حساب ها و اسناد دریافتنی

جهت مطالعه بیشتر درخصوص کدینگ حسابداری، حساب‌ها و اسناد دریافتنی بر روی مقاله کدینگ حسابداری کلیک کنید.

اسناد دریافتنی تجاری نزد صندوق

آن دسته از مطالبات شرکت که طیّ چک تسویه شده اند و فعلاً قابلیّت تبدیل شدن به پول نقد را ندارند در حساب اسناد تجاری نگهداری و ثبت می کنند.
چک های دریافت شده از مشتریان، که تا زمان سررسید آن در گاوصندوق شرکت نگهداری می شوند، را در حساب «اسناد دریافتنی نزد صندوق» شناسایی می کنند.
*** برخی شرکت ها چک های روز دریافت شده از مشتریان را در حساب «وجوه در راه» که زیرشاخه ی حساب «موجودی نقد و بانک» است، ثبت می کنند و فقط چک های مدّت دار را در حساب «اسناد دریافتنی نزد صندوق» می آورند. با وجود این که این روش دقیق تر است، امّا به دلیل این که تا زمان پاس شدن چک نمی توان روی مبلغ آن حساب کرد، در سرفصل حساب هایی که تنظیم کرده ایم، تمام چک های دریافت شده که در گاوصندوق نگهداری می شود را تا زمان وصول، در حساب «اسناد دریافتنی نزد صندوق» شناسایی شوند.
*** حتماً اسناد دریافتنی چه به صورت چک روز و چه چک مدّت دار، را در حسابداری خود ثبت کنید!
*** به هیچ وجه چک دریافت شده را در حساب بانک ثبت نکنید! حتّی اگر چک روز باشد. زیرا ممکن است در همان روز پاس نشود و حساب بانکی به مغایرت بخورد.
*** هر وقت چک دریافت شده نقد شد و مبلغ آن به حساب بانکی شرکت واریز شد، می توانید بانک را بدهکار کنید و اسناد دریافتنی را بستانکار.

(برای مطالعه بیشتر بر روی جزوه کدینگ حسابداری کلیک کنید)

کنترل داخلی اسناد دریافتی

1- عدم دسترسی مسئول نگهداری اسناد دریافتنی به وجوه نقد یا اسناد و مدارک عمومی حسابداری.

2- صدور مجوز کیفی برای قبول یا تمدید اسناد دریافتنی توسط مسئول نگهداری اسناد.

3-  حذف اسناد دریافتنی واخواست شده با مجوز کتبی یک مقام مسئول و بکارگیری روش های مؤثری برای پیگیری این گونه اسناد واخواست شده.

همچنین تهیه گزارش ­های ماهانه که معاملات اسناد دریافتنی طی ماه و جزئیات اسناد موجود در پایان ماه را نشان دهد. در بیشتر شرکت­ ها سبب تقویت کنترل­ های داخلی اسناد دریافتنی می­شود.

اسناد در جریان وصول چیست؟

اسناد در جریان وصول به مطالباتی گفته می شود که از مشتریان یا بستانکاران به شرکت تعلق دارد، اما هنوز پرداخت نشده است. انتظار می رود که این مبالغ در آینده نزدیک به حساب شرکت واریز شوند. این اسناد می توانند چک، سفته یا دیگر اسناد مالی باشند که برای وصول آن ها پیگیری قانونی انجام می شود.
حسابداری این اسناد یکی از جنبه های مهم حسابداری است که در مدیریت مالی شرکت تاثیر زیادی دارد. شناسایی صحیح این اسناد و ثبت آن ها در دفاتر مالی به شرکت کمک می کند تا برنامه ریزی مالی دقیقی داشته باشد.

اسناد واخواست شده

تعریف اسناد واخواست شده

اسناد واخواست شده به اسنادی اطلاق می شود که مشتریان به موقع پرداخت نکرده اند و به صورت معوقه درآمده اند. این وضعیت می تواند به دلیل مشکلات مالی مشتری یا عدم توانایی او در پرداخت به موقع باشد. این اسناد ممکن است شامل چک های برگشتی، فاکتورهای معوقه، و هر نوع مطالبه دیگری باشد که موعد پرداخت آن گذشته و هنوز وصول نشده است.

