حساب‌ها و اسناد دریافتنی
در حسابداری، اسناد دریافتنی نقش حیاتی در مدیریت مالی و حسابداری شرکت‌ها ایفا می‌کنند. این اسناد نمایانگر مطالباتی هستند که شرکت از مشتریان خود دارد و به‌عنوان دارایی‌های جاری در ترازنامه شرکت درج می‌شوند. در این مقاله از آپاداس، به بررسی انواع اسناد دریافتنی، ماهیت آن‌ها، اسناد واخواست شده و دریافتنی‌های بلند مدت خواهیم پرداخت و نکات مهمی در مدیریت آن‌ها را مرور خواهیم کرد. همچنین پس از مطالعه این مقاله پیشنهاد می شود مقاله مربوط به سایر حساب های دریافتنی نیز مطالعه شود.
حساب های دریافتنی چیست؟
این حساب دائمی است و شامل اسناد دریافتنی تجاری در جریان وصول، اسناد دریافتنی تجاری نزد صندوق، اسناد دریافتنی تجاری واخواستی و حساب‌های دریافتنی تجاری می‌باشد که در قبال فروش کالا ارائه خدمات ایجاد شده و براساس خالص ارزش بازیافتنی منعکس میشود.
معمولاً در صورت‌های مالی حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری از سایر حساب‌ها و اسناد دریافتنی مجزا میشود.اصطلاح تجاری برای حساب‌ها و اسناد دریافتنی به‌کار می‌رود که در قبال فروش کالا یا ارئه خدمات ایجاد شده باشد. حساب‌ها و اسناد دریافتنی براساس خالص ارزش بازیافتنی منعکس میشود.خالص ارزش بازیافتنی برابر با ارزش اسمی منهای مبلغ برآوردی اقلام مشکوک‌الوصول است. مبلغ غیر قابل وصول با توجه به تجارب گذشته و براساس درصدی از فروش نسیه یا درصدی از مطالبات برآورد میشود. اجزای حساب‌ها و اسناد دریافتنی تجاری در یادداشت‌های توضیحی افشا میشود.
براساس استاندارد شماره ۱۲ حسابداری افشای اطلاعات در خصوص اشخاص وابسته، مانده طلب از اشخاص وابسته باید به‌طور جداگانه در یادداشت‌های توضیحی افشا شود. شرکت‌های فرعی و وابسته و مسؤلان ارشد کادر مدیریت نمونه‌هایی از اشخاص وابسته می‌باشد.
ماهیت اسناد دریافتنی
اسناد دریافتنی نشان‌دهنده مطالبات مالی شرکت از مشتریان یا اشخاص ثالث هستند. این اسناد به‌عنوان دارایی‌های جاری در ترازنامه شرکت ثبت می‌شوند و انتظار می‌رود که در مدت زمان کوتاهی به نقدینگی تبدیل شوند. ماهیت اسناد دریافتنی به گونه‌ای است که برای شرکت‌ها امکان‌پذیر می‌سازد که جریان نقدی خود را بهبود بخشند و درآمدهای خود را تثبیت کنند.
انواع اسناد دریافتنی
در حسابداری، اسناد دریافتنی به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:
اسناد دریافتنی تجاری
این نوع از اسناد دریافتنی به مطالبات ناشی از فروش کالاها یا خدمات به مشتریان مرتبط است. زمانی که شرکت کالایی را به مشتری می‌فروشد و مشتری تعهد می‌کند که مبلغ آن را در آینده پرداخت کند، این تعهد به‌عنوان سند دریافتنی تجاری ثبت میشود.
اسناد دریافتنی غیرتجاری
این دسته شامل مطالباتی است که به فعالیت‌های غیرتجاری شرکت مربوط می‌شوند، مانند وام‌هایی که شرکت به کارکنان خود می‌دهد یا مطالبات ناشی از فروش دارایی‌های ثابت.
حساب های دریافتنی تجاری چیست؟
درصورتی که مطالبات ازطریق فعالیت مستمر و اصلی واحد تجاری (فروش کالا یا ارائه خدمات) به وجود آمده باشند“حساب های دریافتنی تجاری” نامیده می‌شوند. به‌عنوان مثال مطالبات ناشی از فروش درب اتوماتیک در شرکت تولیدکننده این محصول باید در حساب های دریافتنی تجاری ثبت شود.
