تعاریف سیستم ادواری و دائمی در حسابداری
در حسابداری، انتخاب سیستم مناسب برای مدیریت موجودی کالاها و هزینههای مرتبط، یکی از مهم‌ترین تصمیمات مدیریتی است که شرکت‌ها و سازمان‌ها با آن روبرو هستند. سیستمهای ادواری و دائمی در حسابداری، دو رویکرد اصلی برای ثبت و گزارشدهی تراکنشهای مالی و موجودی‌ها هستند. هر یک از این سیستمها دارای مزایا و معایب خاص خود هستند که بسته به نوع کسب‌وکار و نیازهای حسابداری شرکت، ممکن است یکی از آنها مناسب‌تر باشد.
در این مقاله از آموزشگاه حسابداری آپاداس، به بررسی جامع و کاملی از سیستمهای ادواری و دائمی در حسابداری پرداخته‌ایم تا به شما کمک کنیم درک بهتری از این دو سیستم پیدا کنید و بتوانید بر اساس نیازهای خاص کسب‌وکار خود، بهترین تصمیم را بگیرید. همچنین، به تفاوتهای کلیدی میان این دو سیستم خواهیم پرداخت و نشان خواهیم داد که چگونه می‌توانند بر فرایندهای حسابداری و گزارشدهی مالی شما تأثیر بگذارند.
سیستمهای ادواری (معروف به سیستمهای موجودی) و سیستمهای دائمی، دو نوع سیستم در حسابداری هستند و تفاوتهای مهمی با هم دارند. درادامه به تفاوتهای اصلی این دو سیستم پرداخته میشود.
در حسابداری، سیستم ادواری و سیستم دائمی دو رویکرد متفاوت برای ثبت معاملات و تهیه گزارشهای مالی هستند. تفاوت اصلی بین این دو سیستم زمانی است که درآمد و هزینه برای محاسبه سود خالص در نظر گرفته میشود.
سیستم ادواری (حسابداری تعهدی)
در این سیستم، تراکنشها بر مبنای تاریخی ثبت میشوند، یعنی زمانی که تراکنش انجام میشود، صرف‌نظر از اینکه پرداختی دریافت شده باشد یا خیر، در حساب ثبت میشود؛ پس درآمدها و هزینهها بر اساس تعهدی ثبت می شوند، نه زمانی که وجه نقد دریافت یا پرداخت میشود. این سیستم عمدتاً برای گزارشگری مالی منظم استفاده شده و کلیه معاملات باید با اصول دوره‌ای مطابقت داشته باشند.
سیستم دائمی (حسابداری نقدی)
در این سامانه، معاملات بر اساس پول واقعی دریافتی و پرداختی ثبت میشود. به عبارت دیگر، درآمدها و هزینهها زمانی ثبت میشوند که وجه نقد واقعی دریافت یا پرداخت شود. این سیستم، سادهتر از سیستم زمانی است و معمولاً توسط مشاغل کوچک و کارآفرینان استفاده میشود. در این سیستم، تراکنشها در حسابهای رسمی و درآمدها و هزینهها به عنوان تراکنش ثبت میشوند.
تفاوت های سیستمهای ادواری و دائمی
تفاوت اصلی بین این دو سیستم زمانی است که درآمدها و هزینهها گزارش میشوند. در سیستم ادواری هنگام تعهد ثبت صورت می‌گیرد. در حالی که در سیستم دائمی، در زمان واقعی دریافت و پرداخت ثبت انجام میشود. انتخاب بین این دو سیستم معمولا بر اساس نوع و اندازه کسب و کار و نیازهای مالی آن است.
تفاوت سیستمهای ادواری و دائمی در روش تسهیل تعادل
- سیستم ادواری: در این سیستم، تراکنشها در صورت وقوع بر تراز مالی دوره مالی جاری اعمال میشود؛ یعنی زمانی که معاملات انجام می‌گردد، پیامدهای مالی بلافاصله در صورت‌های مالی ثبت میشود.
- سیستم دائمی: در این سیستم، تراکنشها به طور مداوم (یعنی همزمان با وقوع) ثبت نمیشوند؛ در عوض، حواله‌ها و ماندههای مالی در فواصل منظم، معمولاً ماهیانه یا سالیانه، ارائه میشوند.
تفاوت سیستمهای ادواری و دائمی در رعایت استانداردهای حسابداری
- سیستم ادواری: این سیستم معمولاً مبتنی بر استانداردهای حسابداری و مبتنی بر حقوق صاحبان سهام (مانند استاندارد بین‌‌المللی حسابداری) است، زیرا درآمدها و هزینهها در دوره‌های مالی مربوطه ثبت می‌گردند.
