تجربه نشان داده است که استفاده از فرم استعلام وضعیت درخواست خرید ضروری است. زیرا علاوه بر ایجاد سفارش در فرآیند خرید و بررسی وضعیت درخواست، هزینه‌های شرکت را کاهش می‌دهد.
قبل از استفاده از فرم استعلام وضعیت درخواست خرید، باید با مفهوم آن آشنا شویم:
بسیاری از بخش‌ها در هر کسب‌وکاری به مواد مختلفی نیاز دارند. این مواد شامل: لوازم اداری، تجهیزات و خدمات اولیه می‌باشد. درصورت تهیه نشدن استعلام وضعیت، استعلام خرید، متن درخواست استعلام قیمت و عدم عرضه کالا به واحدمربوطه در سازمان، هزینه‌های خرید قطعاً بیش از بودجه موردنظر خواهد شد؛ و این امر بر بودجه تجاری و جریان نقدی سازمان تأثیر منفی می‌گذارد.
سازمان‌ها برای تسهیل در تهیه کالاها و تجهیزات مورد نیاز، کاهش هزینه‌ها و سرعت بخشیدن به فرآیند خرید از فرم استعلام وضعیت درخواست خرید استفاده می‌کنند.
فرم استعلام وضعیت درخواست خرید زمانی استفاده می شود که یکی از واحدهای شرکت به کالایی نیاز داشته باشد. کالای مورد نظر ممکن است در شرکت موجود باشد. در این صورت باید ابتدا انبار مورد بررسی قرار گیرد. در صورت موجود نبودن کالا، فرم درخواست محصول به واحد خرید جهت تهیه ارسال می‌شود.
سازمان ها با توجه به اندازه، تعداد افراد، اهمیت محصولات مورد نیاز و … فرم‌های درخواست خرید مختلفی را تهیه می‌کنند. الگوی چرخش هر سازمانی با توجه به پارامترهای مشخص شده، متفاوت می‌باشد.
