اجزای سیستم حسابداری
مرداد 20, 1403
مدیریت صحیح مالی و حسابداری از اصول اصلی هر کسب و کاری در دنیای امروزی می باشد و از اهمیت بسیاری برخوردار است. یکی از ابزارهای اساسی برای این منظور، سیستم‌های حسابداری هستند. این سیستم‌ها نه تنها به مدیریت بهتر امور مالی کمک می‌کنند، بلکه به کاهش خطاها، بهبود کارایی و ارائه گزارش‌های دقیق و به موقع نیز کمک می‌کنند. در این مقاله به بررسی جامع سیستم‌های حسابداری و انواع آنها می‌پردازیم.
سیستم چیست؟
“جهان هستی یعنی سیستم” هرچیزی در دنیا سیستماتیک می‌باشد. سیستم به مجموعه‌ای از اعضای مختلف که برای رسیدن به هدف مشترک باهم تعامل و تلاش می‌کنند، اطلاق می‌شود. هرکدام از گیاهان، جانداران، انسان‌ها، جوامع و … سیستم‌هایی هستند که از چند سیستم بزرگ و کوچک تشکیل شده‌اند.
سیستم در حسابداری
تعریف فوق در تمامی رشته‌ها و سازمان‌ها صدق می‌کند. در رشته حسابداری نیز سیستم حسابداری نامیده می‌شود. حتی در تعریف سیستم حسابداری، از آن به‌عنوان سیستم اطلاعاتی اطلاق می‌شود که ازطریق تشخیص (شناسایی و اندازه‌گیری)، ثبت، طبقه‌بندی، تلخیص و گزارش‌گری رویدادهای مالی، اطلاعات لازم را در اختیار استفاده‌کنندگان قرار میدهد. این کامل‌ترین و بهترین تعریف حسابداری می‌باشد.
سیستم حسابداری به مجموعه‌ای از روش‌ها و فرایندها گفته می‌شود که برای جمع‌آوری، ثبت، پردازش و گزارش‌دهی اطلاعات مالی یک سازمان استفاده می‌شود. این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بتوانند به‌صورت موثرتر و دقیق‌تر بر روی مسائل مالی خود نظارت داشته باشند و تصمیمات بهتری اتخاذ کنند. سیستم‌های حسابداری شامل اجزای مختلفی از جمله نرم‌افزارها، فرایندها و دستورالعمل‌های اجرایی هستند که به‌طور هماهنگ برای تحقق اهداف مالی سازمان به کار می‌روند.
سیستم حسابداری چیست؟
برای جواب به سوال سیستم حسابداری چیست، به شبکه‌ای از اجزای به هم پیوسته که طی فرآیندهای خاصی رویدادهای مالی را به گزارش های قابل فهم تبدیل می‌نماید، سیستم اطلاعاتی حسابداری گویند. امروزه این فرآیند ازطریق رایانه و سیستم حسابداری کامپیوتری انجام می‌پذیرد که می‌توان خریداری نمود یا از سیستم حسابداری رایگان به‌صورت دمو استفاده کرد. دراین مقاله که توسط تیم محتوای آپاداس تهیه شده است، سعی گردیده تا اجزای سیستم حسابداری به‌صورت کامل و کاربردی توضیح داده شود.
انواع سیستم حسابداری
انواع سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری براساس عملکرد به سه بخش تقسیم می‌شوند:
سیستم های حسابداری کنترلی
سیستم‌های حسابداری کنترلی به منظور نظارت و کنترل بر امور مالی سازمان طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا بتوانند هزینه‌ها و درآمدهای سازمان را به‌صورت دقیق‌تر کنترل کرده و از انحرافات مالی جلوگیری کنند. از مهم‌ترین ویژگی‌های این سیستم‌ها می‌توان به توانایی شناسایی و پیگیری انحرافات مالی و ارائه گزارش‌های دقیق به مدیران اشاره کرد.
سیستم های حسابداری خدماتی
سیستم های حسابداری خدماتی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا بتوانند خدمات مختلف خود را مدیریت و هزینه‌های مرتبط با آنها را محاسبه کنند. این سیستم‌ها به‌ویژه در سازمان‌های خدماتی که به ارائه خدمات به مشتریان مشغول هستند، اهمیت زیادی دارند. این سیستم‌ها معمولاً شامل امکاناتی برای ثبت هزینه‌ها، مدیریت منابع و محاسبه سود و زیان خدمات ارائه شده می‌باشند.
