقی هستند. رعایت اصول تحریر این دفاتر می تواند به کاهش اختلافات و اثبات قانونی معاملات کمک کند.
براساس تحقیقات انجام شده، دفتر حسابداری عمومی (GAO) از زمان تأسیس آن در سال 1973، نقش مهمی در ارزیابی عملکرد دولت و ارتقای مشارکت شهروندان در دولت فدرال ایفا کرده است.
تحریر دفاتر قانونی یکی از تکالیف مهم حسابداران و مودیان مالیاتی است که برای آگاهی از تراکنش ها و معاملات تجاری بنگاه های اقتصادی نوشته می شوند. این تکلیف برای صاحبین مشاغل گروه ۱ و اشخاص حقوقی الزامی است، در حالی که سایر کسب وکارها فقط به منظور نظم دهی و پاسخ به دعاوی، این دفاتر را تحریر می کنند. دفاتر قانونی تنها زمانی قابل پذیرش هستند که از سایت ثبت شرکت ها پلمپ شده باشند. حسابداری با اقدامات مختلفی مانند: صدور صورتحساب ها و ترازنامه ها، وضعیت مالی کسب وکار را شفاف می کند و تحریر دفاتر قانونی، پایه ای برای گزارش های مالی دقیق و جلوگیری از اشتباهات و دعاوی است.
پادکست صوتی آموزش دفاتر قانونی
اگر زمان کافی برای مطالعه مقاله دفاتر قانونی ندارید پیشنهاد می کنیم فایل صوتی زیر را گوش دهید.
دفتر قانونی چیست؟
دفاتر قانونی اسنادی هستند که کسب‌وکارها، اشخاص حقوقی و سازمان‌ها باید آنها را برای ثبت تراکنش‌های مالی خود تحریر کنند. این دفاتر بر اساس قانون تجارت و ماده ۶ ، وسیله‌ای برای حسابداری و تعیین وضعیت دارایی‌ها و دیون بازرگانان به حساب می‌آید. در این دفاتر، تمامی رویدادهای مالی یک بنگاه اقتصادی (غیر از کسبه) ثبت و تأیید می‌شوند. استفاده از دفاتر قانونی به منظور صحت‌سنجی معاملات با طرف‌های کسب‌وکار، یا استناد به اسناد حسابداری در صورت بروز دعاوی و نیاز به اثبات صحت تراکنش‌ها صورت می‌گیرد. در این موارد، تاجر باید دفاتر قانونی خود را ارائه دهد.
انواع دفاتر قانونی
دفاتر قانونی شامل موارد زیر هستند:
| دفاتر رسمی | دفاتر غیر رسمی یا کمکی |
| دفتر روزنامه | دفتر معین |
| دفتر کل | دفتر صندوق |
| دفتر دارایی | دفتر بانک |
| دفتر ثبت مکاتبات (دفتر کپیه یا اندیکاتور) | – |
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه به‌طور خلاصه، دفتری است که فعالان اقتصادی برای ثبت روزانه مطالبات، دیون و دیگر رویدادهای تجاری مانند خرید و فروش در آن اقدام می‌کنند. طبق ماده ۷ قانون تجارت، این دفتر به عنوان وسیله‌ای برای ثبت دقیق و روزانه معاملات تجاری عمل می‌کند.
در کنار دفتر روزنامه، دفتر معین نیز وجود دارد که به‌عنوان یک سند کمکی برای ثبت معاملات روزانه استفاده می‌شود، اما نمی‌توان از آن به عنوان سند رسمی یا معتبر برای اثبات حقوق و دعاوی استفاده کرد.
دفتر روزنامه به دو نوع تقسیم می‌شود:
- دفتر روزنامه واحد: این نوع دفتر برای ثبت تمامی معاملات روزانه استفاده می‌شود و بیشتر شرکت‌ها از آن بهره می‌برند.
