فرم رسید انبار
رسید انبار سندی برای ثبت ورود کالا به انبار است که اطلاعاتی مانند: نام کالا، تعداد، تاریخ دریافت و شماره رسید را شامل میشود. این سند نشان‌دهنده مالکیت انبار بر کالا بوده و مدیریت دقیق آن نقش مهمی در جلوگیری از مشکلات فروش و تحویل کالا دارد.
سیستم‌های انبارداری با ثبت و دسته‌بندی اطلاعات موجودی ، دریافت، ارسال و تراکنش‌ها به بهینه‌سازی مدیریت انبار کمک کرده و فرایندهای انبارداری را آسان‌تر و کارآمدتر می‌کنند.
فرم انبار یکی از رایج‌ترین قبض انبار است. فرم رسید انبار برای ورود کالا به انبار استفاده میشود و نشان‌دهنده رشد موجودی کالا در انبار می‌باشد. نمونه رسید انبار سندی است که ورود واقعی کالای تحویلی را نشان می‌دهد، از این فرم می‌توان برای اعلام موجود بودن کالا در انبار نیز استفاده نمود.
فرم رسید انبار معمولا دارای سند پیوست می‌باشد که مهم‌ترین ضمیمه این سند است. اما پیوست این فرم چیست؟ سند مرتبط با حمل‌ونقل (باربری) انبار معمولاً رسید خرید یا صورت وضعیت کالا است.
انواع فرم رسید
انواع مختلفی از فرم رسید انبار وجود دارد؛ اما در واحدهای‌صنعتی سه نوع از آنها متداول می‌باشد که عبارتند از:
- قبض انبار دائمی
- قبض انبار موقت
- رسید تحویل مستقیم
در ادامه به دلیل مهم بودن رسید انبار دائمی به بررسی آن پی‌پردازیم.
رسید انبار دائمی چیست؟
فرم رسید دائم انبار در واقع فرمی است که نشان می‌دهد یک کالا به‌طور قطع وارد انبار شده است و آن کالا را می‌توان جزو موجودی‌های انبار دانست. به‌عبارت دیگر صدور رسید انبار دائم را می‌توان سند افزایش موجودی کالا دانست، و حسابدار این اختیار را دارد که بلافاصله پس از دریافت، سند حسابداری را ثبت نماید.
واحد حسابداری انبار نیز برای صدور سند حسابداری باید یک کپی از قبض انبار را به‌همراه ضمایم آن بایگانی نماید.
فرایند ورود کالا به انبار تا ثبت رسید انبار
فرایند انبارداری با هدف افزایش دقت و کنترل موجودی شامل مراحل زیر است:
- ثبت ورود کالا: ثبت مشخصات کالا پس از ورود به انبار
- بررسی کیفیت و کمیت: تأیید کیفیت و کمیت کالا براساس مشخصات اعلام شده
- تطابق با سفارش: بررسی تطابق کالا و محصول با سند خرید
- برچسب و ثبت: تولید والصاق برچسب‌های مشخص برای کالاها
- ثبت در سیستم: ورود اطلاعات به سیستم مدیریت انبار
رسید انبار باید شامل چه اطلاعاتی باشد؟
رسید انبار، سندی مهم در مدیریت موجودی و کنترل انبار است که وجود کالا در سیستم انبار را تایید میکند. هر رسید باید شامل اطلاعاتی درباره کالا یا محصول واردشده به انبار باشد.
اجزای این اطلاعات به شرح زیر است:
- نام کالا :نام رسمی محصول یا کالای دریافت‌شده
- تعداد واحدهای کالا: تعداد واحدهای سنجش مانند عدد، کیلوگرم، مترو….
- تاریخ دریافت: تاریخ ورود کالا یا محصول به انبار
- شماره رسید یا سند: شماره مرجع یکتایی که برای هر رسید انبار صادر میشود.
- مشخصات فنی: شامل اطلاعات فنی مانند شماره سریال، مشخصات فنی، سایز، رنگ یا موارد دیگر
- اطلاعات فروشند و خریدار: شامل نام و اطلاعات تماس هر دو طرف معامله
- امضا و تأیید: امضای تحویل‌دهنده و تحویل‌گیرنده کالا
تمامی رسید انبار وقتی کاملاً معتبر هستند که فاکتور خرید کالا یا صورت وضعیت کالا به آن پیوست شده باشد.
قبض انبار چیست؟
قبض انبار نوعی رسید انبار است که مخصوص کالاهای ارزشمند و گران‌قیمت صادر میشود.