کدینگ حـساب‌ها و اسـناد دریافتنی
جهت مطالعه بیشتر درخصوص کدینگ حسابداری، حساب‌ها و اسناد دریافتنی بر روی مقاله کدینگ حسابداری کلیک کنید.
منشأ و ماهیت حساب های دریافتنی
حساب‌های دریافتنی نه‌تنها شامل مطالبات از مشتریان، بلکه شامل انواع مختلف مطالبات دیگر، مثل: وام به مدیران، کارکنان و … می‌باشد. مانده حساب ها و اسناد دریافتنی معمولاً مبلغ هنگفتی است و باید به خالص ارزش بازیافتنی در ترازنامه گزارش شود. حسابرسان به چگونگی ارائه و افشای مربوط به وام‌های پرداختی به اعضای هیئت مدیره، مدیران اجرائی و شرکت های وابسته توجه مخصوص دارند و افشای کامل معاملات بدون ویژگیهای معاملات عادی و حقیقی یک اصل اساسی در ارائه صورت‌های مالی است.
اسناد دریافتنی معمولاً در معاملات عمده به‌کار می‌رود. همچنین اسناد دریافتنی معمولاً مهم‌ترین دارایی بانک‌ها و مؤسسات مالی است.
(جهت مطالعه بیشتر درخصوص ماهیت حساب‌ها و اسناد دریافتنی بر روی مقاله ماهیت حساب‌ها کلیک کنید)
زمان و نحوه ثبت حساب‌ها و اسناد دریافتنی
هنگام دریافت سند یا ایجاد و قبول تعهد برای اشخاص و شرکت‌های دیگر که ناشی از فعالیت اصلی شرکت باشد، این حساب بدهکار شده و هنگام دریافت وجه یا تنزیل بستانکار خواهد شد.
اسناد دریافتنی تجاری نزد صندوق
آن‌دسته از مطالبات شرکت که طیّ چک تسویه شده‌اند و فعلاً قابلیّت تبدیل شدن به پول نقد را ندارند در حساب اسناد تجاری نگهداری و ثبت می‌کنند.
چک‌های دریافت‌شده از مشتریان، که تا زمان سررسید آن در گاوصندوق شرکت نگهداری می‌شوند، را در حساب «اسناد دریافتنی نزد صندوق» شناسایی می‌کنند.
*** برخی شرکت‌ها چک‌های روز دریافت‌شده از مشتریان را در حساب «وجوه در راه» که زیرشاخه‌ی حساب «موجودی نقد و بانک» است، ثبت می‌کنند و فقط چک‌های مدّت‌دار را در حساب «اسناد دریافتنی نزد صندوق» می‌آورند. با وجود این‌که این روش دقیق‌تر است، امّا به‌دلیل این‌که تا زمان پاس شدن چک نمی‌توان روی مبلغ آن حساب کرد، در سرفصل حساب‌هایی که تنظیم کرده‌ایم، تمام چک‌های دریافت‌شده که در گاوصندوق نگهداری میشود را تا زمان وصول، در حساب «اسناد دریافتنی نزد صندوق» شناسایی شوند.
*** حتماً اسناد دریافتنی چه به‌صورت چک روز و چه چک مدّت‌دار، را در حسابداری خود ثبت کنید!
*** به هیچ‌وجه چک دریافت‌شده را در حساب بانک ثبت نکنید! حتّی اگر چک روز باشد. زیرا ممکن است در همان روز پاس نشود و حساب بانکی به مغایرت بخورد.
*** هر وقت چک دریافت‌شده نقد شد و مبلغ آن به حساب بانکی شرکت واریز شد، می‌توانید بانک را بدهکار کنید و اسناد دریافتنی را بستانکار.
(برای مطالعه بیشتر بر روی جزوه کدینگ حسابداری کلیک کنید)
طبقه‌بندی حساب‌ها و اسناد دریافتنی براساس زمان
این نوع طبقه‌بندی بر اساس زمان مورد انتظار جهت وصول مطالبات می‌باشد. مطالبات و اسنادی که زمان وصول آن طی چرخه عملیات عادی شرکت یا یک سال (هرکدام که بیشتر است) باشد در زمره “حساب ها و اسناد دریافتنی کوتاه مدت” قرار می‌گیرد. در غیر این‌صورت این نوع مطالبات در “حساب ها و اسناد دریافتنی بلند مدت“محسوب می‌شوند.