- دفتر روزنامه اختصاصی: از این دفتر جهت استفاده هر بخش خاص از عملیات تجاری طراحی می‌شود و برای شرکت‌هایی که معاملاتی با حجم بالا دارند، به کار گرفته می‌شود. با پیشرفت نرم‌افزارهای حسابداری، استفاده از دفاتر روزنامه متعدد کمتر رایج شده است.
در نهایت، تهیه دفاتر قانونی مانند دفتر روزنامه برای فعالین اقتصادی الزامی است، اما دفاتر کمکی مانند دفتر معین اختیاری هستند.
تفاوت دفتر روزنامه و دفتر کل در نحوه ثبت و دسته‌بندی معاملات:
دفتر روزنامه: در این دفتر، تمامی معاملات به صورت روزانه و بدون دسته‌بندی خاص ثبت می‌شوند. این دفتر برای ثبت تراکنش‌ها به‌طور عمومی و در زمان وقوع آنها به‌کار می‌رود.
دفتر کل: طبق ماده ۸ قانون تجارت، دفتر کل برای دسته‌بندی تراکنش‌های ثبت‌شده در دفتر روزنامه استفاده می‌شود. در این دفتر، معاملات به صورت طبقه‌بندی‌شده و مطابق با سرفصل‌ها و کدهای حساب‌های مشخص، در هر بخش مربوط به خود درج می‌شوند. دفتر کل به‌طور خاص برای تنظیم نتیجه حساب‌ها مانند سود و زیان طراحی شده و از آن برای ارائه گزارشات مالی استفاده می‌شود.
در واقع، دفتر روزنامه یک ثبت اولیه و عمومی است، در حالی که دفتر کل، جزئیات دقیق‌تری از هر حساب و تراکنش را در دسته‌های مشخص به نمایش می‌گذارد.
تفاوت‌های دفتر روزنامه و دفتر کل به شرح زیر است:
- نحوه ثبت معاملات:
- در دفتر روزنامه، حسابدار تمامی معاملات را به صورت روزانه و بدون دسته‌بندی خاص ثبت می‌کند.
- در دفتر کل، معاملات به‌صورت دسته‌بندی‌شده و بر اساس سرفصل‌های مشخص ثبت می‌شوند. این کار معمولاً به‌طور هفتگی انجام می‌شود.
- جزئیات اطلاعات:
- در دفتر روزنامه، اطلاعات جزئی‌تری از معاملات درج می‌شود، مانند اوراق تجاری، مطالبات و دیون، برداشت‌های شخصی و واردات و صادرات.
- در دفتر کل، تنها سرفصل‌های حسابداری و اطلاعات کلی‌تری از حساب‌ها درج می‌شود، مانند جمع بدهکاران، صندوق، سرمایه و جمع دارایی‌ها.
- نوع و هدف استفاده:
- دفتر روزنامه برای ثبت تمام جزئیات تراکنش‌ها به‌طور عمومی و روزانه استفاده می‌شود.
- دفتر کل برای طبقه‌بندی این تراکنش‌ها و تنظیم گزارشات مالی مانند نتیجه حساب‌ها (سود و زیان) و وضعیت مالی کلی استفاده می‌شود.
در مجموع، دفتر روزنامه به‌عنوان یک ثبت اولیه و عمومی است، در حالی که دفتر کل به‌طور ساختاریافته و طبق سرفصل‌های حسابداری، تراکنش‌ها را برای گزارش‌گیری و تحلیل مالی طبقه‌بندی می‌کند.
دفاتر قانونی چه اهمیتی دارند؟
اهمیت دفاتر قانونی به چهار دلیل اصلی است:
- تکلیف مالیاتی: مشاغل گروه ۱ و ۲ موظفند اسناد و مدارک خرید و فروش کالا یا خدمات را ثبت و نگهداری کنند. این امر برای انجام تکالیف مالیاتی، شامل ارائه دفاتر روزنامه و کل، ضروری است.
- تکلیف قانونی: تحریر و نگهداری دفاتر قانونی مطابق با ماده ۶ قانون تجارت الزامی است.
- پاسخ به دعاوی: در صورت بروز اختلاف یا دعاوی با طرف‌های تجاری، دفاتر قانونی دقیق و کامل می‌توانند به اثبات یا رد ادعاهای طرف مقابل کمک کنند.
