کدینگ حسابداری

در تنظیم ساختار کدینگ حسابداری همواره باید به چند موضوع توجه کرد:

• استانداردهای حسابداری
• فعالیت شرکت
• کنترل‌های داخلی
• گزارشات موردنیاز (درون سازمانی، برون سازمانی)

کاربـرد سـیـسـتـم کدینگ در حسابداری:

سیستم‌های متفاوت حسابداری، به‌منظور شناسایی بهتر و ساده‌تر حساب‌های شرکت و صورت‌های مالی از کدهایی که با نام کدینگ شناخته می‌شوند، استفاده می‌گردد.

سیستم کدینگ حسابداری سبب سرعت در امور حسابرسی شرکت می‌شود. این کدها به‌صورتی تعیین می‌شوند که در آن‌ها اقلام کالاها و خدماتی که قابلیت نقدشوندگی سریع دارند، در رأس کدها قرار گیرند. هم‌چنین با سخت و پیچیده شدن فرآیند نقدشوندگی، کددهی پیچیده‌تر می‌شود.

کدینگ حسابداری، به فرآیند دسته بندی و مرتب‌سازی موضوعات و عنوان‌های مربوط به فعالیت‌های حسابداری یک شرکت یا سازمان شناخته می‌شود.

سیستم کدینگ حسابداری امکان دسته‌بندی و مرتب‌سازی عملیات مالی را طبق موارد مختلفی مانند نوع و سطح فعالیت سازمان برای حسابداران فراهم می‌آورد.

بعضی اوقات به‌دلیل زیاد بودن تعداد حساب‌ها، رویدادهای مالی شرکت به بخش‌های جزئی‌تر تقسیم می‌شوند؛‌ تا به‌وسیله آن ساختار دسته‌بندی حساب‌ها و رویدادهای مالی شبیه به هرم یا درخت باشد.

در این نوع ساختار، هر شاخه از درخت یک سرگروه دارد و در بخش‌های بعدی آن یک حساب کل، حساب های معین و حساب های تفضیلی به ترتیب قرار می‌گیرند.

لذا در سیستم کدینگ حسابداری، علاوه بر مشخص شدن سرفصل‌های اصلی و فرعی فعالیت‌ها و موضوعات مرتبط، قادریم ارتباط بین آن‌ها را به‌دست بیاوریم و آن‌ها را برای ذی‌نفعان و کسانی که می‌توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند توضیح دهیم.

برای انجام این کار اول سرگروه حساب ها تعیین می‌گردد. سرگروه حساب‌ها همان حساب‌های اصلی هستند که براساس آن ها دسته‌بندی های کلی شکل می‌گیرد و شکل کلی حساب‌ها نشان داده می‌شوند.

حساب کل، شامل حساب‌هایی هستند که برای اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی اهمیت زیادی دارند و نتیجه عملکرد آن‌ها باید به این سازمان ها ارائه گردد.

دسته سوم که حساب‌های معین هستند، به منظور گزارش دادن و تصمیم‌گیری مفید هستند. دسته چهارم نیز مربوط به حساب‌های تفضیلی است که برای هر سازمان به طور مخصوص تعریف می‌شوند.

در سیستم کدگذاری وقتی که حساب تفضیلی به حساب معین متصل باشند، به آن حساب استاندارد و در غیر این صورت به آن حساب شناور می‌گویند.

کدینگ حسابداری خدماتی:

با بررسی کدینگ حسابداری شرکت خدماتی (Accounting Coding Of The Service Company) متوجه می‌شوید که در حالت عمومی و استاندارد تهیه شده و نمونه‌ای پیشنهادی است، که برمبنای عناصر اصلی حسابداری و استاندارد تهیه و ارائه گردیده است.

اما اگر شرکتی روش حسابداری دائمی و استاندارد منطبق بر بودجه‌ای پیش‌بینی شده را انتخاب نماید، قادر است هزینه‌های جذب و انحرافات را به بخش هزینه‌های عملیاتی در کدینگ حسابداری شرکت‌‌های خدماتی اضافه نماید و بدون تغییر در سطح حساب‌های گروه و کل، حساب‌های موردنیاز خود را بگنجاند.

یک نرم افزار حسابداری استاندارد، می‌تواند کدینگ استاندارد را تعدیل و تنظیم کند. در نرم‌افزار حسابداری قیاس شما قادرید با درنظر گرفتن زمینه که در آن فعالیت می‌کنید، از کدینگ پیش فرض قیاس استفاده کنید و هم می‌توانید از کدینگ حسابداری خودتان را در سیستم پیاده‌سازی نمایید.

