کاربرگ حسابداری چیست؟ ۱۰ ستون با یک مثال کامل

کاربرگ حسابداری یک برگه پیش‌نویس چندستونی است که حسابدار در پایان دوره، تراز آزمایشی، ثبت‌های اصلاحی و ارقام صورت‌های مالی را کنار هم در آن می‌چیند. کارش یک چیز است: پیش از ثبت قطعی در دفاتر، نشان بدهد اعداد با هم جور درمی‌آیند یا نه.

کاربرگ جزو دفاتر رسمی نیست و هیچ رقمی از آن مستقیم وارد دفتر کل نمی‌شود. کتاب‌های اصول حسابداری هم آن را مرحله‌ای اختیاری در چرخه حسابداری می‌دانند. با این حال تقریباً هر استاد اصول ۱ آن را سر امتحان می‌خواهد، چون اگر کاربرگ را بفهمید، کل چرخه حسابداری را فهمیده‌اید.

این‌جا یک شرکت خدماتی فرضی را برمی‌داریم و کاربرگش را از ستون اول تا آخر می‌بندیم. دقت کنید که این اعداد همگی ساختگی‌اند و به میلیون تومان می‌باشد.

 

 

کاربرگ حسابداری به چه دردی می‌خورد

آخر دوره، حسابدار با یک مشکل ساده روبه‌روست. تراز آزمایشی را گرفته، ولی هنوز اصلاحات پایان دوره ثبت نشده است. استهلاک نخورده، بیمه پیش‌پرداخت مستهلک نشده و حقوق اسفند هنوز در حساب‌ها نیامده است.

اگر این اصلاحات مستقیم در دفاتر ثبت شود و بعد معلوم شود یکی اشتباه بوده، باید سند برگشتی زد. کاربرگ این آزمون و خطا را روی کاغذ انجام می‌دهد. سه فایده اصلی دارد:

• اثر هر ثبت اصلاحی را قبل از ثبت قطعی می‌بینید.
• سود خالص را پیش از تهیه صورت‌ها به دست می‌آورید.
• اگر جایی خطا باشد، جمع ستون‌ها همان‌جا لو می‌دهد.

پس کاربرگ جای صورت‌های مالی را نمی‌گیرد. صورت سود و زیان و ترازنامه بعد از آن و از روی آن تهیه می‌شوند. ثبت‌های اصلاحی و بستن حساب‌ها هم همچنان باید در دفتر روزنامه نوشته شوند.

 

 

ستون‌های کاربرگ حسابداری ۱۰ ستونی

رایج‌ترین شکل کاربرگ، ۱۰ ستون عددی دارد که در پنج جفت بدهکار و بستانکار کنار هم می‌نشینند. در کتاب آزاد حسابداری مالی OpenStax هم همین پنج دسته آمده: تراز آزمایشی، اصلاحات، تراز آزمایشی اصلاح‌شده، صورت سود و زیان و ترازنامه. یک ستون نام حساب هم سمت راست برگه است.

پنج جفت ستون کاربرگ حسابداری و کار هر کدام

جفت ستون	از کجا پر می‌شود	چه چیزی را کنترل می‌کند
تراز آزمایشی	مانده حساب‌های دفتر کل قبل از اصلاح	برابری بدهکار و بستانکار دفاتر
اصلاحات	ثبت‌های اصلاحی پایان دوره، هر کدام با یک حرف شناسه	برابری دو طرف هر ثبت
تراز آزمایشی اصلاح‌شده	جمع جبری دو جفت قبلی	مانده‌های نهایی حساب‌ها
سود و زیان	درآمدها و هزینه‌ها از تراز اصلاح‌شده	سود یا زیان خالص
ترازنامه	دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق مالکانه	تراز شدن نهایی با سود خالص

بعضی کتاب‌ها و کلاس‌ها ستون اصلاحات را حذف می‌کنند و کاربرگ ۸ ستونی می‌کشند. در کاربرگ ۱۲ ستونی هم معمولاً یک جفت ستون صورت سود و زیان انباشته اضافه می‌شود. منطق همه یکی است؛ فقط تعداد ایستگاه‌ها فرق می‌کند.

یک نکته اصطلاحی هم لازم است. در استانداردهای حسابداری تجدیدنظرشده ایران، ترازنامه با نام «صورت وضعیت مالی» آمده است. خیلی از جزوه‌ها هنوز ستون آخر کاربرگ را «ترازنامه» می‌نامند و هر دو نام را سر کلاس می‌شنوید.