- نظم و ترتیب در اسناد مالی: دفاتر قانونی به عنوان مرجع اصلی برای ثبت و پیگیری تراکنش‌ها، نظم و ترتیب به اسناد مالی می‌دهند و به مدیران امکان می‌دهند تا حساب‌ها، درآمدها، بدهی‌ها و سایر اطلاعات مالی را به راحتی پیگیری کنند.
به‌طور کلی، دفاتر قانونی برای انجام امور مالیاتی، قانونی، حل اختلافات و ایجاد نظم در حسابداری ضروری هستند.
گروه بندی صاحبان مشاغل در دفاتر قانونی
- تعریف حساب‌ها و ثبت تراز افتتاحیه: هر حساب در دفتر کل با برگ جداگانه تعریف می‌شود و سند شماره 1 مربوط به تراز افتتاحیه است.
- نگارش و اصلاح: دفاتر باید با خودکار غیرقابل پاک شدن نوشته شوند؛ اصلاحات با رنگ قرمز و فقط با خط زدن قسمت اشتباه انجام می‌شود. حاشیه‌نویسی ممنوع است.
- ترتیب ثبت: ابتدا بدهکار و سپس بستانکار ثبت می‌شود؛ موارد بستانکار با فاصله از وسط نوشته می‌شود.
گروه‌بندی مالیاتی:
- الزام اشخاص حقوقی و برخی اشخاص حقیقی (گروه 1) به نگهداری دفاتر قانونی.
- گروه‌بندی افراد حقیقی بر اساس نوع فعالیت (مثلاً صرافی‌ها) یا سطح فروش (بیش از 15 میلیارد تومان برای کالا و 7.5 میلیارد تومان برای خدمات).
- کسب‌وکارهای نوپا از سال سوم فعالیت گروه‌بندی می‌شوند.
تکالیف مودیان: ارائه دفاتر قانونی، ترازنامه، و صورت سود و زیان. اطلاعات بیشتر در جزو 9 بند الف ماده 2 آیین‌نامه اجرایی ماده 95 قانون مالیات مستقیم قابل مشاهده است.
نحوه نوشتن دفاتر قانونی (کل و روزنامه)
از مهم‌ترین موارد است که باید بر اساس اصول مشخص انجام شود. کلیه رویدادهای مالی باید به ترتیب زمان وقوع در دفتر روزنامه ثبت شوند. برای جزئیات کامل‌تر و نکات دقیق‌تر می‌توانید به آیین‌نامه شماره 230761 (مربوط به ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم) مراجعه کنید.
پلمپ دفاتر چیست؟
برای تحریر دفاتر قانونی، ابتدا باید آنها را پلمپ کنید. دفاتر پلمپ شده دارای ویژگی هایی مانند اتصال به جلد، مهر و امضای اداره مالیاتی در صفحات ابتدایی و انتهایی هستند تا توسط ممیز و سازمان امور مالیاتی قابل استناد باشند.
دفتر معین چیست؟
دفتر معین یک دفتر حسابداری کمکی برای دفتر کل است که جزئیات دقیق تری از حساب ها و تراکنش های مالی را ارائه می دهد. این دفتر به ثبت و تفکیک تراکنش ها در سطحی دقیق تر کمک می کند. برای آشنایی بیشتر با کاربردها و نحوه استفاده از دفتر معین، می توانید مطالعه ای کوتاه در این زمینه داشته باشید.
دفتر معین ابزاری برای ثبت و بایگانی جزئیات حساب هایی مانند پول نقد، حساب های دریافتی، و موجودی کالا است. این دفتر جزئیات حساب های دفتر کل، مثل اطلاعات جداگانه مشتریان در حساب “مشتریان”، را تجزیه می کند و گزارشات مالی دقیق تری ارائه می دهد. استفاده از دفاتر اداری، از جمله دفتر معین و دفتر کل، برای مدیریت بهتر امور مالی، چه در کسب وکارهای کوچک و چه بزرگ، اهمیت دارد.
