علی الحساب چیست؟ راهنمای کامل برای مدیران، حسابداران و دانشجویان

به زبان ساده، علی الحساب یک پرداخت یا دریافت موقت و غیرقطعی است که قبل از مشخص شدن مبلغ نهایی یک معامله، بدهی یا طلب انجام می‌شود. اگر شما در دنیای مالی، حسابداری یا قراردادها فعالیت می‌کنید، حتما با این اصطلاح برخورد کرده‌اید. این عبارت ممکن است در فیش حقوقی، قراردادهای پیمانکاری یا حتی صورت‌حساب‌های بانکی شما ظاهر شود. اما درک دقیق مفهوم علی الحساب و تفاوت آن با اصطلاحات مشابهی چون پیش‌پرداخت، برای مدیریت مالی هوشمندانه و جلوگیری از اشتباهات حسابداری ضروری است. در این مقاله جامع از حسابداری آپاداس، ما به زبان ساده و با مثال‌های کاربردی، به تمام سوالات شما از تعریف اولیه و انواع آن گرفته تا نحوه ثبت حسابداری و جنبه‌های قانونی آن پاسخ می‌دهیم.

 

بررسی مفهوم علی الحساب به زبان ساده (همراه با مثال)

 

تصور کنید شما به عنوان صاحب یک کسب‌وکار کوچک، بازسازی دفتر خود را به یک پیمانکار سپرده‌اید. هزینه نهایی پروژه هنوز مشخص نیست، زیرا ممکن است در حین کار، قیمت مصالح تغییر کند یا نیاز به کارهای پیش‌بینی‌نشده پیدا شود. اما پیمانکار برای شروع کار، خرید مواد اولیه و پرداخت دستمزد کارگران به پول نیاز دارد. شما مبلغی را به او پرداخت می‌کنید تا کار را آغاز کند، با این شرط که این مبلغ در پایان پروژه از صورت‌حساب نهایی او کسر شود. این پرداخت، یک «علی الحساب» است. این پرداخت موقت، نقدینگی لازم را برای پیمانکار فراهم می‌کند و تضمین می‌کند که پروژه متوقف نخواهد شد.

 

معنی لغوی و اصطلاحی علی الحساب

 

واژه «علی الحساب» از زبان عربی گرفته شده و به معنای «بر مبنای حساب» یا «به حسابِ» است. در اصطلاح مالی و حسابداری، این مفهوم به پرداختی اشاره دارد که به حساب یک بدهی یا طلب آینده گذاشته می‌شود و ماهیت قطعی ندارد تا زمانی که تسویه نهایی صورت گیرد.

 

ماهیت اصلی علی الحساب در حسابداری چیست؟

 

درک ماهیت علی الحساب برای ثبت صحیح آن در دفاتر حسابداری کلیدی است. این مفهوم دو ویژگی اصلی و تعیین‌کننده دارد که آن را از سایر پرداخت‌ها متمایز می‌کند.

 

چرا علی الحساب یک حساب “موقت” است؟

 

حساب‌های علی الحساب، چه پرداختنی و چه دریافتنی، ذاتاً ماهیت موقتی دارند. آن‌ها مانند یک حساب باز و در جریان هستند که تا زمان مشخص شدن تکلیف نهایی معامله (مانند تکمیل پروژه، ارائه صورت‌حساب نهایی یا محاسبه سود قطعی) در دفاتر حسابداری باقی می‌مانند. به محض اینکه مبلغ نهایی مشخص شد، این حساب موقت با حساب اصلی تسویه شده و بسته می‌شود. به همین دلیل، مدیریت و پیگیری دقیق این حساب‌ها برای جلوگیری از مغایرت در پایان دوره مالی بسیار مهم است.

 

هدف از پرداخت یا دریافت علی الحساب

 

پرداخت‌های علی الحساب صرفاً برای انتقال پول انجام نمی‌شوند، بلکه اهداف استراتژیک مشخصی را دنبال می‌کنند:

 

• تامین نقدینگی: کمک به طرف مقابل (کارمند، پیمانکار، تأمین‌کننده) برای شروع یا ادامه فعالیت بدون دغدغه مالی.
• تسهیل فرآیندهای طولانی: در پروژه‌های زمان‌بر که ماه‌ها یا سال‌ها طول می‌کشند، پرداخت‌های علی الحساب از توقف کار به دلیل کمبود بودجه جلوگیری می‌کند.
• کاهش ریسک: برای دریافت‌کننده، تضمینی برای دریافت بخشی از طلب خود است و برای پرداخت‌کننده، اهرمی برای اطمینان از پیشرفت کار محسوب می‌شود.

 

انواع علی الحساب کدامند؟

 

علی الحساب بسته به ماهیت معامله و طرفین درگیر، انواع مختلفی دارد. آشنایی با این انواع به شما کمک می‌کند تا در موقعیت‌های مختلف، مفهوم آن را به درستی درک کنید.