- سیستم دائمی: این سیستم با استانداردهای حسابداری مبتنی بر موجودی (مانند GAAP ایالات متحده) سازگارتر است، زیرا معاملات نقدی و نقل و انتقالات تراز مالی در مقاطع زمانی مختلف ثبت میشوند.
تفاوت سیستمهای ادواری و دائمی در گزارش پیشرفته
- سیستم ادواری: گزارشدهی در این سیستم می‌تواند بسیار پیچیده باشد، زیرا صورت‌های مالی باید به طور جداگانه برای هر دوره مالی تهیه شود.
- سیستم دائمی: گزارشدهی در این سیستم معمولاً سادهتر است، زیرا تراکنشهای نقدی و ماندههای مالی در بازه‌های زمانی معینی تنظیم میشوند. هر دو سیستم دارای مزایا و معایبی هستند و انتخاب بین آنها به عواملی مانند: نوع کسب و کار و استانداردهای حسابداری بستگی دارد.
مزایا و معایب سیستمهای دائمی و ادواری
سیستمهای دوره ای و دائمی در مدیریت انبار و موجودی دارای مزایا و معایبی هستند. مزایا و معایب هر یک از این سیستمها در زیر آمده است.
مزایای سیستم ادواری
انعطافپذیری: این سیستم به شما امکان می دهد سطوح موجودی را بر اساس تغییرات عرضه و تقاضا به روز کنید. این انعطافپذیری به شما کمک می‌کند تا به بهبود موجودی و بهینه‌سازی پاسخ دهید.
کاهش هزینهها: با استفاده از یک سیستم دوره‌ای، می‌توانید موجودی کمتری را نگه دارید و به طور موثرتر مدیریت کنید، تا حدی‌که بتوانید هزینههای انبارداری و نگهداری را کاهش دهید.
کاهش خطاها: تکیه بر سیستمهای خودکار و نرمافزار موجودی برای مدیریت موجودی می‌تواند به کاهش خطاها و اشتباهات دستی کمک کند.
معایب سیستم ادواری
پیچیدگی: مدیریت دوره‌ای سیستم پیچیده بوده و نیاز به نرمافزار خاصی دارد.
نیاز به منابع: پیاده‌سازی و حفظ یک سیستم دوره‌ای نیازمند منابع مالی و انسانی است.
خطر اشباع موجودی: اگر سیستم مناسب به درستی پیاد سازی نشود، ممکن است مسائل مربوط به انطباق و موجودی ایجاد شود.
مزایای سیستم دائمی
تداوم: این سیستم پیوسته تضمین می‌کند که موجودی همیشه در دسترس است.
سرعت: موجودی‌های دائمی به سرعت قابل دسترسی هستند، که می‌تواند در مواردی که نیاز به تامین سریع داشته باشید، مفید باشد.
سادگی: مدیریت دائمی موجودی معمولا سادهتر است و نیازی به نرمافزار پیچیده ندارد.
معایب سیستم دائمی
هزینه های بالای ذخیرهسازی: ثابت نگه‌داشتن موجودی می‌تواند منجر به افزایش هزینههای ذخیرهسازی شود.
ریسک اشباع موجودی: اگر موجودی بیش از حد موجودی اشباع شود، می‌تواند منجر به افزایش بیش از حد موجودی و افزایش هزینهها گردد.
عدم انعطافپذیری: این سیستم به شما انعطاف کمتری برای پاسخگویی به تغییرات تقاضا و عرضه میدهد.
به طور کلی انتخاب بین سیستم ادواری و دائمی به نیازها و شرایط کسب و کار شما بستگی دارد. برای دستیابی به بهترین مدیریت موجودی، ممکن است لازم باشد از ترکیبی از هر دو سیستم استفاده کنید.
مثال‌های کاربردی از سیستمهای ادواری و دائمی
- شرکت‌های تولیدی:
در یک شرکت تولیدی بزرگ که حجم بالایی از مواد اولیه و کالاهای نیمه‌تمام دارد، استفاده از سیستم دائمی می‌تواند به مدیران مالی کمک کند تا به‌صورت دقیق و به‌روز موجودی‌ها را مدیریت کنند و هزینههای تولید را به‌دقت پایش کنند. - فروشگاه‌های کوچک:
برای یک فروشگاه کوچک که حجم تراکنشهای خرید و فروش روزانه آن کم است، استفاده از سیستم ادواری می‌تواند گزینه مناسبی باشد. این سیستم به کاهش هزینهها کمک کرده و مدیریت موجودی را سادهتر می‌کند.
