همه حسابداران و متخصصان مالی به یک سری فرم‌های حسابداری از پیش تعریف شده نیاز دارند تا روند خود را تا حد امکان کارآمد نمایند. فرم‌های حسابداری شامل پیش‌فرض‌هایی است که به حسابداران کمک می‌کند تا سوابق را جمع‌آوری کنند.
قبض سوخت، فرمی است که بیش‌تر توسط تنخواه‌گردان استفاده می‌شود. در تنخواه (فرم تنخواه) پرداخت‌هایی مورد قبول حسابداری می‌باشد که براساس آیین‌نامه تنخواه‌گردان سازمان مربوطه حاوی مشخصات زیر باشد:
در این میان تنخواه‌گردان قادر به تهیه اسناد (به‌خصوص فاکتور) برای برخی از اقلام نمی‌باشد. در این‌صورت باهماهنگی واحد حسابداری، فرم‌هزینه‌های بدون فاکتور برای عموم هزینه‌ها و فرم قبض سوخت برای خرید سوخت جهت استفاده وسائط‌نقلیه یا ماشین‌آلات تهیه می‌گردد؛ البته لازم به‌ذکر می‌باشد که فرم‌های نام‌برده فقط برای هزینه‌هایی با سقف مشخص که در آیین‌نامه تنخواه شرکت قید شده است، استفاده می‌گردد.