روش های برخورد با اسناد واخواست شده

 برای مدیریت اسناد واخواست شده، شرکت ها می توانند از روش های مختلفی استفاده کنند:

1. پیگیری مداوم: ارسال یادآوری ها و تماس با مشتریان برای تسویه حساب.
2. توافق بر سر پرداخت: مذاکره با مشتری برای تنظیم برنامه پرداختی مناسب.
3. استفاده از خدمات وصول مطالبات: همکاری با شرکت های وصول مطالبات برای دریافت مبالغ معوقه.

حسابداری مطالبات مشکوک الوصول

مطالبات مشکوک الوصول به بدهی هایی اطلاق می شود که احتمال وصول آن ها به دلیل مشکلات مالی یا دیگر دلایل کاهش یافته است. ثبت این بدهی ها نیازمند شناسایی دقیق و ارزیابی صحیح این مطالبات است.
برای شناسایی این مطالبات، حسابداران از معیارهای مختلفی مانند سابقه پرداخت مشتری، میزان بدهی و رابطه با آن ها استفاده می کنند. شرکت ها باید مبلغ این مطالبات را به دقت برآورد کرده و در صورت لزوم برای آن ها ذخیره ای ایجاد کنند.

نقد کردن اسناد دریافتنی

یکی از روش‌های متداول برای اسناد دریافتنی، نقدکردن آن‌ها می‌باشد. در این حالت شما چک دریافتنی خود را به بانک عامل برده و بعد از پشت نویسی کامل آن، مبلغ را دریافت می‌دارید. در این روش شما فوراً می‌توانید، وضعیت چک دریافتنی خود را مشخص نمائید. درصورتی‌که چک دریافتنی شما وصول شد می‌توانید مبلغ آن را به حساب بانکی خود واریز نمائید و در صورتی‌که واخواست شد یا به اصطلاح عامیانه “برگشت”شد نسبت به تعیین تکلیف آن با مشتری خود اقدام نمائید.

نقش اسناد دریافتنی در گردش وجوه نقد

اسناد دریافتنی نقش مهمی در مدیریت جریان نقدی شرکت دارند. اگرچه این اسناد به عنوان درآمد شناسایی می شوند، اما تا زمانی که مبلغ آن ها به حساب شرکت واریز نشود، نمی توانند در گردش مالی شرکت قرار گیرند.
نقش اسناد دریافتنی در شرکت هایی که به فروش اعتباری وابسته هستند بسیار حائز اهمیت است. این اسناد نمایانگر منابع مالی آینده ای هستند که می توانند برای تأمین نیازهای مالی شرکت استفاده شوند. مدیریت درست این اسناد به شرکت ها کمک می کند تا جریان نقدی خود را بهینه سازی کرده و از مشکلات مالی جلوگیری کنند.

خالص ارزش بازیافتنی حساب های دریافتنی

مبلغ خالص بازیافتنی مطالبات به مبلغی گفته می شود که پس از اعمال تخفیف ها، هزینه ها یا زیان های احتمالی در فرایند وصول، بازیافت می شود. این مبلغ در ترازنامه به عنوان بخشی از دارایی های جاری شرکت ثبت می شود و نشان دهنده مقدار واقعی پولی است که شرکت می تواند از مطالبات خود دریافت کند.
برای حسابداران مهم است که این مقدار به درستی محاسبه شود، زیرا دقت در این محاسبه به تصمیم گیری های مالی صحیح کمک می کند. در غیر این صورت، برآورد نادرست می تواند موجب اشتباه در صورت های مالی شود.

ارزش گذاری و محاسبه اسناد دریافتنی

ارزش گذاری اسناد دریافتنی در حسابداری بسیار مهم است. این ارزیابی باید بر اساس شرایط مالی مشتری و وضعیت بازار انجام شود. برخی اسناد ممکن است قابل بازپرداخت نباشند یا با تخفیف های زیادی پرداخت شوند.
برای محاسبه دقیق مطالبات، شرکت ها معمولاً از روش هایی مانند بررسی تاریخچه پرداخت مشتریان و تحلیل رفتار مالی آن ها استفاده می کنند. در این فرایند، دقت در محاسبات و مستندات اهمیت زیادی دارد.

ارزیابی اسناد دریافتی

همان طوری که در مورد حساب های دریافتنی هم گفته شد، ارزش صحیح اسناد دریافتنی و ابزارهای مالی مشابه، ارزش متعارف جاری (یا ارزش فعلی) آن ها را در زمان تحصیل است.

اسناد دریافتنی هم ممکن است مانند حساب های دریافتنی غیرقابل وصول تشخص داده شوند.