انواع رسید انبار بر اساس مرجع ورود
با توجه به تنوع فعالیت‌ها وسیستم‌های انبارداری انواع رسید انبار ممکن است متفاوت باشند. در ادامه به برخی عنوان‌های رایج اشاره میکنیم:
- رسید ورود: این سند برای ثبت ورود کالاها یا محصولات به انبار استفاده میشود
- رسید بازگشتی: رسید مرجوعی یا بازگشتی سندی است که هنگام بازگشت کالا از مشتری یا انبارهای دیگر به انبار ثبت میشود. این رسید شامل اطلاعات کاملی از محصول ها است مانند نام کالا، تعداد برگشتی، دلیل عودت و تاریخ مرجوعی و جزئیاتی که لازم به ذکراست.
- رسید انتقال: رسید انتقال کالا سندی است که از آن برای جابه‌جایی کالا بین انبارها استفاده می‌کنند و شامل اطلاعاتی مانند نام کالا، تعداد، مبدأ و مقصد انتقال، تاریخ و جزئیات ضروری است.
- رسید تولید: رسید تولید داخلی برای ثبت ورود کالاهای تولید شده به انبار استفاده میشود و شامل اطلاعاتی مثل نام کالا، تعداد تولید، تاریخ تولید، شماره رسید واطلاعات ضروری است.
- رسید تعمیر و نگهداری: کالاها یا تجهیزاتی که برای تعمیر به خارج از انبار انتقال می‌یابند باید دارای رسید مخصوص به خود داشته باشند که محصولات شامل اطلاعاتی مانند: نام کالا، تعداد واحدهای ارسالی، تاریخ ارسال، جزئیات تعمیرو مشخصات ضروری است.
انواع رسید انبار براساس ماندگاری آنها در انبار
- رسید موقت انبار: رسید موقت انبار برای کالاهایی مورد استفاده قرار میگیرد که به صورت موقت در انبار نگهداری می‌شوند، مانند کالایی که تولید یا خریداری شده نیازمند به بازرسی دارد.این رسید شامل نام کالا، تعدادواحدهای کالا ، تاریخ ورود، مشخصات فنی و جزئیات ضروری است و برخلاف رسید دائم، این رسید به حسابداری انبار منتقل نمی‌شود.
- رسید دائم انبار: رسید ورود، سندی در سیستم انبارداری است که ثبت ورود کالا را تأیید میکند. بعد ورود کالا به انبار، جزء دارایی‌های محسوب میشود و هم‌زمان با صدور این رسید، سند حسابداری آن نیز برای تسویه به حسابرسی انبار ارسال میشود.
- رسید مستقیم کالا: رسید مستقیم کالا سندی حسابداری است که برای کالاهای ورودی به انبار که بدون توقف به بخش دیگری منتقل می‌شوند، استفاده میشود. این رسید در مواردی که کالایی کمیاب باشد، یا تعداد سفارش‌های کم باشد یا هزینه بیشتری برای سازمان داشته باشد کاربرد دارد.
فرایند صدور رسید انبار به روش‌های گوناگونی انجام میشود، اما درهمه موارد باید اطلاعات کالا با دقت ثبت شود تا از ایجاد مشکل در مدیریت انبار جلوگیری گردد.
- رسید انبار استاندارد: در این رسید انبار برای ثبت مشخصات کالا فرم الکتریکی در نظر گرفته شده است که در سیستم مدیریت انبار تعریف شده و پس از تکمیل، طبق اصول و قوانین انبارداری ذخیره و پردازش میشود.
- رسید انبار دستی: از رسید انبار دستی در کسب‌وکارهای کوچک و فرایندهای ساده انبارداری استفاده میشود که اطلاعات محصولها در یک سیستم فیزیکی و به صورت غیرخودکار به ثبت می‌رسد. برای همین تنظیم سند در این روش باید طوری باشد که در امور انبارداری و حسابداری هیچ‌گونه نقص واشتباهی وارد نکند.
- رسید انبار با بارکد:این روش یکی ازشیوه‌های نوین انبارداری به حساب می‌آید و کالاهای واردشده هریک بارکدی دارند که توسط دستگاه اسکنر خوانده ومراحل ثبت به صورت خودکار انجام میشود.
انواع رسید انبار از نظر دلایل ورود به انبار
در ادامه انواع رسید ورود به انبار را از منظر دلیل ورود به انبار معرفی میکنیم. در نظر داشته باشید که هر کدام از این رسیدها می‌توانند در وضعیت موقت یا دائم به ثبت برسند.
- رسید خرید داخلی
منظور از خرید داخلی به کالا یا مواد اولیه‌ای گفته میشود که از منابع داخل کشور تهیه شده و به‌صورت موقت یا دائم وارد انبار میشود. سند این خرید باید در نرم‌افزار انبارداری ثبت گردد.