در نرم افزار حسابداری قیاس امکان تغییرات گسترده در طراحی کدینگ وجود دارد. حساب‌های کل، معین، تفضیلی و سه سطح تفضیلی شناور که هرکدام دارای کد مخصوص به‌خود هستند.

کدینگ حساب‌های خدماتی در سه سطح گروه کل، معین و تفصیلی امکان تقسیم می‌شوند و قابلیت افزایش تعداد سطوح تفصیلی تا 7 سطح نیز وجود دارد.

کدینگ حسابداری بازرگانی:

طراحی کردن کدینگ حساب برای تمام مجموعه‌ها و سازمان‌های کوچک و بزرگ برمبنای حجم مالی و مقدار پیچیدگی آن‌ها مهم می‌باشد.

به‌همین منظور کسب و کارهای بزرگ باید براساس فعالیت‌های خود یک سیستم کدینگ حسابداری ایده‌آل و منظم برای امور مالی خود طراحی نمایند تا در انجام امور مالی و طبقه‌بندی آن‌ها مشکلی پدیدار نشود.

شرکت‌های تولیدی و بازرگانی در حوزه کسب و کار‌های بزرگ قرار می‌دارند و و لذا در شرکت‌های تولیدی و بازرگانی سیستم حسابداری به نسبت شرکت‌های دیگر، دارای پیچیدگی بیش‌تری بوده و نیاز به دسته‌بندی حساب‌ها به صورت دقیق و جامع دارد.

در سازمان‌های تولیدی نظارت و کنترل هزینه و درآمد‌ها بیش‌تر به‌نظر می‌آید. طراحی یک سیستم کدینگ مناسب این امکان را فراهم می‌آورد تا حساب شرکت‌های تولیدی و بازرگانی به‌طور مؤثر و براساس با نیازهای تجاری سازماندهی گردد.

کدینگ حسابداری تولیدی:

شرکت‌های تولیدی دارای محاسبات حسابداری پیچیده‌‌ای هستند. برای سودآوری مناسب، آن‌ها نیاز دارند که به خوبی بتوانند هزینه‌های تولید را پیگیری کنند.

برای این‌کار آن‎ها به سیستم‌های حسابداری پیشرفته‌ای نیاز دارند که در آن انواع هزینه‌ها و روش‌های تولید مورد نظارت قرار بگیرد.

سیستم‌های پیشرفته حسابداری مثل نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری محک، قابلیت تعریف حساب‌های شناور را به شرکت‌ها و بخش‌های مالی آن‌ها می‌دهد.

شرکت‌های تولیدی از این طریق قادرند به‌خوبی مواد اولیه خود را تعریف کرده و محاسبات مرتبط با پیگیری هزینه‌ها را به‌طور خودکار انجام دهند.

(جهت اطلاعات بیشتر درخصوص مؤسسات بازرگانی و تولیدی و ویژگی‌های آن بر روی واحدهای اقتصادی کلیک کرده و مقاله مربوطه را مطالعه فرمایید.)

سیستم‌ حسابداری پیشرفته یکی از ملزومات فعالیت اقتصادی در دنیای امروز به حساب می‌آید. تصور کردن یک شرکت تولیدی موفق بدون داشتن یک سیستم حسابداری پیشرفته دیگر به‌کلی غیر‌ممکن است.

یکی از کاربردهای مهم کدینگ حسابداری در تفکیک حساب‌ و طبقه‌بندی حساب‌های شرکت‌های تولیدی است.

این شرکت‌ها به‌این ترتیب قادرند انواع محاسبات پیچیده را تا حدی به‌صورت خودکار انجام دهند و ساختار مناسبی برای پردازش و مدیریت امور مالی خود داشته باشند.

کدینگ حسابداری شرکت تولیدی شامل تعیین یک چارچوب استاندارد برای حساب‌‌ها می‌شود. این چارچوب به سادگی با تفکیک منطقی حساب‌ها از یکدیگر و کدگذاری آن‌ها ایجاد می‌گردد.

بدین منظور امکان بررسی و جستجوی معنادار اسناد حسابداری در شرکت‌های تولیدی ایجاد می‌گردد.

