به‌طور معمول کارکنان هر واحد اقتصادی در پایان هرماه درخواست اخذ فیش حقوقی محاسبه شده را می‌نمایند. پرسنل با کنترل و محاسبه کارکرد، اضافه‌کاری، نحوه محاسبات، میزان کسورات و … به بررسی صحت و سقم محاسبات پرداختی توسط واحد حسابداری می‌پردازند و درصورت وجود با بازگو کردن و مغایرت‌گیری، اقدام به رفع شبهات می‌نمایند. در این میان درصورت وجود ایراد در نحوه محاسبه حقوق، واحد حسابداری با محاسبه مجدد و اصلاح آن، اقدام به پرداخت مابه‌التفاوت می‌نماید. به‌همین دلیل فیش حقوقی در پایان هرماه پس از واریز حقوق به پرسنل تحویل  می‌گردد.

برخی کارفرمایان بنابه‌دلایل غیرموجه از تحویل فیش حقوقی امتناع می‌ورزند، اما قابل ذکر است که  دریافت فیش حقوقی جزو حقوق اولیه کارکنان بوده که علاوه بر اطلاع از نحوه محاسبات کارکرد موجب تحکیم روابط میان کارگر و کارفرما شده و اعتماد میان آن‌ها را بالا می‌برد. ارائه فیش حقوقی هم‌چنین باعث افزایش انگیزه کارکنان شده و وفاداری آنان را به مجموعه افزایش می‌دهد. تحویل فرم فیش حقوقی قبل از درخواست پرسنل، روشی است که باعث افزایش تعاملات مثبت سازمانی و در نتیجه افزایش بهره‌وری کارمندان می‌شود.

موارد موجود در فرم فیش حقوقی اکسل

فرم فیش حقوقی به‌صورت کلی از سه قسمت مهم تشکیل می‌گردد:

1. اطلاعات اولیه:

این قسمت شامل موارد زیر می‌باشد:

• اطلاعات و لوگوی شرکت
• اطلاعات پرسنل که شامل: نام و نام ‎خانوادگی، شماره پرسنلی، سمت سازمانی و ماه مربوطه می‌باشد.
• اطلاعات کارکرد پرسنل که شامل: کارکرد روز پرسنل، ساعت اضافه‌کاری، تعداد روزهای ماموریت، شب‌کاری، نوبت‌کاری، مرخصی استفاده شده، مانده مرخصی و کسر کار می‌باشد. به‌طور معمول محاسبه کارکرد پرسنل برعهده واحد کارگزینی می‌باشد، محاسبه و ثبت حقوق توسط واحد حسابداری انجام می‌گیرد.

2. پرداخت‌ها:

این موارد شامل محاسبه عوامل حقوق‌ و دستمزد براساس قرارداد پرسنل و ساعات کارکرد است که به‌شرح ذیل تفصیل می‌گردد:

• حقوق پایه: مبلغی‌است توافقی میان کارگر و کارفرما که به ازای ساعات کار عادی پرداخت می‌شود، و یکی از عوامل محاسبه حقوق مبنا می‌باشد.
• پایه سنوات: پرسنلی که بیش از یک سال در کارگاهی مشغول به فعالیت گردند مشمول دریافت پایه سنوات می‌گردند که توسط شورای عالی کار در هر سال مشخص می‌شود. پایه سنوات یکی از عوامل محاسبه حقوق مبنا می‌باشد.
• حق جذب: مبلغی است که در ازای جذب نیروی متخصص پرداخت می‌شود که یکی از عوامل محاسبه حقوق مبنا می‌باشد.
• حق مسئولیت: ازجمله مواردی است که به‌تبع شغل محاسبه می‌شود و به‌دلیل شرایط‌کاری خاص و وظایف محوله به پرسنل تعلق می‌گیرد. حق مسئولیت یکی از مواردی است که در محاسبه حقوق مبنا دخیل می‌باشد.
• مبلغ اضافه‌کاری: مبلغی است که به ازای کارکرد پرسنل در خارج از مهلت مقرر بر اساس فرمول زیر محاسبه و پرداخت می‌شود:

ساعت کارکرد اضافه‌کاری (به‌عدد) * 4/1 * ((3333333333/7)/حقوق مبنای روزانه) = اضافه‌کاری

(A1/(7/3333333333))* 1/4 * B1= فرمول اضافه‌کاری در اکسل

لازم به‌ذکر است که جهت محاسبه و پرداخت دقیق مبلغ اضافه‌کاری ، باید مبنای دقیقه از 60 به 100 تغییر یابد.

• حق مسکن : مزیتی است که ماهیانه به پرسنل براساس کارکرد تعلق می‌گیرد و مبلغ آن توسط شورای عالی کار ابتدای هر سال مشخص می‌شود. حق مسکن سال 1402 مبلغ 9،000،000 ريال است.
• حق اولاد: مبلغی است که به ازای هر فرزند به پرسنل بر اساس فرمول زیر محاسبه و پرداخت می‌شود.

