تعاریف سیستم ادواری و دائمی در حسابداری

سیستم­های ادواری (معروف به سیستم­های موجودی) و سیستم­های دائمی، دو نوع سیستم در حسابداری هستند و تفاوت­های مهمی با هم دارند. درادامه به تفاوت­های اصلی این دو سیستم پرداخته می‌شود.

در حسابداری، سیستم ادواری و سیستم دائمی دو رویکرد متفاوت برای ثبت معاملات و تهیه گزارش­های مالی هستند. تفاوت اصلی بین این دو سیستم زمانی است که درآمد و هزینه برای محاسبه سود خالص در نظر گرفته می‌شود.

سیستم ادواری (حسابداری تعهدی):

در این سیستم، تراکنش‌ها بر مبنای تاریخی ثبت می‌شوند، یعنی زمانی که تراکنش انجام می‌شود، صرف‌نظر از اینکه پرداختی دریافت شده باشد یا خیر، در حساب ثبت می‌شود؛ پس درآمدها و هزینه­ها بر اساس تعهدی ثبت می شوند، نه زمانی که وجه نقد دریافت یا پرداخت می‌شود. این سیستم عمدتاً برای گزارشگری مالی منظم استفاده شده و کلیه معاملات باید با اصول دوره‌ای مطابقت داشته باشند.

سیستم دائمی (حسابداری نقدی):

در این سامانه، معاملات بر اساس پول واقعی دریافتی و پرداختی ثبت می‌شود. به عبارت دیگر، درآمدها و هزینه­ها زمانی ثبت می‌شوند که وجه نقد واقعی دریافت یا پرداخت شود. این سیستم، ساده­تر از سیستم زمانی است و معمولاً توسط مشاغل کوچک و کارآفرینان استفاده می­شود. در این سیستم، تراکنش­ها در حساب­های رسمی و درآمدها و هزینه­ها به عنوان تراکنش  ثبت می­شوند.

تفاوت های سیستم­های ادواری و دائمی

تفاوت اصلی بین این دو سیستم زمانی است که درآمدها و هزینه­ها گزارش می­شوند. در سیستم ادواری هنگام تعهد ثبت صورت می‌گیرد. در حالی که در سیستم دائمی، در زمان واقعی دریافت و پرداخت ثبت انجام می­شود. انتخاب بین این دو سیستم معمولا بر اساس نوع و اندازه کسب و کار و نیازهای مالی آن است.

تفاوت سیستم­های ادواری و دائمی در روش تسهیل تعادل

سیستم ادواری: در این سیستم، تراکنش‌ها در صورت وقوع بر تراز مالی دوره مالی جاری اعمال می­شود؛ یعنی زمانی که معاملات انجام می‌گردد، پیامدهای مالی بلافاصله در صورت‌های مالی ثبت می‌شود.

سیستم دائمی: در این سیستم، تراکنش‌ها به طور مداوم (یعنی همزمان با وقوع) ثبت نمی­شوند؛ در عوض، حواله‌ها و مانده‌های مالی در فواصل منظم، معمولاً ماهیانه یا سالیانه، ارائه می‌شوند.

تفاوت سیستم­های ادواری و دائمی در رعایت استانداردهای حسابداری

سیستم ادواری: این سیستم معمولاً مبتنی بر استانداردهای حسابداری و مبتنی بر حقوق صاحبان سهام (مانند استاندارد بین‌‌المللی حسابداری) است، زیرا درآمدها و هزینه­ها در دوره‌های مالی مربوطه ثبت می‌گردند.

سیستم دائمی: این سیستم با استانداردهای حسابداری مبتنی بر موجودی (مانند GAAP ایالات متحده) سازگارتر است، زیرا معاملات نقدی و نقل و انتقالات تراز مالی در مقاطع زمانی مختلف ثبت می‌شوند.

تفاوت سیستم­های ادواری و دائمی در گزارش پیشرفته

سیستم ادواری: گزارش­دهی در این سیستم می‌تواند بسیار پیچیده باشد، زیرا صورت‌های مالی باید به طور جداگانه برای هر دوره مالی تهیه شود.

سیستم دائمی: گزارش‌دهی در این سیستم معمولاً ساده‌تر است، زیرا تراکنش­های نقدی و مانده­های مالی در بازه‌های زمانی معینی تنظیم می‌شوند. هر دو سیستم دارای مزایا و معایبی هستند و انتخاب بین آنها به عواملی مانند: نوع کسب و کار و استانداردهای حسابداری بستگی دارد.

مزایا و معایب سیستم­های دائمی و ادواری

سیستم­های دوره ای و دائمی در مدیریت انبار و موجودی دارای مزایا و معایبی هستند. مزایا و معایب هر یک از این سیستم­ها در زیر آمده است.

مزایای سیستم ادواری

انعطاف‌پذیری: این سیستم به شما امکان می دهد سطوح موجودی را بر اساس تغییرات عرضه و تقاضا به روز کنید. این انعطاف‌پذیری به شما کمک می‌کند تا به بهبود موجودی و بهینه‌سازی پاسخ دهید.

کاهش هزینه­ها: با استفاده از یک سیستم دوره‌ای، می‌توانید موجودی کمتری را نگه دارید و به طور موثرتر مدیریت کنید، تا حدی‌که بتوانید هزینه­های انبارداری و نگهداری را کاهش دهید.

کاهش خطاها: تکیه بر سیستم­های خودکار و نرم­افزار موجودی برای مدیریت موجودی می‌تواند به کاهش خطاها و اشتباهات دستی کمک کند.

   معایب سیستم ادواری:

پیچیدگی: مدیریت دوره‌ای سیستم پیچیده بوده و نیاز به نرم‌افزار خاصی دارد.

نیاز به منابع: پیاده‌سازی و حفظ یک سیستم دوره‌ای نیازمند منابع مالی و انسانی است.

خطر اشباع موجودی: اگر سیستم مناسب به درستی پیاد‌ سازی نشود، ممکن است مسائل مربوط به انطباق و موجودی ایجاد شود.

مزایای سیستم دائمی

تداوم: این سیستم پیوسته تضمین می‌کند که موجودی همیشه در دسترس است.

سرعت: موجودی‌های دائمی به سرعت قابل دسترسی هستند، که می‌تواند در مواردی که نیاز به تامین سریع داشته باشید، مفید باشد.

سادگی: مدیریت دائمی موجودی معمولا ساده‌تر است و نیازی به نرم‌افزار پیچیده ندارد.

معایب سیستم دائمی

هزینه­های بالای ذخیره­سازی: ثابت نگه‌داشتن موجودی می‌تواند منجر به افزایش هزینه­های ذخیره­سازی شود.

ریسک اشباع موجودی: اگر موجودی بیش از حد موجودی اشباع شود، می‌تواند منجر به افزایش بیش از حد موجودی و افزایش هزینه­ها گردد.

عدم انعطاف­پذیری: این سیستم به شما انعطاف کمتری برای پاسخگویی به تغییرات تقاضا و عرضه می­دهد.

به طور کلی انتخاب بین سیستم ادواری و دائمی به نیا­زها و شرایط کسب ­و ­کار شما بستگی دارد. برای دستیابی به بهترین مدیریت موجودی، ممکن است لازم باشد از ترکیبی از هر دو سیستم استفاده کنید.