سیستم‌های حسابداری اطلاعاتی
سیستم های حسابداری اطلاعاتی به مدیریت و پردازش اطلاعات مالی و غیرمالی سازمان‌ها کمک می‌کنند. این سیستم‌ها اطلاعات مهمی را که برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی ضروری هستند، جمع‌آوری و تحلیل می‌کنند. سیستم‌های حسابداری اطلاعاتی از نرم‌افزارهای پیشرفته‌ای بهره می‌برند که امکان دسترسی سریع و آسان به اطلاعات مالی را فراهم می‌کنند.
اجزای سیستم حسابداری
اجزای سیستم حسابداری چیست؟ برای جواب به این سوال باید عنوان نمود که تمامی سیستم‌ها از سه جز تشکیل شده‌اند: ورودی، پردازش و خروجی.
حال این سوال مطرح می‌شود:
محصول‌نهایی سیستم اطلاعاتی حسابداری چیست؟ گزارش‌های مالی که برای استفاده‌کنندگان درون و برون سازمانی تهیه می‌شود، محصول نهایی سیستم حسابداری‌است.
اجزای سیستم کنترل داخلی حسابداری
بنگاه‌های اقتصادی در مسیر رسیدن به اهداف، باید برای رویارویی با رویدادهای غیرمنتظره و پاسخگویی، از سیستم کنترل داخلی استفاده نمایند. به مجموع اقدامات متوالی که موجب می‌شود یک سازمان به‌طور مستمر فعالیت خود را به صورت صحیح، کارآمد و موثر انجام دهد، سیستم کنترل داخلی حسابداری می‌گویند.
سیستم کنترل داخلی حسابداری دارای پنج جز می‌باشد که عبارتنداز:
مراحل اساسی طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری
طراحی یک سیستم اطلاعاتی حسابداری مؤثر نیازمند طی کردن مراحل مختلفی است که هر کدام از آنها اهمیت ویژه‌ای دارند. در ادامه به بررسی مراحل کلیدی در طراحی این سیستم‌ها می‌پردازیم.
1. تحلیل نیازمندی ها
اولین مرحله در طراحی سیستم اطلاعاتی حسابداری، تحلیل نیازمندی‌های سازمان است. در این مرحله باید نیازهای مالی و مدیریتی سازمان به‌طور کامل شناسایی شده و مشخص شود که سیستم جدید چه نیازهایی را باید برآورده کند.
2. طراحی سیستم
پس از شناسایی نیازمندی‌ها، مرحله طراحی سیستم آغاز می‌شود. در این مرحله ساختار کلی سیستم، نحوه پردازش داده‌ها و چگونگی ارائه گزارش‌ها تعیین می‌شود. طراحی سیستم باید به گونه‌ای باشد که تمامی نیازمندی‌های شناسایی شده را به بهترین نحو ممکن پوشش دهد.
3. پیاده‌سازی و تست
پس از طراحی سیستم، مرحله پیاده‌سازی آن آغاز می‌شود. در این مرحله نرم‌افزارهای لازم نصب و تنظیم شده و سیستم به‌صورت عملیاتی درمی‌آید. همچنین در این مرحله تست‌های مختلفی برای اطمینان از عملکرد صحیح سیستم انجام می‌شود تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
4. نگهداری و به روز رسانی
سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری نیازمند نگهداری و به‌روزرسانی مداوم هستند تا بتوانند به‌صورت موثر عمل کنند. این مرحله شامل رفع اشکالات، به‌روزرسانی نرم‌افزارها و افزودن امکانات جدید به سیستم می‌شود.
لازم به‌ذکر است که تفکیک این مراحل ممکن نبوده و به موازات یک دیگر انجام می‌شوند.
وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری
وظیفه سیستم اطلاعاتی حسابداری انجام موارد زیر می‌باشد:
سیستم اطلاعاتی حسابداری نقش‌های متعددی در سازمان‌ها ایفا می‌کند. از جمله وظایف کلیدی این سیستم می‌توان به جمع‌آوری و ثبت اطلاعات مالی، پردازش داده‌ها، تهیه و ارائه گزارش‌های مالی، تسهیل در تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و کمک به مدیریت ریسک اشاره کرد. این سیستم‌ها با ارائه اطلاعات دقیق و به‌موقع، به مدیران کمک می‌کنند تا تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.