سطوح مختلف کدینگ شرکت تولیدی:

همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، در حسابداری از کدینگ برای تفکیک انواع حساب‌ها و جدا کردن آن‌ها از یکدیگر استفاده می‌شود. شرکت‌های تولیدی لازم است که از یک ساختار حسابداری استاندارد استفاده کنند. این ساختار استاندارد از طریق تعریف کدها و چارچوب‌بندی حساب‌ها ایجاد می‌شود. به‌صورت کلی یک ساختار حسابداری استاندارد دارای سلسله‌مراتبی مشخص و قابل تشخیص است.

در سیستم‌های تخصصی حسابداری شرکت تولیدی، سطوح مختلف حساب‌ها به شکل استاندارد از یکدیگر تفکیک می‌شود. در این سیستم اولین طبقه و سطح حساب شامل «گروه حساب» می‌شود. در بخش گروه حساب، کلی‌ترین انواع حساب بعد از دفتر کل از هم جدا می‌شود. برای مثال حساب‌ کارکنان، حساب‌‌های مواد اولیه، و امثال این در این دسته تعریف می‌شوند.

سطح بعدی در کدینگ حسابداری شرکت تولیدی در نرم‌افزارهای تخصصی حسابداری تولیدیی، شامل «کد» می‌شود. این سطح به‌صورت خودکار دراین سیستم‌ها تعریف می‌شود اما کاربران می‌توانند به‌صورت دستی نیز آن‌را تعریف کنند. در ادامه سطح‌های معین و تفصیلی نیز در‌این نرم‌افزار تعریف می‌شود و با کمک آن‌ها می‌توان جزئی‌ترین اطلاعات حسابداری شرکت تولیدی را مدیریت کرد.

همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، نرم‌افزار تخصصی حسابداری محک به کاربران اجازه تعریف کدهای شناور را نیز می‌دهد. با استفاده از این کدها امکان پیگیری حساب‌ها و مدیریت مالی هوشمند تا حد زیادی برای شرکت‌های تولیدی فراهم می‌شود. برای مثال از این کدها برای تعریف موجودی انبار استفاده شود هنگامی که فروش انجام می‌شود سیستم به صورت خودکار اطلاعات را اصلاح می‌کند.

امکانات کدینگ حسابداری تولیدی:

امروزه سیستم‌های حسابداری و مدیریت مالی یکپارچه‌ای ایجاد شده‌اند که در صورت استفاده درست و هوشمندانه، می‌توانند تا حد زیادی در مدیریت مالی شرکت‌های تولیدی به مدیران این شرکت‌ها کمک کنند. همچنان که پی‌شتر دیدیم، این امکان ازطریق تعریف و تخصیص برخی از کدهای محاسباتی امکان‌پذیر است. یکی از این نوع کدها، کدهای شناور است که کاربران نرم‌افزار تخصصی شرکت تولیدی محک به‌سادگی می‌توانند آن را تعریف کرده و از آن استفاده کنند.

هنگامی که برای تعریف یک حساب از یک کد شناور استفاده شود، سیستم این حساب‌را شناسایی کرده و تمام تراکنش‌ها و تغییرات ورودی و خروجی‌های این حساب را به‌صورت خودکار پیگیری می‌کند. این قابلیت به حسابدارهای متخصص و مدیران مالی شرکت‌های تولیدی امکان می‌دهد از بهترین انواع کدینگ حسابداری شرکت تولیدی استفاده کنند.

علاوه‌بر کدهای شناور، دقت جزئیات و ورودی حساب‌ها در سیستم‌های نرم‌افزاری محک بسیار بالا است و از کدهای تفصیلی که یک درجه جزئی‌تر از کدهای معین محسوب می‌شوند در آنها استفاده می‌شود. به این ترتیب مدیران مالی هیچ نگرانی از بابت جزئیات پردازش حساب‌ها نخواهند داشت و می‌توانند کلیه محاسبات پیشرفته حسابداری را با بالاترین دقت انجام دهند.

