تجربه نشان می‌دهد که خرید مناسب مستلزم استفاده از وضعیت درخواست خرید است. زیرا علاوه بر ایجاد نظم در فرآیند خرید، هزینه‌های شرکت را نیز کاهش می‌دهد.
قبل از استفاده از فرم درخواست خرید، باید مفهوم و اجزای تشکیل‌دهنده آن را بشناسیم. هر واحدتجاری که شامل قسمت تدارکات یا انبار است، به نحوی با این فرم سر و کار خواهد داشت.
در هر کسب‌وکاری، بسیاری از بخش‌ها به موادمختلفی نیاز دارند. این منابع شامل: لوازم اداری، مواداولیه، تجهیزات و خدمات می‌باشد.
اگر دستورالعمل خرید محصول، تایید نشده باشد و فرد قصد ارائه محصول را به سازمان نداشته باشد، هزینه‌های خرید قطعاً بر بودجه تجاری و جریان‌نقدی شرکت تأثیر منفی می‌گذارد.
سازمان‌ها از فرم درخواست خرید برای ایجاد فرآیندی جهت دست‌یابی به اقلام و تجهیزات مورد نیاز، کاهش هزینه‌ها و تسریع فرآیند تدارکات استفاده می‌کنند.
فرم درخواست خرید زمانی استفاده می‌شود که یکی از واحدهای شرکت به محصولی نیاز داشته باشد. محصول موردنظر ممکن است در شرکت موجود باشد، که ابتدا این مورد، باید در انبار بررسی شود.
اما در صورت در دسترس نبودن کالا، فرم درخواست کالا به واحد تهیه ارسال می‌شود.