نکته: این نوع طبقه بندی در تصمیم‌گیری ها و برنامه‌ریزی‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت مدیران و سهام‌داران شرکت نقشی بسیار مهم ایفا می‌کند.
طبقه‌بندی حساب‌ها و اسناد دریافتنی براساس نوع واحد پولی
در صورتی‌که مطالبات براساس پول رایج کشور باشد در “حساب‌های دریافتنی ریالی” طبقه‌بندی میشود و درصورتی‌که مطالبات به صورت ارزی باشد در “حساب‌های دریافتنی ارزی” طبقه‌بندی میشود.
نکته: بر اساس استاندارها و قوانین حسابداری، حساب‌های دریافتنی ارزی باید به معادل ریالی تبدیل و در حساب‌ها با واحد پولی رایج کشور ثبت شود. در زمان های خاصی مانند تسویه یا پایان سال، سود و زیان تسعیر نرخ ارز با توجه به نرخ شناسایی شده و نرخ روز محاسبه و ثبت میشود (سود و زیان تسعیر نرخ ارز طی مقاله‌ای جداگانه به‌صورت کامل شرح داده میشود).
نقد کردن اسناد دریافتنی
یکی از روش‌های متداول برای اسناد دریافتنی، نقدکردن آن‌ها می‌باشد. در این حالت شما چک دریافتنی خود را به بانک عامل برده و بعد از پشت نویسی کامل آن، مبلغ را دریافت می‌دارید. در این روش شما فوراً می‌توانید، وضعیت چک دریافتنی خود را مشخص نمائید. درصورتی‌که چک دریافتنی شما وصول شد می‌توانید مبلغ آن را به حساب بانکی خود واریز نمائید و در صورتی‌که واخواست شد یا به اصطلاح عامیانه “برگشت”شد نسبت به تعیین تکلیف آن با مشتری خود اقدام نمائید.
تقسیم حساب‌ها و اسناد دریافتنی براساس احتمال وصول
درصورتی‌که احتمال معقول و منطقی نسبت به وصول مطالبات وجود داشته باشد این حساب‌ها در سرفصل “حساب ها و اسناد دریافتنی” ثبت می‌شوند. درصورتی که احتمال وصول مطالبات ضعیف باشد، این مطالبات در زمره “مطالبات مشکوک الوصول” طبقه بندی می‌شوند و درصورتی که عدم وصول مطالبات قطعی شده باشد این مطالبات از “مطالبات مشکوک الوصول” خارج و به “هزینه مطالبات سوخت شده” منتقل می‌گردند.
نکته: تصمیم‌گیری درخصوص مطالبات سوخت شده طی روال خاصی انجام میشود و انتقال مطالبات به هزینه مطالبات سوخت شده با اخد تاییدیه از مدیران و تصمیم‌گیرندگان واحد تجاری و گاهی با انجام پیگیری از مراجع قانونی انجام میشود.
هدف‌های حسابرسان از رسیدگی به دریافتی‌ها
1- کفایت سیستم کنترل داخلی دریافتنی‌ها
2- اعتبار دریافتنی‌های ثبت شده (وجود و مالکیت)
3- ثبت دفاتر بودن تمام دریافتنی‌ها (کامل بودن)
4- صحت محاسبات ریاضی مدارک و جداول دریافتنی و تطبیق آن‌ها با حساب‌های دفتر کل (صحت محاسبات ریاضی)
5- نزدیک بودن ارزشیابی دریافتنی‌ها با ارزش‌های قابل بازیافت آن‌ها
6- کفایت افشا چگونگی ارائه دریافتنی‌ها
حسابرسان همزمان با حسابرسی دریافتنی ها، شواهد مربوط به مبالغ ثبت شده بابت درآمد فروش و درآمد بهره مربوط به دریافتنی ها را نیز بدست می‌آورند.
کنترل داخلی اسناد دریافتی
1- عدم دسترسی مسئول نگهداری اسناد دریافتنی به وجوه نقد یا اسناد و مدارک عمومی حسابداری.
2- صدور مجوز کیفی برای قبول یا تمدید اسناد دریافتنی توسط مسئول نگهداری اسناد.
