از فرم درخواست خرید شرکت زمانی استفاده می‌شود، که یکی از واحدهای شرکت به کالایی نیاز داشته باشد و کالای موردنظر در انبار موجود نباشد؛ بنابراین در شرکت‌ها کارگروهی جهت خرید و تامین کالای موردنیاز واحدها تشکیل می‌شود، تا کالای مورد نظر را طبق برگه درخواست خرید، خریداری نمایند.
در این‌صورت واحد درخواست‌کننده، درخواست خرید خود را به واحد انبار یا واحد خرید ارسال می‌کند، این واحدها موجود بودن یا نبودن کالای مورد نظر را بررسی می‌نمایند و درصورت عدم موجود در انبار، فرم خرید درخواست مربوطه را صادر می‌کنند.
فرم درخواست خرید شرکت برای اقدامات لازم باید دارای تاییدیه‌هایی باشد که جزئیات آن به‌شرح زیر می‌باشد:
البته این مراحل و گردش کار آن‌ها، بسته به نوع و اندازه شرکت می‌تواند کم و بیش متفاوت باشد. به‌عنوان مثال، در سازمان‌های دولتی، اگر نوع خرید، معامله متوسط یا بزرگ باشد، استعلام کالاها باید به تایید مدیرکل برسد.