 

 

مثال کاربرگ حسابداری: بستن کاربرگ در پنج گام

شرکت خدماتی فرضی ما پایان سال مالی را بسته و تراز آزمایشی‌اش آماده است. پنج اطلاع اصلاحی هم داریم:

1. (الف) از ۳۰ میلیون ملزومات، ۱۸ میلیون مصرف شده است.
2. (ب) از ۳۶ میلیون بیمه پیش‌پرداخت، ۱۲ میلیون مربوط به امسال است.
3. (ج) استهلاک تجهیزات سال ۶۰ میلیون است.
4. (د) از ۶۰ میلیون پیش‌دریافت، خدمتِ ۲۵ میلیونی انجام شده است.
5. (هـ) ۲۰ میلیون حقوق اسفند تعلق گرفته ولی پرداخت نشده است.

 

 

گام اول: تراز آزمایشی را بنویسید

مانده هر حساب را از دفتر کل در جفت ستون اول بیاورید و جمع بزنید. اگر با منطق خود تراز هنوز راحت نیستید، اول مفهوم تراز در حسابداری را مرور کنید. در مثال ما هر دو طرف ۱٬۴۷۰ است. تا وقتی این دو عدد برابر نشده، سراغ گام بعد نروید؛ خطای تراز آزمایشی تا آخر کاربرگ با شما می‌آید.

 

گام دوم: ثبت‌های اصلاحی را وارد کنید

هر ثبت را با حرف شناسه‌اش در هر دو طرف بنویسید. مثلاً کنار هزینه استهلاک «(ج) ۶۰» در ستون بدهکار و کنار استهلاک انباشته «(ج) ۶۰» در ستون بستانکار. حساب‌هایی که در تراز آزمایشی نبودند، مثل حقوق پرداختنی، زیر فهرست اضافه می‌شوند. جمع هر دو ستون اصلاحات ۱۳۵ است.

این حرف‌های شناسه را جدی بگیرید. وقتی کاربرگ تراز نمی‌شود، با همین حروف ظرف یک دقیقه می‌فهمید کدام ثبت فقط یک طرفش نوشته شده است.

 

گام سوم: تراز آزمایشی اصلاح‌شده را درآورید

برای هر حساب، مانده اول را با اصلاحات جمع جبری کنید. قاعده ساده است: بدهکار با بدهکار جمع می‌شود و بدهکار با بستانکار کم می‌شود. ملزومات ۳۰ بدهکار بود و ۱۸ بستانکار خورد، پس ۱۲ بدهکار می‌ماند. پیش‌دریافت ۶۰ بستانکار بود و ۲۵ بدهکار خورد، پس ۳۵ بستانکار.

 

گام چهارم: ارقام را به سود و زیان یا ترازنامه ببرید

حالا هر مانده اصلاح‌شده فقط به یکی از دو جفت ستون آخر منتقل می‌شود. درآمدها و هزینه‌ها به سود و زیان می‌روند. دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه به ترازنامه. سمت مانده عوض نمی‌شود؛ مانده بدهکار در ستون بدهکار می‌نشیند.

کاربرگ حسابداری شرکت فرضی (ارقام به میلیون تومان؛ ب = بدهکار، س = بستانکار)

حساب	تراز آزمایشی	اصلاحات	تراز اصلاح‌شده	سود و زیان	ترازنامه
موجودی نقد	۲۴۰ ب	—	۲۴۰ ب	—	۲۴۰ ب
حساب‌های دریافتنی	۱۶۰ ب	—	۱۶۰ ب	—	۱۶۰ ب
ملزومات	۳۰ ب	(الف) ۱۸ س	۱۲ ب	—	۱۲ ب
بیمه پیش‌پرداخت	۳۶ ب	(ب) ۱۲ س	۲۴ ب	—	۲۴ ب
تجهیزات	۶۰۰ ب	—	۶۰۰ ب	—	۶۰۰ ب
استهلاک انباشته	۱۲۰ س	(ج) ۶۰ س	۱۸۰ س	—	۱۸۰ س
حساب‌های پرداختنی	۹۰ س	—	۹۰ س	—	۹۰ س
پیش‌دریافت درآمد	۶۰ س	(د) ۲۵ ب	۳۵ س	—	۳۵ س
سرمایه	۵۰۰ س	—	۵۰۰ س	—	۵۰۰ س
درآمد خدمات	۷۰۰ س	(د) ۲۵ س	۷۲۵ س	۷۲۵ س	—
هزینه حقوق	۲۸۰ ب	(هـ) ۲۰ ب	۳۰۰ ب	۳۰۰ ب	—
هزینه اجاره	۱۲۴ ب	—	۱۲۴ ب	۱۲۴ ب	—
هزینه ملزومات	—	(الف) ۱۸ ب	۱۸ ب	۱۸ ب	—
هزینه بیمه	—	(ب) ۱۲ ب	۱۲ ب	۱۲ ب	—
هزینه استهلاک	—	(ج) ۶۰ ب	۶۰ ب	۶۰ ب	—
حقوق پرداختنی	—	(هـ) ۲۰ س	۲۰ س	—	۲۰ س
جمع	۱٬۴۷۰ = ۱٬۴۷۰	۱۳۵ = ۱۳۵	۱٬۵۵۰ = ۱٬۵۵۰	ب ۵۱۴ / س ۷۲۵	ب ۱٬۰۳۶ / س ۸۲۵
سود خالص				۲۱۱ ب	۲۱۱ س
جمع نهایی				۷۲۵ = ۷۲۵	۱٬۰۳۶ = ۱٬۰۳۶