نرم‌افزارهای تخصصی و پیشرفته شرکت‌های تولیدی در نسخه‌های مختلفی عرضه می‌شوند. نسخه‌های ابتدایی و ساده آنها برای تولیدی‌های کوچک با تعداد محدودی از افراد شاغل و محصولات مشخص کاربرد دارند. سطح بالاتر مربوط به تولیدی‌های بزرگ‌تر بوده و به همین ترتیب سطح بعدی به بزرگ‌ترین شرکت‌های تولیدی اختصاص دارد. امکانات نسخه ابتدایی نرم‌افزار حسابداری تولیدی محک شامل موارد زیر می‌شود:

• عملیات حسابداری مالی
• عملیات بازرگانی
• عملیات تولید
• عملیات خزانه‌داری
• گزارشات عمومی
• گزارش‌های مورد تائید اداره دارایی

هریک از بخش‌ها شامل مجموعه‌ مختلفی از عملیات‌های حسابداری و محاسباتی می‌شود. کدینگ حسابداری شرکت تولیدی در بخش عملیات حسابداری مالی قرار گرفته است.

 کاربرد کدینگ حسابداری شرکت تولیدی:

همان‌طور که پیش‌تر اشاره شد، کدینگ فرآیندی است که طی آن اسناد حسابداری که شامل اعداد و ارقام هستند تبدیل به داده‌های قابل جستجو و بررسی می‌شوند. به‌این ترتیب می‌توان گفت کدینگ حسابداری فرآیندی است که امکان پیگیری و بررسی اسناد در حسابداری را امکان‌پذیر می‌سازد. هیچ ساختار استاندارد بین‌المللی برای کدینگ وجود ندارد و وظیفه تعیین آن‌ها به‌عهده حسابدار است. با این حال اداره دارایی کشورهای مختلف چارچوب‌های متفاوتی از محاسبات را قابل قبول می‌داند.

هـمـه چـیـز دربـاره کدینگ سازمانی یا کدینگ شرکتی:

در مقاله‌های پیشین به‌طور خلاصه به کدینگ شرکتی یا سازمانی به‌طور مختصر پرداخته شد. در این مقاله قصد داریم به‌طور کامل به بررسی کدینگ شرکتی بپردازیم. مزایای توسعه‌ی روزافزون فناوری، به‌کارگیری آن را اجتناب‌ناپذیر می‌نماید. امروزه فناوری با گسترشی که داشته است در همه‌ی سازمان‌ها برای رسیدن به بهره‌وری بالاتر مورداستفاده قرار می‌گیرد. فناوری، سرعت و دقت انجام کارها را بالابرده و از هدر رفتن منابع جلوگیری می‌کند. افزون برآن فناوری باعث بهبود کیفیت محصول می‌گردد. بهبود کیفیت همراه با کاهش هزینه‌ها به معنای رسیدن به بهره‌وری است. در سازمان‌های صنعتی، استفاده از فناوری بسیار رایج بوده و می‌توان گفت از الزامات انجام فرآیندهای سازمانی است. به‌کارگیری تجهیزات و ماشین‌آلات، کامپیوتر و نرم‌افزارهای سازمانی، همگی نمودهایی از حضور فناوری در صنعت هستند.

سازمان‌ها برای آن‌که بتوانند با صرف کمترین هزینه، بالاترین کیفیت محصول را داشته باشند باید بتوانند منابع سازمان خود را به‌درستی مدیریت و کنترل نمایند و به دنبال بهترین روش‌هایی باشند تا هریک از منابع انسانی، منابع مالی و منابع فیزیکی، در بهترین زمان و با بالاترین کارایی در اختیار سازمان بوده و در جهت تولید محصول باکیفیت به‌کار گرفته شوند. برای دستیابی به این مهم، فرآیندهای سازمانی، طراحی و اجرا می‌شوند. استفاده از فناوری در اجرای فرآیندهای سازمانی نیز، معمول بوده و در قالب نرم‌افزارهای سازمانی نمود پیدا می‌کند. ایجاد ERP های متنوع در بازار نرم‌افزار دنیا، مانند SAP و Oracle، نمود فناوری‌های بروز دنیا براساس بهترین روش‌های آزموده شده در اجرای فرآیندهای سازمانی است.