تعداد فرزند * 10% * حداقل حقوق پایه = حق اولاد

C1 * 10% * D1 = فرمول حق‌اولاد در اکسل

• بن وخواربار: مزیتی است که ماهیانه به پرسنل تعلق می‌گیرد و مبلغ آن توسط شورای عالی کار مشخص می‌شود. حق خواربار در سال 1402 مبلغ 11،000،000 ريال می‌باشد.
• شب‌کاری: براساس ماده 53 قانون‌کار، اگر پرسنلی در ساعات شبانه بدون گردش ساعات کاری حضور یابد، مشمول شب‌کاری براساس فرمول زیر می‌شود:

              35% * حقوق مبنای روزانه = شب‌کاری

A1 * 35% = فرمول شب‌کاری در اکسل

• نوبت‌کاری: براساس ماده 55 قانون‌کار، ساعت‌کاری برخی شغل‌ها ثابت نیست و چرخشی می‌باشد که در این‌صورت نوبت‌کاری بر اساس فرمول زیر تعلق می‌گیرد:

   10% * حقوق مبنای ماهیانه = نوبت‌کاری صبح و عصر

   A1 * 10%= فرمول نوبت‌کاری صبح و عصر در اکسل

   15% * حقوق مبنای ماهیانه = نوبت‌کاری صبح و عصر و شب

   A1 * 15%= فرمول نوبت‌کاری صبح و عصر و شب در اکسل

   22.5% * حقوق مبنای ماهیانه = نوبت‌کاری صبح و شب / عصر و شب

   A1 * 22.5%= فرمول نوبت‌کاری صبح و شب / عصر و شب در اکسل

3. کسورات:

این موارد شامل کسورات قانونی از حقوق پرسنل می‌باشد که به‌شرح ذیل تفصیل می‌گردد:

• مساعده: مبلغی است براساس درخواست کارگر به‌صورت علی‌الحساب پیش از اتمام ماه پرداخت می‌شود.
• وام : اقساطی است که در ازای پرداخت وام به‌صورت ماهیانه از پرسنل کسر می‌گردد.
• مالیات: نوعی مالیات بردرآمد است که براساس جدول سازمان امور مالیاتی محاسبه و کسر می‌شود.       
• بیمه سهم کارگر: براساس ماده 148 قانون کار، کارفرمایان موظف به بیمه نمودن کارگران خود هستند که در این بین، با محاسبه 30% حقوق مشمول بیمه کارگران، که 23% آن توسط کارفرما و 7% آن توسط کارگر پرداخت می‌شود، موظف به محاسبه و کسر 7% از حساب پرسنل می‌باشند.
• سایر کسورات: کسوراتی است که بر اساس آیین‌نامه شرکت از حساب پرسنل کسر می‌گردد.

در پایان مابه‌التفاوت پرداخت‌ها و کسورات محاسبه شده و به حساب پرسنل واریز می‌گردد. به‌عبارت دیگر مبلغ خالص پرداختی حقوق، مبلغی است که پس از محاسبه تمام عوامل حقوق و کسر کسورات به حساب پرسنل واریز می‌گردد. همچنین پیشنهاد می شود فایل اکسل حسابداری شخصی را نیز مشاهده فرمایید.

ایده‌های جالب برای طراحی فرم فیش حقوقی استاندارد  

همانند تمام فیش‌های ارائه نمونه فرم فیش حقوقی می‌توانید از روش‌ها و ایده‌های زیر استفاده کنید:

• طراحی حرفه‌ای:
  فرم شما باید حرفه‌ای و منظم باشد. از قالب و طرح مناسب استفاده کنید تا اطلاعات به وضوح قابل مشاهده باشد.
• استفاده از گرافیک:
  افزودن گرافیک جذاب به فرم می‌تواند توجه کارمندان را افزایش دهد.
• توضیح کوتاه:
  اطلاعات مختصر و واضحی را در مورد هر قسمت از هزینه درج کنید تا کارمندان بتوانند به راحتی آن را درک کنند.
• اضافه کردن توضیحات فنی:
  توضیحات فنی مربوط به هر عنصر قانونی را در فرم ارائه دهید (مانند نحوه محاسبه مالیات یا بیمه).
• ویژگی‌های کامپیوتر:
  اگر الگوی حقوق و دستمزد دارای عملکردهای محاسبه است (مانند مبالغ حقوق یا محاسبه خودکار مالیات)، آن ورودی‌ها را به وضوح نمایش دهید.
• استفاده از رنگ:
  از رنگ‌های مناسب برای جدا کردن بخش‌ها و آسان‌تر خواندن آن‌ها استفاده کنید.
• افزودن فیلدهای اختیاری:
  ارائه فیلدهای اختیاری برای اطلاعات بیشتر به کارکنان این امکان را می‌دهد که سؤالات خود را اصلاح کنند.
• بخش نظر بدهید:
  اگر فرم دارای محتوای بازخورد باشد، کارمندان می‌توانند سوالات یا تردیدهای خود را مطرح کنند.
• اطلاعیه آخرین تاریخ پرداخت:
  اگر دوره پرداخت خاصی وجود دارد، این اطلاعات را به وضوح بیان کنید.
• توجه به حریم خصوصی:
  اطمینان حاصل کنید که فرم حاوی اطلاعات حساس است و به حریم خصوصی کارکنان احترام می گذارد.
• فرمت‌های مختلف:
  اگر این امکان را دارید، ارائه نسخه‌های کاغذی و الکترونیکی فرم به کارمند ممکن است مفید باشد.
• سهولت تسویه‌حساب:
  آن‌ها دارای فیلدهایی با اندازه مناسب هستند و می‌توان آن‌ها را با استفاده از صفحه کلید یا ماوس پر کرد.

با رعایت نکات بالا می توانید یک فرم حقوق و دستمزد جذاب و کاربردی ایجاد کنید که کارکنان به راحتی و با دقت از آن استفاده کنند.