ویژگی‌های سیستم اطلاعاتی حسابداری
وظیفه سیستم‌های اطلاعاتی دستیابی به یک هدف مشترک، و موفقیت آن در رسیدن به هدف موردنظر می‌باشد. حال به مرور چهار ویژگی که سیستم را به هدف می‌رسانند می‌پردازیم:
یک سیستم اطلاعاتی حسابداری مؤثر باید دارای ویژگی‌های خاصی باشد. این ویژگی‌ها شامل دقت، سرعت، امنیت، قابلیت انطباق با نیازهای سازمان، قابلیت ارتقاء و مقیاس‌پذیری، سهولت در استفاده و توانایی ارائه گزارش‌های دقیق و به‌موقع می‌باشد. داشتن این ویژگی‌ها باعث می‌شود تا سیستم بتواند به‌صورت مؤثرتر به نیازهای سازمان پاسخ دهد و عملکرد بهتری داشته باشد.
هدف از تولید این مقاله، آشنایی کاربردی با سیستم و استفاده آن در رشته حسابداری می‌باشد. همچنین ضمن توضیح کامل این مطلب، مواردی هم‌چون: اجزا، انواع و ویژگی‌های سیستم اطلاعاتی حسابداری به شکلی قابل‌فهم در اختیار خوانندگان عزیز قرار داده شد. بهترین منبع برای کسب اطلاعات بیش‌تر، کتاب سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری دکتر فرهاد شاه‌ویسی می‌باشد، همچنین جزوه سیستم‌های اطلاعاتی حسابداری از این کتاب نیز در دسترس عموم قرار دارد.
سوالات متداول
- سیستم حسابداری چه تفاوتی با نرم‌افزار حسابداری دارد؟ سیستم حسابداری شامل مجموعه‌ای از روش‌ها، فرایندها و نرم‌افزارها است، در حالی که نرم‌افزار حسابداری یکی از اجزای سیستم حسابداری است که به ثبت و پردازش اطلاعات مالی کمک می‌کند.
- چرا سیستم‌های حسابداری اطلاعاتی برای سازمان‌ها اهمیت دارند؟ این سیستم‌ها به جمع‌آوری، پردازش و تحلیل اطلاعات مالی و مدیریتی کمک می‌کنند و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را بهبود می‌بخشند.
- اجزای اصلی سیستم کنترل داخلی حسابداری چیست؟ این سیستم شامل محیط کنترلی، ارزیابی ریسک، فعالیت‌های کنترلی، اطلاعات و ارتباطات و نظارت است.
- چگونه می‌توان سیستم اطلاعاتی حسابداری را بهبود داد؟ با نگهداری مداوم، به‌روزرسانی نرم‌افزارها، آموزش کارکنان و افزودن امکانات جدید به سیستم می‌توان عملکرد آن را بهبود داد.
- مهم‌ترین وظایف سیستم اطلاعاتی حسابداری چیست؟ جمع‌آوری و ثبت اطلاعات مالی، پردازش داده‌ها، تهیه و ارائه گزارش‌های مالی و کمک به مدیریت ریسک از وظایف اصلی این سیستم است.
در آخر امیدواریم با مطالعه این مقاله پاسخ خود را به سوال بهترین دوره برای آموزش حسابداری همراه با استخدام دریافت کرده باشید. در کنار مطالعه این مطلب، کارشناسان آپاداس در انتخاب دوره آموزش حسابداری مناسب شما را همراهی خواهند کرد. شما می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی ثبت شده در قسمت تماس با ما ارتباط برقرار کنید و یا با درخواست مشاوره رایگان با شما در تماس خواهیم بود.
هانیه هاشم‌زاده، متولد 1367با حسابداری درمحیط کار به‌صورت تجربی آشنا شد. وی دانش‌آموخته رشته مدیریت دولتی در مقطع کارشناسی و رشته مدیریت فن‌آوری اطلاعات در مقطع کارشناسی ارشد است. از فعالیت های فعلی خانم هانیه هاشم زاده، علاوه بر ارائه خدمات و آموزش حسابداری، مدیریت تیم محتوای تخصصی سایت، پیج اینستاگرامی، تنظیم دوره ها و تهیه جزوات می‌باشد.
وبسایت آموزشگاه حسابداری آپاداس علاوه بر ارائه مقالات حسابداری، دوره های آموزش حسابداری و فایل اکسل حسابداری نیز ارائه می‌کند. اگر در تبریز هستید و به دنبال آموزشگاه حسابداری معتبر می‌گردید، شرایط شرکت در دوره و سایر اطلاعات مربوطه را در صفحه آموزش حسابداری در تبریز آپاداس می‌توانید مشاهده فرمایید. همچنین دوره آموزش آنلاین حسابداری آپاداس به شما این امکان را می‌دهند که مهارت‌های لازم برای مدیریت مالی شرکت خود را کسب کنید و با استفاده از فایل‌های اکسل آماده، کارایی و دقت بیشتری در کار خود داشته باشید.