نتیجه گیری
انتخاب بین سیستم ادواری و دائمی در حسابداری بستگی به نیازهای خاص کسب‌وکار شما دارد. اگر دقت و به‌روزرسانی‌های مداوم برای شما اهمیت دارد و می‌توانید هزینههای مرتبط با سیستم دائمی را پوشش دهید، این سیستم می‌تواند گزینه مناسبی باشد. اما اگر به دنبال کاهش هزینهها و ساده‌سازی فرایندهای حسابداری هستید، سیستم ادواری می‌تواند انتخاب بهتری باشد.
سوالات متداول
سیستم ادواری و دائمی در حسابداری چیست؟ سیستمهای ادواری و دائمی دو روش اصلی برای ثبت و گزارشدهی تراکنشهای مالی و مدیریت موجودی کالاها هستند.
تفاوت اصلی بین سیستم ادواری و دائمی چیست؟ تفاوت اصلی در روش ثبت و به‌روزرسانی تراکنش‌هاست؛ سیستم ادواری تنها در پایان دوره به‌روزرسانی میشود، در حالی که سیستم دائمی به صورت مداوم و در زمان واقعی به‌روزرسانی میشود.
کدام سیستم برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب‌تر است؟ سیستم ادواری به دلیل سادگی و کاهش هزینهها برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب‌تر است.
آیا سیستم دائمی به نرم‌افزارهای خاصی نیاز دارد؟ بله، سیستم دائمی به نرم‌افزارها و تکنولوژی‌های پیشرفته حسابداری نیاز دارد تا بتواند به‌روزرسانی‌های مستمر و دقیق را ارائه دهد.
چگونه می‌توان بهترین سیستم را برای کسب‌وکار انتخاب کرد؟ برای انتخاب بهترین سیستم، باید نیازهای خاص کسب‌وکار خود را در نظر بگیرید، از جمله حجم تراکنشها، نیاز به دقت و به‌روزرسانی‌های مداوم، و بودجه‌ی موجود برای پوشش هزینههای مرتبط با حسابداری.
هانیه هاشم‌زاده، متولد 1367با حسابداری درمحیط کار به‌صورت تجربی آشنا شد. وی دانش‌آموخته رشته مدیریت دولتی در مقطع کارشناسی و رشته مدیریت فن‌آوری اطلاعات در مقطع کارشناسی ارشد است. علی‌رغم تطابق رشته دانشگاهی با حسابداری، او درمدت زمان کوتاهی توانست در رشته حسابداری به پیشرفت قابل توجهی دست یابد، به‌طوری‌که در هشتمین سال فعالیت، در سمت مدیرمالی فعالیت خود را آغاز نمود.
هاشم‌زاده، موفقیت خود را همواره مدیون اساتید و اعتماد مدیران عالی در محیط کار و بیش از همه آقای وحید قربانی می‌داند، و این سرآغاز شروع مسیر آپاداس با ایشان می‌باشد.
نا گفته نماند، خانم هاشم‌زاده علاوه بر مدیریت و کسب آموخته، مشاور و مجری مالی کسب و کارهای متعددی بوده است. باتوجه به این که فعالیت اصلی و اولیه
آپاداس براساس خدمات حسابداری بود، اما علاقه به یادگیری و آموزش، و توجه به دغدغه دانشجویان و کارجویان در زمینه نرم افزار و حسابداری، موجب گردید تا نقش اساسی در کاربرد آموخته‌های حسابداری به‌صورت عملی داشته باشد.
از فعالیت های فعلی خانم هانیه هاشم زاده، علاوه بر ارائه خدمات و آموزش حسابداری، مدیریت تیم محتوای تخصصی سایت، پیج اینستاگرامی، تنظیم دوره ها و تهیه جزوات می‌باشد. قطعا رشد و ترقی مدیران و تیم این مجموعه، موفقیت آپاداس و شرکای تجاری آن را رقم خواهد زد.
وبسایت آموزشگاه حسابداری آپاداس علاوه بر ارائه مقالات حسابداری، دوره های آموزش حسابداری و فایل اکسل حسابداری نیز ارائه می‌کند. اگر در تبریز هستید و به دنبال آموزشگاه حسابداری معتبر می‌گردید، شرایط شرکت در دوره و سایر اطلاعات مربوطه را در صفحه آموزش حسابداری در تبریز آپاداس می‌توانید مشاهده فرمایید. همچنین دوره آموزش آنلاین حسابداری آپاداس به شما این امکان را می‌دهند که مهارت‌های لازم برای مدیریت مالی شرکت خود را کسب کنید و با استفاده از فایل‌های اکسل آماده، کارایی و دقت بیشتری در کار خود داشته باشید.