گام پنجم: سود خالص را پیدا کنید و کاربرگ را ببندید

جمع ستون بستانکار سود و زیان ۷۲۵ است و جمع بدهکارش ۵۱۴. اختلاف، یعنی ۲۱۱ میلیون، سود خالص است. این عدد در ستون بدهکار سود و زیان و ستون بستانکار ترازنامه نوشته می‌شود.

چرا بستانکار ترازنامه؟ چون سود، حقوق مالکانه را زیاد می‌کند و حقوق مالکانه مانده بستانکار دارد. حالا ستون‌های ترازنامه هم ۱٬۰۳۶ و ۱٬۰۳۶ می‌شوند. اگر زیان داشتید، جهت برعکس است: زیان در ستون بستانکار سود و زیان و بدهکار ترازنامه می‌نشیند.

همین برابری آخر، کنترل اصلی کاربرگ است. عدد سود خالص باید در هر دو جفت ستون، اختلاف را دقیقاً صفر کند.

 

 

وقتی کاربرگ حسابداری تراز نمی‌شود

سر امتحان، کاربرگی که آخرش تراز نمی‌شود معمولاً یکی از این چهار ایراد را دارد. به همین ترتیب چکشان کنید:

1. انتقال به ستون اشتباه. استهلاک انباشته را به سود و زیان برده‌اید یا پیش‌دریافت را درآمد گرفته‌اید. استهلاک انباشته کاهنده دارایی است و جایش ترازنامه است.
2. ثبت اصلاحی یک‌طرفه. حرف‌های شناسه را بشمارید. هر حرف باید یک بار در بدهکار و یک بار در بستانکار باشد.
3. جمع جبری با علامت برعکس. مانده بدهکاری را که بستانکار خورده، جمع زده‌اید. اگر اختلاف دقیقاً دو برابر مبلغ یک اصلاح است، خطا همان‌جاست.
4. سود خالص در جای غلط. سود را در هر دو جفت ستون در یک سمت نوشته‌اید. سود همیشه در دو سمت مخالف می‌نشیند.

یک کنترل دیگر هم سریع است. اگر اختلاف ستون‌های ترازنامه بر ۹ بخش‌پذیر باشد، احتمالاً دو رقم جابه‌جا نوشته شده؛ مثلاً ۶۰۰ را ۰۶۰ خوانده‌اید یا ۲۴۰ را ۴۲۰.

 

 

کاربرگ حسابداری با کاربرگ حسابرسی فرق دارد

در مفهوم «کاربرگ» به دو معنا برمی‌خورید که اسمشان یکی است ولی کارشان نه. کاربرگ حسابداری همان برگه ۱۰ ستونی پایان دوره است که حسابدار شرکت برای بستن حساب‌ها می‌کشد.

کاربرگ حسابرسی، که در متون حرفه‌ای «کاربرگ‌های حسابرسی» یا Working Papers هم گفته می‌شود، مستندات حسابرس است. برنامه رسیدگی، تأییدیه‌ها، آزمون‌ها و نتیجه‌گیری‌های حسابرس در آن‌ها ثبت می‌شود و پشتوانه گزارش حسابرسی است. برخلاف کاربرگ حسابداری که پیش‌نویس است، این مستندات طبق استانداردهای حسابرسی باید نگهداری شوند.

برای «کاربرگ حسابداری» هم اگر سؤال امتحانتان از اصول حسابداری است، منظور فقط کاربرگ ۱۰ ستونی است.

 

 

کاربرگ حسابداری در اکسل و نرم‌افزارهای حسابداری

نرم‌افزارهای حسابداری امروز کاربرگ کاغذی را عملاً کنار گذاشته‌اند. اصلاحات را ثبت می‌کنید و تراز اصلاح‌شده و صورت‌ها را خود نرم‌افزار می‌دهد. با این حال منطق کاربرگ هنوز در کار است؛ فقط پشت صحنه رفته است.