 

علی الحساب پرداختنی

 

زمانی که یک شرکت مبلغی را به صورت موقت به یک شخص یا شرکت دیگر (مانند پیمانکار، وکیل یا تأمین‌کننده) پرداخت می‌کند، این مبلغ در دفاتر شرکت پرداخت‌کننده به عنوان علی الحساب پرداختنی ثبت می‌شود. این حساب نشان می‌دهد که شرکت طلبی از طرف مقابل دارد تا زمانی که کالا یا خدمت نهایی را تحویل دهد.

 

علی الحساب دریافتنی

 

برعکس حالت قبل، اگر شرکتی مبلغی را به صورت موقت از مشتری یا کارفرما قبل از تکمیل کار یا تحویل نهایی کالا دریافت کند، این مبلغ به عنوان علی الحساب دریافتنی ثبت می‌شود. این حساب نشان‌دهنده تعهد شرکت به کارفرما تا زمان تسویه نهایی است.

 

سود علی الحساب (در سپرده‌های بانکی)

 

بانک‌ها برای سپرده‌های بلندمدت، به صورت ماهانه سودی را به حساب مشتریان واریز می‌کنند. از آنجایی که عملکرد مالی نهایی و سود قطعی بانک در پایان سال مالی مشخص می‌شود، این سود ماهانه یک سود علی الحساب است. در پایان سال، پس از محاسبه سود قطعی، مابه‌التفاوت آن محاسبه و به حساب سپرده‌گذاران واریز یا از آن کسر می‌گردد.

 

حقوق علی الحساب (پرداخت به کارکنان)

 

گاهی یک کارمند قبل از پایان ماه و موعد پرداخت حقوق، به بخشی از دستمزد خود نیاز پیدا می‌کند. مبلغی که شرکت به او پرداخت می‌کند، «علی الحساب حقوق» نام دارد و در زمان محاسبه حقوق نهایی در پایان ماه، از جمع کل حقوق او کسر می‌گردد. این پرداخت با مساعده تفاوت‌هایی دارد که در ادامه به آن می‌پردازیم.

 

مالیات علی الحساب (پرداخت به سازمان امور مالیاتی)

 

برخی کسب‌وکارها و افراد (مانند پزشکان و وکلا) موظف‌اند در طول سال مالی، مبالغی را به صورت دوره‌ای به عنوان مالیات علی الحساب بر درآمد خود به سازمان امور مالیاتی پرداخت کنند. این پرداخت‌ها در پایان سال و پس از ارائه اظهارنامه مالیاتی و محاسبه مالیات قطعی، از مبلغ نهایی مالیات کسر می‌شوند.

 

شهریه علی الحساب (در دانشگاه‌ها و موسسات)

 

موسسات آموزشی گاهی برای رزرو ثبت‌نام یا قبل از اعلام نهایی هزینه‌ها، مبلغی را به عنوان شهریه علی الحساب از دانشجویان دریافت می‌کنند. این مبلغ پس از مشخص شدن شهریه قطعی، از آن کسر خواهد شد.

تفاوت‌های کلیدی: علی الحساب را با این مفاهیم اشتباه نگیرید!

 

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در حسابداری، تمایز قائل شدن بین علی الحساب و اصطلاحات مشابه است. درک این تفاوت‌ها برای جلوگیری از اشتباهات در ثبت اسناد و گزارش‌های مالی حیاتی است.

 

تفاوت علی الحساب و پیش پرداخت چیست؟ (با جدول مقایسه‌ای)

 

این دو مفهوم اغلب با هم اشتباه گرفته می‌شوند، اما ماهیت کاملاً متفاوتی دارند. پیش پرداخت (Prepayment) مبلغی است که برای خرید قطعی یک کالا یا خدمت در آینده پرداخت می‌شود. در واقع شما بخشی از بهای تمام شده یک معامله مشخص را از قبل می‌پردازید. اما علی الحساب، پرداختی در ازای یک بدهی نامشخص و غیرقطعی است.

 

ویژگی	علی الحساب	پیش پرداخت
ماهیت	پرداخت بابت بدهی نامشخص و غیرقطعی	پرداخت بابت خرید قطعی کالا یا خدمات مشخص
هدف	تامین نقدینگی و تسهیل فرآیند	تضمین انجام معامله و رزرو کالا/خدمت
حسابداری	یک حساب موقت (بدهکار یا بستانکار)	یک دارایی (در ترازنامه پرداخت‌کننده)
مثال	پرداخت به پیمانکار در حین یک پروژه ساختمانی	پرداخت بیعانه برای خرید یک آپارتمان یا خودرو

 

 

تفاوت مساعده و علی الحساب حقوق در چیست؟

 