- رسید خرید خارجی
منظور از خرید خارجی، به کالا یا مواد اولیه‌ای می گویند که ازمنابع خارج کشور خریداری شده و به صورت دائم یا موقت وارد انبار میشود.
- رسید برگشت کالای مازاد بر نیاز
برگشت کالای مازاد بر نیاز، به کالایی اشاره دارد که قبلاً به یکی ازبخش‌های سازمان تحویل داده شده اما بیش از میزان مصرف بوده است و مجدداً به انبار بازگردانده میشود. این نوع بازگشت در اسناد انبارداری ثبت میشود، اما ممکن است در سیستم‌های مختلف نام‌گذاری های متفاوتی داشته باشد.
- رسید کالای تولیدشده یا محصول
محصولات تولیدشده در هرک ارگاه مستقیما به فروش نمی رسند بلکه ابتدا وارد انبار شده و پس از ثبت، به فروش می‌رسند. اگرکنترل کیفیت پیش از تحویل به انبار انجام شود، رسید کالا به‌صورت دائم ثبت میشود، اما در صورت نیاز به آزمایش‌های کنترل کیفیت، رسید موقت صادر خواهد شد. این رسید از متداول‌ترین انواع رسید انبار است.
- رسید دریافت کالای نیمه‌تمام از خط تولید
در صورت توقف تولید یک محصول و تکمیل آن ازطریق برون‌سپاری، محصول به‌عنوان کالای نیمه‌تمام وارد انبار شده و رسید دریافت آن ثبت میشود. سپس با صدور حواله خروج، کالا برای تکمیل ارسال میشود و پس از بازگشت، مجدداً رسید دریافت در سیستم انبارداری ثبت میشود. این فرآیند برای شفاف‌سازی اسناد حسابداری انجام میشود.
- رسید دریافت ضایعات از خط تولید
زمانی که ضایعات به‌وجودآمده در خط تولید با ارزش بحساب آید به انبار انتقال می‌یابد تا در مرحله بعدی مورد استفاده یا فروش قرار بگیرد. دلیل اصلی ورود و ثبت این نوع از کالاها به انبار ارزش مادی آن است.
- رسید کالای ساخته‌شده در واحدها (فنی مهندسی)
معمولا نمونه‌های اولیه یا نمونه‌های تحقیقاتی هر محصول در بخش تحقیق وتوسعه یا بخش فنی و مهندسی تولید می‌شوند. این نمونه‌ها در تعداد محدود و کمی تولید شده و پس از تکمیل، در انبار نگهداری می‌شوند. رسید ثبت این کالاها با عنوان “کالای ساخته‌شده در واحدها” به ثبت می‌رسد (نه خط تولید)
- رسید دریافت کالای امانی
کالاهایی که به‌صورت امانت وارد انبار می‌شوند، باید با دقت در سیستم ثبت شوند تا مسئله مالکیت به‌درستی اعمال گردد. این نکته اهمیت دارد تا در مراحل بعدی و حسابرسی‌ها از بروز مشکلات جلوگیری شود.
- رسید دریافت کالا از انبار دیگر (انتقال بین انبارها)
کارخانه ها و شرکت‌های تولید ممکن است انبارهای متعدد داشته باشند و انتقال کالا و محصولات از انبارهای گوناگون باید با سند و روال مشخص به خود به ثبت برسند تا ایراد و اشتباهی در سیستم انبار به وجود نیاید.
- رسید برگشت از فروش
به هر دلیلی اگر کالای فروخته شده و خارج‌شده از انبار از طریق فروش، دوباره به انبا ربازگردانده شود باید سند آن تحت عنوان رسید برگشت از فروش درسیستم انبار ثبت شود.
حواله انبار
حواله و رسید انبار هر دو برای مستندسازی استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌هایی هم دارند. رسید انبار که انواع مختلفی دارد، مربوط به ورود کالا به انبار است، در حالی که حواله انبار زمانی صادر میشود که کالا از انبار خارج یا به انبار دیگری انتقال یابد. انواع حواله انبار بسته به نحوه خروج کالا از انبار متفاوت است.
انواع حواله انبار
با توجه به نوع فعالیت و ابعاد سازمانی شرکت و انبار آن، ممکن است از حواله‌های متفاوتی استفاده شود. برخی ازاین حواله انبار عبارتند از:
- حواله فروش کالا: یکی از اصلی‌ترین و کاربردی‌ترین حواله‌ها درسازمان‌ها.
- حواله مصرف کالا در مراکز هزینه: برای کالایی که به مصرف سازمانی می‌رسد.
- حواله مصرف کالا در پروژه عملیاتی: برای کالایی که در پروژه‌های سازمانی استفاده میشود.
- حواله آزمایش کالا: زمانی که کالا برای انجام آزمایش از انبار خارج میشود.