اکسل جای خوبی برای کشیدن کاربرگ است، به‌خصوص برای کنترل قبل از ثبت. ستون تراز اصلاح‌شده را با فرمول بسازید: =MAX(0,B2-C2+D2-E2) برای بدهکار و =MAX(0,C2-B2+E2-D2) برای بستانکار، که در آن B و C تراز آزمایشی و D و E اصلاحات‌اند. ردیف جمع را هم با یک شرط ساده رنگی کنید تا هر اختلافی فوراً دیده شود.

اگر تراز آزمایشی را از خروجی نرم‌افزار می‌گیرید، ساختن آن با SUMIFS را در راهنمای توابع کاربردی اکسل در حسابداری ببینید.

 

 

خلاصه: کاربرگ را با یک سؤال ببندید

کاربرگ حسابداری پیش‌نویسی است که تراز آزمایشی را با اصلاحات پایان دوره به سود خالص و ارقام ترازنامه وصل می‌کند. ترتیبش ثابت است: تراز آزمایشی، اصلاحات با حرف شناسه، تراز اصلاح‌شده، انتقال به دو جفت ستون آخر و پیدا کردن سود. اگر آخرش تراز نشد، اول ستون انتقال‌ها را چک کنید و بعد حرف‌های شناسه را.

بهترین تمرین این است که همین مثال را بدون نگاه کردن به جدول دوباره ببندید. اگر می‌خواهید چرخه کامل حسابداری را روی اسناد یک شرکت واقعی و زیر نظر مدرس تمرین کنید، دوره آنلاین آموزش حسابداری آپاداس را ببینید. قدم بعد از کاربرگ هم تهیه صورت‌هاست که در آموزش تهیه صورت‌های مالی ادامه‌اش را می‌بینید.

 

 

 

سوالات متداول درباره کاربرگ حسابداری

آیا تهیه کاربرگ حسابداری اجباری است؟

نه. کاربرگ ابزار کمکی حسابدار است و جزو دفاتر قانونی یا صورت‌های مالی نیست. کتاب‌های اصول حسابداری آن را گامی اختیاری در چرخه حسابداری می‌دانند. ثبت‌های اصلاحی و بستن حساب‌ها حتی با وجود کاربرگ باید در دفتر روزنامه ثبت و به دفتر کل منتقل شوند.

کاربرگ حسابداری چند ستون دارد؟

رایج‌ترین شکل ۱۰ ستونی است: پنج جفت بدهکار و بستانکار برای تراز آزمایشی، اصلاحات، تراز آزمایشی اصلاح‌شده، سود و زیان و ترازنامه. نسخه ۸ ستونی ستون اصلاحات را ندارد و نسخه ۱۲ ستونی معمولاً یک جفت ستون برای سود و زیان انباشته اضافه می‌کند. منطق تهیه در همه یکی است.

سود خالص در کاربرگ کجا نوشته می‌شود؟

در ستون بدهکار سود و زیان و ستون بستانکار ترازنامه. سود خالص اختلاف دو ستون سود و زیان است و با نوشتنش هر دو جفت ستون آخر تراز می‌شوند. زیان خالص برعکس، در ستون بستانکار سود و زیان و بدهکار ترازنامه می‌آید.

استهلاک انباشته در کاربرگ به کدام ستون می‌رود؟

به ستون بستانکار ترازنامه. استهلاک انباشته حساب کاهنده دارایی است، نه هزینه. هزینه استهلاک دوره است که به ستون بدهکار سود و زیان می‌رود. قاطی کردن این دو حساب یکی از رایج‌ترین دلایل تراز نشدن کاربرگ سر امتحان است.

تفاوت کاربرگ با تراز آزمایشی چیست؟

تراز آزمایشی فقط فهرست مانده حساب‌ها در یک لحظه است و برابری بدهکار و بستانکار را می‌سنجد. کاربرگ تراز آزمایشی را نقطه شروع می‌گیرد، اصلاحات را به آن اضافه می‌کند و تا سود خالص و ارقام ترازنامه جلو می‌رود. در واقع تراز آزمایشی جفت ستون اول کاربرگ است.

بعد از تهیه کاربرگ چه کاری باید کرد؟

سه کار پشت سر هم: صورت‌های مالی را از ستون‌های سود و زیان و ترازنامه تهیه کنید، ثبت‌های اصلاحی را در دفتر روزنامه بنویسید و به دفتر کل ببرید، و بعد حساب‌های موقت را ببندید. آخر کار هم تراز آزمایشی بعد از بستن حساب‌ها گرفته می‌شود که فقط حساب‌های دائمی در آن می‌ماند.