سیستمهای ادواری (معروف به سیستمهای موجودی) و سیستمهای دائمی، دو نوع سیستم در حسابداری هستند و تفاوتهای مهمی با هم دارند. درادامه به تفاوتهای اصلی این دو سیستم پرداخته میشود.
در حسابداری، سیستم ادواری و سیستم دائمی دو رویکرد متفاوت برای ثبت معاملات و تهیه گزارشهای مالی هستند. تفاوت اصلی بین این دو سیستم زمانی است که درآمد و هزینه برای محاسبه سود خالص در نظر گرفته میشود.
سیستم ادواری (حسابداری تعهدی):
در این سیستم، تراکنشها بر مبنای تاریخی ثبت میشوند، یعنی زمانی که تراکنش انجام میشود، صرف‌نظر از اینکه پرداختی دریافت شده باشد یا خیر، در حساب ثبت میشود؛ پس درآمدها و هزینهها بر اساس تعهدی ثبت می شوند، نه زمانی که وجه نقد دریافت یا پرداخت میشود. این سیستم عمدتاً برای گزارشگری مالی منظم استفاده شده و کلیه معاملات باید با اصول دوره‌ای مطابقت داشته باشند.
سیستم دائمی (حسابداری نقدی):
در این سامانه، معاملات بر اساس پول واقعی دریافتی و پرداختی ثبت میشود. به عبارت دیگر، درآمدها و هزینهها زمانی ثبت میشوند که وجه نقد واقعی دریافت یا پرداخت شود. این سیستم، سادهتر از سیستم زمانی است و معمولاً توسط مشاغل کوچک و کارآفرینان استفاده میشود. در این سیستم، تراکنشها در حسابهای رسمی و درآمدها و هزینهها به عنوان تراکنش ثبت میشوند.
تفاوت های سیستمهای ادواری و دائمی
تفاوت اصلی بین این دو سیستم زمانی است که درآمدها و هزینهها گزارش میشوند. در سیستم ادواری هنگام تعهد ثبت صورت می‌گیرد. در حالی که در سیستم دائمی، در زمان واقعی دریافت و پرداخت ثبت انجام میشود. انتخاب بین این دو سیستم معمولا بر اساس نوع و اندازه کسب و کار و نیازهای مالی آن است.
تفاوت سیستمهای ادواری و دائمی در روش تسهیل تعادل
سیستم ادواری: در این سیستم، تراکنشها در صورت وقوع بر تراز مالی دوره مالی جاری اعمال میشود؛ یعنی زمانی که معاملات انجام می‌گردد، پیامدهای مالی بلافاصله در صورت‌های مالی ثبت میشود.
سیستم دائمی: در این سیستم، تراکنشها به طور مداوم (یعنی همزمان با وقوع) ثبت نمیشوند؛ در عوض، حواله‌ها و ماندههای مالی در فواصل منظم، معمولاً ماهیانه یا سالیانه، ارائه میشوند.
تفاوت سیستمهای ادواری و دائمی در رعایت استانداردهای حسابداری
سیستم ادواری: این سیستم معمولاً مبتنی بر استانداردهای حسابداری و مبتنی بر حقوق صاحبان سهام (مانند استاندارد بین‌‌المللی حسابداری) است، زیرا درآمدها و هزینهها در دوره‌های مالی مربوطه ثبت می‌گردند.
سیستم دائمی: این سیستم با استانداردهای حسابداری مبتنی بر موجودی (مانند GAAP ایالات متحده) سازگارتر است، زیرا معاملات نقدی و نقل و انتقالات تراز مالی در مقاطع زمانی مختلف ثبت میشوند.
تفاوت سیستمهای ادواری و دائمی در گزارش پیشرفته
سیستم ادواری: گزارشدهی در این سیستم می‌تواند بسیار پیچیده باشد، زیرا صورت‌های مالی باید به طور جداگانه برای هر دوره مالی تهیه شود.
سیستم دائمی: گزارشدهی در این سیستم معمولاً سادهتر است، زیرا تراکنشهای نقدی و ماندههای مالی در بازه‌های زمانی معینی تنظیم میشوند. هر دو سیستم دارای مزایا و معایبی هستند و انتخاب بین آنها به عواملی مانند: نوع کسب و کار و استانداردهای حسابداری بستگی دارد.
مزایا و معایب سیستمهای دائمی و ادواری
سیستمهای دوره ای و دائمی در مدیریت انبار و موجودی دارای مزایا و معایبی هستند. مزایا و معایب هر یک از این سیستمها در زیر آمده است.
مزایای سیستم ادواری
انعطافپذیری: این سیستم به شما امکان می دهد سطوح موجودی را بر اساس تغییرات عرضه و تقاضا به روز کنید. این انعطافپذیری به شما کمک می‌کند تا به بهبود موجودی و بهینه‌سازی پاسخ دهید.
کاهش هزینهها: با استفاده از یک سیستم دوره‌ای، می‌توانید موجودی کمتری را نگه دارید و به طور موثرتر مدیریت کنید، تا حدی‌که بتوانید هزینههای انبارداری و نگهداری را کاهش دهید.
کاهش خطاها: تکیه بر سیستمهای خودکار و نرمافزار موجودی برای مدیریت موجودی می‌تواند به کاهش خطاها و اشتباهات دستی کمک کند.
معایب سیستم ادواری:
پیچیدگی: مدیریت دوره‌ای سیستم پیچیده بوده و نیاز به نرمافزار خاصی دارد.
نیاز به منابع: پیاده‌سازی و حفظ یک سیستم دوره‌ای نیازمند منابع مالی و انسانی است.
خطر اشباع موجودی: اگر سیستم مناسب به درستی پیاد سازی نشود، ممکن است مسائل مربوط به انطباق و موجودی ایجاد شود.
مزایای سیستم دائمی
تداوم: این سیستم پیوسته تضمین می‌کند که موجودی همیشه در دسترس است.
سرعت: موجودی‌های دائمی به سرعت قابل دسترسی هستند، که می‌تواند در مواردی که نیاز به تامین سریع داشته باشید، مفید باشد.
سادگی: مدیریت دائمی موجودی معمولا سادهتر است و نیازی به نرمافزار پیچیده ندارد.
معایب سیستم دائمی
هزینههای بالای ذخیرهسازی: ثابت نگه‌داشتن موجودی می‌تواند منجر به افزایش هزینههای ذخیرهسازی شود.
ریسک اشباع موجودی: اگر موجودی بیش از حد موجودی اشباع شود، می‌تواند منجر به افزایش بیش از حد موجودی و افزایش هزینهها گردد.
عدم انعطافپذیری: این سیستم به شما انعطاف کمتری برای پاسخگویی به تغییرات تقاضا و عرضه میدهد.
به طور کلی انتخاب بین سیستم ادواری و دائمی به نیازها و شرایط کسب و کار شما بستگی دارد. برای دستیابی به بهترین مدیریت موجودی، ممکن است لازم باشد از ترکیبی از هر دو سیستم استفاده کنید.