اگر واحد تجاری در عملیات خود از اسناد دریافتنی استفاده کند و در پایان سال دارای مبالغ با اهمیتی از اسناد در جریان باشد، باید طبق روندی که در مورد حساب های دریافتنی گفته شد، مبلغ اسناد دریافتنی مشکوک الوصول را برآورد نماید.

اسناد دریافتنی تقریباً همگی دارای بهره هستند و تنها در موارد معدودی اسنادی هستند که در متن آن ها عبارت بدون بهره ذکر می شود.

موضوع ارزش زمانی پول همیشه مطرح است و ارزش فعلی مبلغ اسناد به طور یقین از ارزش آن ها در زمان سررسید بیشتر نیست.

ارزش فعلی اسنادی که اصطلاحاً بدون بهره نامیده می شوند با توجه به نرخ بهره کمتر از ارزش آن ها در زمان سررسید است در مقابل اگر اسناد دریافتنی بهره دار باشند، ارزش اسمی آن ها با ارزش فعلیشان در زمان صدور برابر است.

نحوه محاسبه سود و زیان ناشی از اسناد دریافتنی

حسابداری سود و زیان اسناد دریافتنی تفاوت بین مبالغ دریافتی از مشتریان و هزینه های مربوط به وصول این مطالبات را محاسبه می کند. این فرایند شامل شناسایی هزینه های بدهی، تخفیف های اعطا شده و سایر هزینه های پنهانی است که ممکن است بر درآمد شرکت تاثیر بگذارد.
حساب دقیق سود و زیان کمک می کند تا شرکت ها بتوانند عملکرد مالی خود را به طور دقیق ارزیابی کرده و تصمیمات بهتری در خصوص مدیریت اعتبار مشتریان بگیرند.

اهداف حسابرسان از رسیدگی به دریافتی ها

1- کفایت سیستم کنترل داخلی دریافتنی ها

2- اعتبار دریافتنی های ثبت شده (وجود و مالکیت)

3- ثبت دفاتر بودن تمام دریافتنی ها (کامل بودن)

4- صحت محاسبات ریاضی مدارک و جداول دریافتنی و تطبیق آن ها با حساب های دفتر کل (صحت محاسبات ریاضی)

5- نزدیک بودن ارزشیابی دریافتنی­ ها با ارزش­ های قابل بازیافت آن ها

6- کفایت افشا چگونگی ارائه دریافتنی ها

حسابرسان همزمان با حسابرسی دریافتنی ها، شواهد مربوط به مبالغ ثبت شده بابت درآمد فروش و درآمد بهره مربوط به دریافتنی ها را نیز بدست می ­آورند. پیشنهاد می شود مقاله تفاوت حسابرس و حسابداری را نیز مطالعه فرمایید.

دسته‌بندی اصلی انواع سند حسابداری

انواع سند حسابداری کدامند؟ اسناد حسابداری را می‌توان بر اساس معیارهای مختلفی دسته‌بندی کرد که هر یک کاربرد و ویژگی‌های خاص خود را دارند.

انواع سند حسابداری بر اساس پیچیدگی:

• سند حسابداری ساده: این نوع سند تنها شامل دو حساب است؛ یک حساب بدهکار و یک حساب بستانکار. به عنوان مثال، خرید نقدی کالا که در آن حساب “موجودی کالا” بدهکار و حساب “صندوق” بستانکار می‌شود.
• سند حسابداری مرکب: سندی است که بیش از دو حساب را درگیر می‌کند؛ یعنی شامل چند حساب بدهکار و یک حساب بستانکار، یا یک حساب بدهکار و چند حساب بستانکار، یا حتی چند حساب بدهکار و چند حساب بستانکار باشد. مثال: پرداخت حقوق که شامل بدهکار شدن حساب “هزینه حقوق”، “بیمه پرداختنی”، “مالیات پرداختنی” و بستانکار شدن حساب “بانک” است.

انواع سند حسابداری بر اساس زمان و ماندگاری:

• سند حسابداری موقت: این اسناد به صورت پیش‌نویس یا موقت ثبت می‌شوند و تا زمانی که تمام اطلاعات مربوط به آن‌ها کامل و تأیید نشده باشد، قابلیت ویرایش و تغییر دارند.
• سند حسابداری دائم: سندی است که پس از تأیید نهایی و اطمینان از صحت اطلاعات، به صورت قطعی ثبت شده و دیگر قابل ویرایش مستقیم نیست. هرگونه تغییر در آن نیازمند ثبت سند اصلاحی جدید است.
• تفاوت سند حسابداری موقت و دائم: تفاوت اصلی در قابلیت ویرایش و قطعیت اطلاعات است. سند موقت انعطاف‌پذیر است، در حالی که سند دائم نهایی و غیرقابل تغییر مستقیم است و مبنای گزارش‌دهی‌های مالی قرار می‌گیرد.