- حواله امانت کالا : وقتی کالا به فردی یا سازمانی دیگر به‌عنوان امانت سپرده میشود.
- حواله مرجوعی کالا به بخش تولید: برای کالایی که کیفیت لازم را ندارد و به بخش تولید بازگردانده میشود.
- حواله مرجوعی کالا به تأمین‌کننده : زمانی که کالا دچار ایراد یا آسیب‌دیدگی شده و به تأمین‌کننده بازگردانده میشود.
تفاوت‌های حواله فروش با انواع رسید انبار
- رسید انبار برای ثبت ورود کالا به انبار تنظیم میشود، اما حواله فروش سندی است که برای خروج کالا از انبار برای فروش آن کالا صادر میشود.
- رسید انبار برای ثبت موجودی به‌روز انبار استفاده میشود و حواله فروش در تطبیق با پرداختی‌ها کاربرد دارد.
انواع رسید انبار عبارتند از:
- رسید موقت: برای کالاهایی است که به‌طور موقت وارد انبار می‌شوند.
- رسید دائم: کالاهایی که به‌طور دائم وارد انبار می‌شوند.
- رسید تحویل مستقیم: زمانی که کالا مستقیماً از انبار به بخش دیگری یا سازمانی ارسال میشود.
انواع حواله انبار عبارتند از:
- حواله داخلی: برای مصرف کالا در داخل سازمان.
- حواله خارجی: برای فروش یا ارائه کالا به سازمان‌های دیگر.
- مشخصات تأمین‌کننده ومشخصات فنی کالا از اجزای رسید انبار هستند و اجزای حواله انبار هم شامل اطلاعات کالا، مشخصات خریدار و مبالغ وهزینه‌ها هستند.
مزایای راهکارهای نرم‌افزاری
صدورانواع رسید انبار با استفاده از نرم‌افزارها و سیستم‌های انبار و حسابداری به روش‌های مختلفی انجام میشود. این نرم‌افزارها وراهکارها به تسهیل و بهبود کارایی صدور اسناد و فرایند انبارداری کمک می‌کنند. درانتخاب راهکار مناسب، ویژگی‌هایی باید در نظرگرفته شود که به بهبود و افزایش بهره‌وری سازمان کمک کند. فرم‌های طراحی‌شده توسط نرم‌افزار انبار مزایای زیادی دارند که برخی از آنها عبارتند از:
- دقت بالا: کاهش خطاهای انسانی در ثبت اطلاعات و سند
- زمان‌بندی بهینه: تسریع در فرایند صدور رسیدها و حواله‌ها.
- شفافیت: دسترسی آسان به اطلاعات و اسناد مربوط به انبار.
- گزارش‌دهی سریع: امکان تولید گزارش‌های دقیق ، کامل و به‌موقع از موجودی و وضعیت انبار.
- کاهش هزینه‌ها: کاهش نیاز به ذخیره‌سازی فیزیکی اسناد و کاهش هزینه‌های مدیریتی.
- یکپارچگی: هماهنگی بهتر بین بخش‌های مختلف سازمان از جمله انبار و حسابداری.
- مدیریت موجودی: کنترل و مدیریت بهتر موجودی کالاها و جلوگیری از کمبود یا اضافه موجودی.
لیست سایر فایل های مربوط به انبار موجود در وبسایت آپاداس
- فرم انبار به انبار
- فرم مجوز ورود و خروج کالا از انبار
- فرم کاردکس انبار
- فرم درخواست کالا از انبار
- فرم گزارش روزانه ورود کالا به انبار
- فرم کنترل موجودی انبار
- رسید موقت انبار
- فرم وضعیت کالای برگشتی به انبار
- فرم اجازه خروج مواد از انبار
- فرم گزارش هفتگی ورود کالا به انبار
- فرم حواله انبار
- چکیده از موجودی مواد و انبار
- نرم افزار اکسل انبارداری
- کتاب حسابداری انبار
- جزوه موجودی مواد و انبار
- فرم کنترل وضعیت انبار
آپاداس علاوه بر ارائه فایل‌های فرم حسابداری، دوره های آموزش حسابداری نیز ارائه میکند. اگر در تبریز هستید و به دنبال آموزشگاه حسابداری معتبر می‌گردید، شرایط شرکت در دوره و سایر اطلاعات مربوطه را در صفحه آموزش حسابداری در تبریز آپاداس می‌توانید مشاهده فرمایید. همچنین دوره آموزش آنلاین حسابداری آپاداس به شما این امکان را می‌دهند که مهارت‌های لازم برای مدیریت مالی شرکت خود را کسب کنید و با استفاده از فایل‌های اکسل آماده، کارایی و دقت بیشتری در کار خود داشته باشید.
توضیحات تکمیلی