3- حذف اسناد دریافتنی واخواست شده با مجوز کتبی یک مقام مسئول و بکارگیری روش‌های مؤثری برای پیگیری این گونه اسناد واخواست شده.
همچنین تهیه گزارش‌های ماهانه که معاملات اسناد دریافتنی طی ماه و جزئیات اسناد موجود در پایان ماه را نشان دهد. در بیشتر شرکت‌ها سبب تقویت کنترل‌های داخلی اسناد دریافتنی میشود.
اسناد واخواست شده
تعریف اسناد واخواست شده
اسناد واخواست شده به اسنادی اطلاق میشود که مشتریان به موقع پرداخت نکرده‌اند و به‌صورت معوقه درآمده‌اند. این وضعیت می‌تواند به دلیل مشکلات مالی مشتری یا عدم توانایی او در پرداخت به موقع باشد. این اسناد ممکن است شامل چک‌های برگشتی، فاکتورهای معوقه، و هر نوع مطالبه دیگری باشد که موعد پرداخت آن گذشته و هنوز وصول نشده است.
روش‌های برخورد با اسناد واخواست شده
برای مدیریت اسناد واخواست شده، شرکت‌ها می‌توانند از روش‌های مختلفی استفاده کنند:
- پیگیری مداوم: ارسال یادآوری‌ها و تماس با مشتریان برای تسویه حساب.
- توافق بر سر پرداخت: مذاکره با مشتری برای تنظیم برنامه پرداختی مناسب.
- استفاده از خدمات وصول مطالبات: همکاری با شرکت‌های وصول مطالبات برای دریافت مبالغ معوقه.
ارزیابی اسناد دریافتی
همان‌طوری که در مورد حساب‌های دریافتنی هم گفته شد، ارزش صحیح اسناد دریافتنی و ابزارهای مالی مشابه، ارزش متعارف جاری (یا ارزش فعلی) آن‌ها را در زمان تحصیل است.
اسناد دریافتنی‌هم ممکن است مانند حساب‌های دریافتنی غیرقابل وصول تشخص داده شوند.
اگر واحد تجاری در عملیات خود از اسناد دریافتنی استفاده کند و در پایان سال دارای مبالغ با اهمیتی از اسناد در جریان باشد، باید طبق روندی که در مورد حساب های دریافتنی گفته شد، مبلغ اسناد دریافتنی مشکوک‌الوصول را برآورد نماید.
اسناد دریافتنی تقریباً همگی دارای بهره هستند و تنها در موارد معدودی اسنادی هستند که در متن آن‌ها عبارت بدون بهره ذکر میشود.
موضوع ارزش زمانی پول همیشه مطرح است و ارزش فعلی مبلغ اسناد به‌طور یقین از ارزش آن‌ها در زمان سررسید بیشتر نیست.
ارزش فعلی اسنادی که اصطلاحاً بدون بهره نامیده می‌شوند با توجه به نرخ بهره کمتر از ارزش آن‌ها در زمان سررسید است در مقابل اگر اسناد دریافتنی بهره‌دار باشند، ارزش اسمی آن‌ها با ارزش فعلیشان در زمان صدور برابر است.
سخن آخر
در این مقاله، به بررسی انواع اسناد دریافتنی، ماهیت آن‌ها، اسناد واخواست شده و دریافتنی‌های بلند مدت پرداختیم. همچنین نکات مهمی در مدیریت این اسناد مطرح شد که می‌تواند به بهبود جریان نقدی و وضعیت مالی شرکت‌ها کمک کند. مدیریت مؤثر اسناد دریافتنی نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و استفاده از روش‌های بهینه برای پیگیری و وصول مطالبات است.
سوالات متداول
1. اسناد دریافتنی تجاری چه تفاوتی با اسناد دریافتنی غیرتجاری دارند؟
اسناد دریافتنی تجاری به مطالبات ناشی از فروش کالا یا خدمات مرتبط است، در حالی که اسناد دریافتنی غیرتجاری به مطالبات ناشی از فعالیت‌های غیرتجاری مانند وام‌های داخلی شرکت مربوط میشود.
2. چگونه می‌توان اسناد واخواست شده را مدیریت کرد؟
مدیریت اسناد واخواست شده از طریق پیگیری مداوم، توافق بر سر پرداخت و استفاده از خدمات وصول مطالبات امکان‌پذیر است.