انواع سند حسابداری بر اساس روش ثبت:

• سند حسابداری دستی: سندی است که به صورت فیزیکی و با دست روی فرم‌های چاپی مخصوص نوشته می‌شود. این روش بیشتر در کسب‌وکارهای کوچک یا برای آموزش استفاده می‌شود.
• سند حسابداری کامپیوتری (سیستمی): با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری ثبت می‌شود. این روش سرعت، دقت و کارایی بسیار بالاتری دارد و امکان گزارش‌گیری‌های متنوع را فراهم می‌کند.

انواع سند حسابداری بر اساس نوع رویداد یا هدف:

• سند افتتاحیه: اولین سند حسابداری است که در ابتدای دوره مالی یا هنگام تأسیس یک شرکت ثبت می‌شود. این سند شامل انتقال مانده حساب‌های دائمی از دوره مالی قبل به دوره جدید است.
• سند اختتامیه: آخرین سند حسابداری است که در پایان دوره مالی ثبت می‌شود. این سند برای بستن حساب‌های موقت (درآمدها و هزینه‌ها) و انتقال مانده حساب‌های دائمی به دوره مالی بعدی استفاده می‌شود.
• سند اصلاحی: برای اصلاح اشتباهات یا تعدیل حساب‌ها در پایان دوره مالی، قبل از تهیه صورت‌های مالی، ثبت می‌شود. این اسناد اطمینان می‌دهند که درآمدها و هزینه‌ها در دوره صحیح شناسایی شده‌اند.
• سند تسویه و تعدیل: این اسناد برای تسویه حساب‌های خاص یا تعدیلات مربوط به پیش‌پرداخت‌ها، پیش‌دریافت‌ها، استهلاک و سایر اقلام مشابه در پایان دوره مالی استفاده می‌شوند.
• سند سود و زیان (بستن حساب‌های موقت): سندی است که برای بستن حساب‌های موقت (مانند درآمدها و هزینه‌ها) و انتقال خالص آن‌ها به حساب سود و زیان انباشته در پایان دوره مالی ثبت می‌شود.
• سند هزینه (مثال: سند حقوق و دستمزد): این اسناد به طور خاص برای ثبت انواع هزینه‌های عملیاتی شرکت، مانند هزینه حقوق، اجاره، آب و برق و غیره، به کار می‌روند.

مفاهیم کلیدی مرتبط با اسناد حسابداری

برای درک کامل اسناد حسابداری، آشنایی با مفاهیم اساسی دیگر نیز ضروری است:

اسناد مثبته چیست؟ پشتوانه قانونی رویدادهای مالی

اسناد مثبته چیست؟ اسناد مثبته، مدارک و شواهدی هستند که وقوع یک رویداد مالی را اثبات می‌کنند. این اسناد، پشتوانه قانونی و قابل اتکای هر سند حسابداری به شمار می‌روند و بدون آن‌ها، سند حسابداری فاقد اعتبار است. نمونه‌هایی از اسناد مثبته عبارتند از: فاکتور خرید و فروش، رسید بانکی، قراردادها، برگه‌های انبار، فیش حقوقی، صورت‌حساب بانکی و… . نگهداری صحیح اسناد مثبته برای حسابرسی‌ها و مراجع قانونی بسیار حیاتی است.

آرتیکل در حسابداری: جزء جدایی‌ناپذیر یک سند

“آرتیکل” در حسابداری به هر سطر یا ردیف از یک سند حسابداری گفته می‌شود که یک حساب خاص (بدهکار یا بستانکار) و مبلغ مربوط به آن را نشان می‌دهد. به عبارت دیگر، هر سند حسابداری از یک یا چند آرتیکل تشکیل شده است. در یک سند ساده، دو آرتیکل (یکی بدهکار و یکی بستانکار) وجود دارد، در حالی که در یک سند مرکب، تعداد آرتیکل‌ها بیشتر است. آرتیکل‌ها به تفکیک و شفافیت ثبت رویدادهای مالی کمک می‌کنند.