دفتر کل چیست؟
دفتر کل برای گزارش گیری حساب های کسب وکار تهیه می شود و شامل تاریخ، شرح، بدهکار، بستانکار، و مانده حساب هر رویداد است. این دفتر که معمولاً ۷ ستون دارد، با انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه تکمیل می شود و مانده حساب هر رویداد را مشخص می کند. تکمیل دفتر کل توسط حسابدار شرکت انجام می شود. برای آشنایی بیشتر با ماهیت دفتر کل، مطالعه این مقاله می تواند مفید باشد
دفتر کل برای مرتب سازی، سازمان دهی، و طبقه بندی اسناد و محاسبه مابه التفاوت بدهکار و بستانکار (مانده حساب) استفاده می شود. طبق قانون، تحریر دفتر کل برای اشخاص حقوقی الزامی است.
سوالات متداول
دفتر قانونی چیست و چرا باید تحریر شود؟
دفتر قانونی سندی است که برای ثبت تراکنش های مالی و ایجاد شفافیت در امور مالی استفاده می شود. این دفاتر برای رعایت قوانین مالیاتی و پاسخ به دعاوی تجاری ضروری هستند.
دفتر روزنامه و دفتر کل چه تفاوتی دارند؟
دفتر روزنامه برای ثبت روزانه تمامی تراکنش‌ها بدون دسته بندی خاص استفاده می‌شود، در حالی که دفتر کل این تراکنش ها را به صورت دسته بندی شده و با هدف ارائه گزارش های مالی سازمان دهی می کند.
پلمپ دفاتر قانونی چیست و چگونه انجام می شود؟
پلمپ دفاتر به معنای تأیید رسمی آنها توسط اداره ثبت شرکت ها است. این کار با اتصال دفتر به جلد، مهر و امضای رسمی صورت می گیرد و اعتبار قانونی به دفاتر می بخشد.
کدام کسب و کارها ملزم به نگهداری دفاتر قانونی هستند؟
تمام اشخاص حقوقی و مشاغل گروه ۱ و ۲ (بر اساس نوع فعالیت و سطح درآمد) موظف به نگهداری دفاتر قانونی هستند. کسب و کارهای نوپا نیز از سال سوم فعالیت مشمول این قانون می شوند.
چه اصولی در تحریر دفاتر قانونی باید رعایت شود؟
تمامی تراکنش ها باید به ترتیب زمان وقوع، با خودکار غیرقابل پاک شدن، بدون حاشیه نویسی و اصلاحات غیرمجاز ثبت شوند. دفاتر پلمپ‌شده نیز باید مطابق با قوانین مالیاتی تکمیل شوند.
هانیه هاشم‌زاده، متولد 1367با حسابداری درمحیط کار به‌صورت تجربی آشنا شد. وی دانش‌آموخته رشته مدیریت دولتی در مقطع کارشناسی و رشته مدیریت فن‌آوری اطلاعات در مقطع کارشناسی ارشد است. از فعالیت های فعلی خانم هانیه هاشم زاده، علاوه بر ارائه خدمات و آموزش حسابداری، مدیریت تیم محتوای تخصصی سایت، پیج اینستاگرامی، تنظیم دوره ها و تهیه جزوات می‌باشد.
وبسایت آموزشگاه حسابداری آپاداس علاوه بر ارائه مقالات حسابداری، دوره های آموزش حسابداری و فایل اکسل حسابداری نیز ارائه می‌کند. اگر در تبریز هستید و به دنبال آموزشگاه حسابداری معتبر می‌گردید، شرایط شرکت در دوره و سایر اطلاعات مربوطه را در صفحه آموزش حسابداری در تبریز آپاداس می‌توانید مشاهده فرمایید. همچنین دوره آموزش آنلاین حسابداری آپاداس به شما این امکان را می‌دهند که مهارت‌های لازم برای مدیریت مالی شرکت خود را کسب کنید و با استفاده از فایل‌های اکسل آماده، کارایی و دقت بیشتری در کار خود داشته باشید.