3. دریافتنی‌های بلند مدت چیست و چگونه مدیریت می‌شوند؟
دریافتنی‌های بلند مدت به مطالباتی اطلاق میشود که انتظار می‌رود در بیش از یک سال به نقدینگی تبدیل شوند و باید به‌عنوان دارایی‌های غیرجاری ثبت و پیگیری شوند.
4. چرا پیگیری و وصول به موقع اسناد دریافتنی مهم است؟
پیگیری و وصول به موقع اسناد دریافتنی برای حفظ جریان نقدی و جلوگیری از مشکلات مالی شرکت ضروری است.
5. چه روش‌هایی برای بهینه‌سازی مدیریت اسناد دریافتنی وجود دارد؟
روش‌هایی مانند پیگیری منظم، ارزیابی اعتبار مشتریان و تعیین شرایط پرداخت مناسب می‌تواند به بهینه‌سازی مدیریت اسناد دریافتنی کمک کند.
امیدواریم با مطالعه این مقاله پاسخ خود را به سوالات دریافت کرده باشید. در کنار مطالعه این مطلب، کارشناسان آپاداس در انتخاب دوره آموزش حسابداری مناسب شما را همراهی خواهند کرد. شما می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی ثبت شده در قسمت تماس با ما ارتباط برقرار کنید و یا با درخواست مشاوره رایگان با شما در تماس خواهیم بود.
گردآورنده: نیلوفر شرقی 1400/12/17
دانشجوی مقطع کارشناسی، حسابداری
هانیه هاشم‌زاده، متولد 1367با حسابداری درمحیط کار به‌صورت تجربی آشنا شد. وی دانش‌آموخته رشته مدیریت دولتی در مقطع کارشناسی و رشته مدیریت فن‌آوری اطلاعات در مقطع کارشناسی ارشد است. علی‌رغم تطابق رشته دانشگاهی با حسابداری، او درمدت زمان کوتاهی توانست در رشته حسابداری به پیشرفت قابل توجهی دست یابد، به‌طوری‌که در هشتمین سال فعالیت، در سمت مدیرمالی فعالیت خود را آغاز نمود.
هاشم‌زاده، موفقیت خود را همواره مدیون اساتید و اعتماد مدیران عالی در محیط کار و بیش از همه آقای وحید قربانی می‌داند، و این سرآغاز شروع مسیر آپاداس با ایشان می‌باشد.
نا گفته نماند، خانم هاشم‌زاده علاوه بر مدیریت و کسب آموخته، مشاور و مجری مالی کسب و کارهای متعددی بوده است. باتوجه به این که فعالیت اصلی و اولیه
آپاداس براساس خدمات حسابداری بود، اما علاقه به یادگیری و آموزش، و توجه به دغدغه دانشجویان و کارجویان در زمینه نرم افزار و حسابداری، موجب گردید تا نقش اساسی در کاربرد آموخته‌های حسابداری به‌صورت عملی داشته باشد.
از فعالیت های فعلی خانم هانیه هاشم زاده، علاوه بر ارائه خدمات و آموزش حسابداری، مدیریت تیم محتوای تخصصی سایت، پیج اینستاگرامی، تنظیم دوره ها و تهیه جزوات می‌باشد. قطعا رشد و ترقی مدیران و تیم این مجموعه، موفقیت آپاداس و شرکای تجاری آن را رقم خواهد زد.
وبسایت آموزشگاه حسابداری آپاداس علاوه بر ارائه مقالات حسابداری، دوره های آموزش حسابداری و فایل اکسل حسابداری نیز ارائه می‌کند. اگر در تبریز هستید و به دنبال آموزشگاه حسابداری معتبر می‌گردید، شرایط شرکت در دوره و سایر اطلاعات مربوطه را در صفحه آموزش حسابداری در تبریز آپاداس می‌توانید مشاهده فرمایید. همچنین دوره آموزش آنلاین حسابداری آپاداس به شما این امکان را می‌دهند که مهارت‌های لازم برای مدیریت مالی شرکت خود را کسب کنید و با استفاده از فایل‌های اکسل آماده، کارایی و دقت بیشتری در کار خود داشته باشید.