در ابتدا باید توجه داشت که فرم استعلام قیمت خرید کالا ، سند قانونی نیست یا بار قانونی ندارد، و باتوجه به نیاز هر سازمانی تعریف آن متفاوت است. معمولاً عواملی مانند: مشخصات خریدار، شرایط حمل، معرفی مشخصات دستگاه، استانداردهای درنظر گرفته شده توسط خریدار، اطلاعات فنی، نقشه‌ها یا موارد مشابه، شرایط مربوط به بیمه گارانتی عملیاتی، موقعیت جغرافیایی کالا و نحوه تحویل، تاریخ تحویل کالا، قیمت، نوع و مقدار کالا، شرایط پرداخت خریدار و تضمین‌های مالی، با توجه به نیاز سازمان در فرم استعلام شرایط خرید درج می‌شود.