تفاوت مساعده و علی الحساب چیست؟ هر دو پرداخت‌هایی به کارمند قبل از موعد حقوق هستند، اما یک تفاوت ظریف دارند. مساعده (Advance) معمولاً مبلغی کمتر از نصف حقوق ماهانه کارمند است که به عنوان کمک هزینه و در شرایط خاص پرداخت می‌شود. اما علی الحساب حقوق می‌تواند هر مبلغی (حتی نزدیک به کل حقوق) باشد که قبل از موعد مقرر پرداخت می‌شود. در عمل، مساعده زیرمجموعه‌ای از علی الحساب حقوق محسوب می‌شود اما در عرف حسابداری، به مبالغ کمتر و با ماهیت کمکی اطلاق می‌گردد.

 

تفاوت بین سود قطعی و سود علی الحساب چیست؟

 

همانطور که اشاره شد، سود علی الحساب سودی است که بانک‌ها به صورت ماهانه و تخمینی بر اساس نرخ سود اعلامی پرداخت می‌کنند. اما سود قطعی سودی است که در پایان سال مالی و پس از مشخص شدن عملکرد واقعی و سودآوری بانک محاسبه و مابه‌التفاوت آن با مجموع سودهای علی الحساب پرداخت شده، تسویه می‌گردد.

 

تفاوت مالیات مقطوع و مالیات علی الحساب

 

مالیات مقطوع یک نرخ ثابت است که از یک درآمد خاص کسر می‌شود و پس از پرداخت آن، دیگر نیازی به محاسبه مالیات در پایان سال برای آن درآمد نیست (مانند مالیات بر حقوق). اما مالیات علی الحساب یک پرداخت موقت است که در پایان سال با مالیات قطعی محاسبه شده بر اساس کل درآمدها، تسویه می‌شود.

 

نحوه ثبت و محاسبه علی الحساب در حسابداری

 

نحوه ثبت علی الحساب در حسابداری چگونه است؟ ثبت صحیح اسناد، قلب تپنده حسابداری است. علی الحساب نیز باید با دقت در دفاتر ثبت شود تا از شفافیت مالی اطمینان حاصل شود.

 

ثبت سند حسابداری علی الحساب چگونه است؟ (مثال عملی بدهکار و بستانکار)

 

فرض کنید شرکت شما (شرکت الف) مبلغ ۱۰ میلیون تومان به یک پیمانکار (شرکت ب) به صورت علی الحساب برای شروع یک پروژه پرداخت می‌کند. سند حسابداری علی الحساب در دفاتر شرکت الف به شکل زیر است:

• حساب‌های پرداختنی – علی الحساب پیمانکاران (شرکت ب): ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان (بدهکار)
• موجودی نقد و بانک: ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان (بستانکار)

شرح سند: پرداخت علی الحساب بابت قرارداد شماره ۱۲۳ به شرکت ب.

 

در این ثبت، حساب “علی الحساب پرداختنی” بدهکار می‌شود (زیرا پیمانکار تا زمان انجام کار، به ما بدهکار است) و حساب بانک ما بستانکار می‌شود (زیرا پول از آن خارج شده است).

 

حالا فرض کنید پروژه تمام شده و صورت‌حساب نهایی پیمانکار ۲۵ میلیون تومان است. سند تسویه به این صورت خواهد بود:

 

• هزینه پروژه (یا دارایی در جریان ساخت): ۲۵,۰۰۰,۰۰۰ تومان (بدهکار)
• حساب‌های پرداختنی – علی الحساب پیمانکاران (شرکت ب): ۱۰,۰۰۰,۰۰۰ تومان (بستانکار)
• موجودی نقد و بانک: ۱۵,۰۰۰,۰۰۰ تومان (بستانکار)

 

شرح سند: ثبت هزینه نهایی و تسویه حساب با پیمانکار بابت قرارداد شماره ۱۲۳.

 

کدینگ حسابداری علی الحساب در سرفصل حساب‌ها

 

کدینگ علی الحساب به ساختار حسابداری شرکت بستگی دارد، اما به طور کلی:

1. علی الحساب پرداختنی: معمولاً زیرمجموعه حساب‌های “سایر حساب‌های دریافتنی” یا “پیش‌پرداخت‌ها” در سرفصل دارایی‌های جاری کدینگ می‌شود.
2. علی الحساب دریافتنی: زیرمجموعه “سایر حساب‌های پرداختنی” یا “پیش‌دریافت‌ها” در سرفصل بدهی‌های جاری کدینگ می‌شود.

 

جایگاه علی الحساب در ترازنامه

 

1. علی الحساب پرداختنی (پولی که ما به دیگران داده‌ایم) به عنوان بخشی از دارایی‌های جاری در ترازنامه گزارش می‌شود.
2. علی الحساب دریافتنی (پولی که ما از دیگران گرفته‌ایم) به عنوان بخشی از بدهی‌های جاری در ترازنامه گزارش می‌شود.