کدینگ انبار:

کد شناسایی در انبار یا به اختصار کدینگ انبار به منظور شناسایی و تشخیص تک‌تک کالاهایی که در انبار نگهداری می‌کنید مورد استفاده قرار می‌گیرد و مراحل آن به شرح زیر است:

1. شناسایی و کد گذاری: کدگذاری اولیه با هدف شناخت اقلام و تعیین جایگاه آن‌ها در سیستم کدینگ انبار.
2. یکسان سازی کدها: تولید درخت ماشین‌آلات برای شناسایی اقلام جایگزین شده و مشابه و اختصاص دادن یک کد واحد به هرکدام.
3. ایجاد دستورالعمل: ایجاد یک نام و مجموعه دستورالعمل‌های داخلی برای کاربری موجودی های کالا.
4. بررسی بانک اطلاعات موجودی ها

مزایای کدینگ انبار:

سیستم مناسب کدینگ انبار با توجه به تعداد و تنوع موجودی محصولات در یک انبار از اهمیت بالایی در برخوردار است و از مزایای آن می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• اعمال یک سیستم مناسب کدینگ انبار باعث بررسی دقیق اطلاعات مربوط به کالاها می‌شود.
• اعمال سیستم کدینگ انبار امکان بهره‌مندی از سیستم‌های الکترونیکی برای مدیریت انبار و موجودی را فراهم می‌کند.
• امکان ردیابی کالا در هر سطح از سازمان به واسطه کدینگ کالا فراهم است.
• امکان شناسایی تأمین‌کنندگان کالا براساس سیستم کدینگ کالا میسّر می‌شود.
• کد انتخابی تمامی مشخصات لازم برای معرفی دقیق کالا را نشان می‌دهد.
• استخدام نیروی انسانی کمتر برای انبارگردانی به واسطه کدینگ کالا .

( جهت مطالعه بیشتر در مورد انبار،  بر روی جزوه انبار کلیک کنید).

اهـمـیـت اسـتـفـاده از سـیـسـتـم کـدیـنـگ انـبـار:

استفاده از یک سیستم کدینگ انبار از آن جهت دارای اهمیت است که بر تمام بخش‌های یک سازمان نظیر سیستم درخواست خرید داخل و خارج، سیستم برنامه‌ریزی و کنترل تولید، سیستم فروش، سیستم خدمات پس‌از فروش تأثیر می‌گذارد. برای مثال:

• موجب دقیق‌تر شدن فعالیت‌های انجام گرفته و بررسی کیفیت آن‌ها می‌شود.
• با پیاده‌سازی یک سیستم مناسب کدینگ کالا در انبار تشخیص میزان کسری‌های واقعی موجودی انبارها به خصوص انبارهای بزرگ میسّر می‌گردد.
• انبارگردانی مکانیزه و بدون کاغذ علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه کاغذ، باعث کاهش زمان ورود موجودی شمارش شده کالا در سیستم می‌شود.
• در شرکت‌های بزرگ به طور میانگین تعداد بالایی کالا وجود دارد، سیستم کدینگ انبار باعث کاهش هزینه‌های انبارگردانی خواهد شد.
• از انواع خطاهای سهوی در هنگام نوشتن و خواندن کد محصولات جلوگیری می‌شود.
• بر میزان حمل‌ و نقل اضافه به کمک کدینگ انبار نظارت می‌شود.
• بر فسادپذیری مواد و ضایعات کالا به‌علت اطلاع از تاریخ تولید و انقضا نظارت می‌شود.

در به روز کردن موجودی‌های انبار نقش دارد.

سخن پایانی:

امیدواریم که پس‌از مطالعه، به سؤالاتتان در زمینه کدینگ حسابداری پاسخ داده باشیم و هم‌چنین اهمیت به اهمیت مسئله کدینگ پی برده باشید. کدینگ حسابداری امری تخصصی است و درصورت عدم انجام آن بادقت و تخصص موردنیاز ممکن است مشکلات مالی و حسابداری بسیاری برایتان به‌وجود بیاید. باید بگوییم که طراحی یک سیستم کدینگ حسابداری برای سازمان یا شرکت در رویه‌ها و عملکردهای مالی آن بسیار مهم بوده و یک امر تخصصی است. بنابراین اگر فرآیند کدینگ بادقت و به شکلی صحیح و کارآمد انجام شود، مدیران می‌توانند انتظار داشته باشند که بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری شرکت یا سازمان مرتفع شده و اشتباهات انسانی در آن به‌شدت کاهش می‌یابد. هم‌چنین شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند برای طراحی کدینگ حسابداری از شرکت‌ها و دیگر مؤسسات خدمات مالی و حسابداری دراین خصوص کمک بگیرند تا فرآیند طراحی کدینگ به‌خوبی صورت گیرد. امیدواریم این مطالب که در پی پاسخ به سؤال کدینگ حسابداری چیست بود، برای شما مفید بوده باشد. در صورتی‌که سؤالات دیگری در همین زمینه داشته باشید، می‌توانید آن‌را در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.