مراحل ثبت سند حسابداری: از رویداد تا بایگانی

چگونه سند حسابداری ثبت کنیم؟ ثبت سند حسابداری یک فرآیند منظم و گام به گام است که دقت در هر مرحله آن ضروری است:

1. شناسایی رویداد مالی و گردآوری اسناد مثبته: ابتدا باید رویداد مالی (مثلاً خرید کالا) را شناسایی کرده و تمامی مدارک مربوطه (فاکتور خرید، رسید پرداخت) را جمع‌آوری کرد.
2. تجزیه و تحلیل رویداد و تعیین حساب‌های درگیر: رویداد مالی تحلیل می‌شود تا حساب‌های مرتبط (مثلاً موجودی کالا و صندوق) و ماهیت آن‌ها (بدهکار یا بستانکار) مشخص شود.
3. ثبت در سند حسابداری و تعیین بدهکار و بستانکار: اطلاعات رویداد (تاریخ، شرح، حساب‌ها و مبالغ) در فرم سند حسابداری وارد شده و بدهکار و بستانکار بودن هر حساب مشخص می‌شود.
4. تایید و تصویب سند: سند توسط مسئول مربوطه (معمولاً مدیر مالی) بررسی و تأیید می‌شود.
5. ثبت در دفاتر (روزنامه و کل): پس از تأیید، اطلاعات سند به ترتیب در دفتر روزنامه و سپس به صورت خلاصه در دفتر کل منتقل می‌شود.
6. بایگانی و نگهداری اسناد: سند حسابداری به همراه اسناد مثبته مربوطه به صورت فیزیکی یا دیجیتالی بایگانی می‌شود تا در صورت نیاز، قابل دسترسی باشد.

سخن آخر

در این مقاله، به بررسی انواع اسناد دریافتنی، ماهیت آن‌ها، اسناد واخواست شده و دریافتنی‌های بلند مدت پرداختیم. همچنین نکات مهمی در مدیریت این اسناد مطرح شد که می‌تواند به بهبود جریان نقدی و وضعیت مالی شرکت‌ها کمک کند. مدیریت مؤثر اسناد دریافتنی نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و استفاده از روش‌های بهینه برای پیگیری و وصول مطالبات است.

سوالات متداول

1. اسناد دریافتنی تجاری چه تفاوتی با اسناد دریافتنی غیرتجاری دارند؟

اسناد دریافتنی تجاری به مطالبات ناشی از فروش کالا یا خدمات مرتبط است، در حالی که اسناد دریافتنی غیرتجاری به مطالبات ناشی از فعالیت های غیرتجاری مانند وام های داخلی شرکت مربوط می شود.

2. چگونه می توان اسناد واخواست شده را مدیریت کرد؟

مدیریت اسناد واخواست شده از طریق پیگیری مداوم، توافق بر سر پرداخت و استفاده از خدمات وصول مطالبات امکان پذیر است.

3. دریافتنی های بلند مدت چیست و چگونه مدیریت می شوند؟

دریافتنی های بلند مدت به مطالباتی اطلاق می شود که انتظار می رود در بیش از یک سال به نقدینگی تبدیل شوند و باید به عنوان دارایی های غیرجاری ثبت و پیگیری شوند.

4. چرا پیگیری و وصول به موقع اسناد دریافتنی مهم است؟

پیگیری و وصول به موقع اسناد دریافتنی برای حفظ جریان نقدی و جلوگیری از مشکلات مالی شرکت ضروری است.

5. چه روش هایی برای بهینه سازی مدیریت اسناد دریافتنی وجود دارد؟

روش هایی مانند پیگیری منظم، ارزیابی اعتبار مشتریان و تعیین شرایط پرداخت مناسب می تواند به بهینه سازی مدیریت اسناد دریافتنی کمک کند.

امیدواریم با مطالعه این مقاله پاسخ خود را به سوالات دریافت کرده باشید. در کنار مطالعه این مطلب، کارشناسان آپاداس در انتخاب دوره آموزش حسابداری مناسب شما را همراهی خواهند کرد. شما می‌توانید از طریق راه‌های ارتباطی ثبت شده در قسمت تماس با ما ارتباط برقرار کنید و یا با درخواست مشاوره رایگان با شما در تماس خواهیم بود.

گردآورنده: نیلوفر شرقی 1400/12/17
دانشجوی مقطع کارشناسی، حسابداری