کاربردهای عملی علی الحساب در کسب‌وکارها

 

 پرداخت علی الحساب به پیمانکاران در پروژه‌ها

 

این رایج‌ترین کاربرد علی الحساب است. در پروژه‌های ساختمانی، نرم‌افزاری یا مشاوره‌ای که ماه‌ها طول می‌کشد، پرداخت‌های مرحله‌ای به صورت علی الحساب به پیمانکار کمک می‌کند تا پروژه را بدون مشکل نقدینگی پیش ببرد و به تعهدات خود عمل کند.

 

پرداخت‌های علی الحساب به کارمندان

 

علاوه بر حقوق، ممکن است شرکت برای مأموریت‌های کاری، هزینه‌های سفر یا سایر مخارج، مبلغی را به عنوان تنخواه یا علی الحساب به کارمند پرداخت کند تا پس از بازگشت و ارائه فاکتورها، تسویه حساب نهایی انجام شود.

 

 دریافت علی الحساب از کارفرمایان و مشتریان

 

شرکت‌های خدماتی یا تولیدی که پروژه‌های بزرگ و سفارشی انجام می‌دهند، معمولاً درصدی از مبلغ کل قرارداد را در ابتدای کار به عنوان علی الحساب دریافت می‌کنند تا بتوانند هزینه‌های اولیه مانند خرید مواد خام را پوشش دهند.

 

جنبه‌های حقوقی و مقررات مرتبط با علی الحساب

 

اگرچه علی الحساب یک ابزار مالی مفید است، اما برای جلوگیری از اختلافات حقوقی در آینده، باید به چند نکته توجه کرد:

• قرارداد شفاف: مبلغ، شرایط پرداخت و نحوه تسویه علی الحساب باید به طور واضح در قرارداد بین طرفین ذکر شود.
• مستندات: تمام پرداخت‌ها و دریافت‌های علی الحساب باید با اسناد معتبر (مانند رسید یا فاکتور) مستند شوند.
• شرایط فسخ: در قرارداد باید مشخص شود که در صورت فسخ پروژه، تکلیف مبالغ علی الحساب پرداخت شده چه خواهد بود.

 

 

جمع‌بندی: نکات کلیدی در مورد علی الحساب

 

حال که می‌دانیم علی الحساب چیست و چه کاربردهایی دارد، می‌توانیم آن را به عنوان ابزاری قدرتمند برای روان‌سازی جریان‌های مالی در پروژه‌ها و تعاملات تجاری به کار ببریم. همیشه به یاد داشته باشید که علی الحساب یک پرداخت موقت و غیرقطعی است، با پیش‌پرداخت تفاوت اساسی دارد و ثبت دقیق آن در اسناد حسابداری برای حفظ شفافیت و سلامت مالی کسب‌وکار شما ضروری است. با درک عمیق این مفهوم، می‌توانید با اطمینان بیشتری قراردادها را تنظیم کرده و اسناد مالی خود را به درستی مدیریت کنید.

 

 

سوالات متداول (FAQ)

 

مبلغ علی الحساب چقدر است و چگونه تعیین می‌شود؟

 

مبلغ علی الحساب قانون مشخصی ندارد و کاملاً به توافق طرفین، درصد پیشرفت کار، نیازهای مالی فوری پروژه یا شرایط ذکر شده در قرارداد بستگی دارد.

 

آیا به علی الحساب مالیات تعلق می‌گیرد؟

خودِ پرداخت موقت علی الحساب مشمول مالیات نیست. اما زمانی که این مبلغ در صورت‌حساب نهایی منظور می‌شود و درآمد شناسایی می‌گردد، کل درآمد حاصل از آن معامله (که علی الحساب بخشی از آن است) مشمول مالیات بر درآمد خواهد بود. بنابراین، مالیات علی الحساب به پرداخت‌های دوره‌ای به اداره مالیات اطلاق می‌شود، نه مالیات بر خودِ این پرداخت.

 

تسویه حساب علی الحساب چگونه انجام می‌شود؟

 

پس از مشخص شدن مبلغ نهایی (اتمام پروژه، صدور صورت‌حساب قطعی)، تمام مبالغ علی الحساب پرداخت یا دریافت شده از آن کسر شده و باقیمانده مبلغ، پرداخت یا دریافت می‌گردد و حساب موقت علی الحساب بسته می‌شود.

 

اگر مبلغ نهایی کمتر از علی الحساب پرداخت شده باشد، چه اتفاقی می‌افتد؟

 

در چنین شرایطی، دریافت‌کننده علی الحساب موظف است مابه‌التفاوت مبلغ را به پرداخت‌کننده بازگرداند. این موضوع نیز باید در قرارداد اولیه پیش‌بینی شود.